Muitos gestores na área de vendas e marketing ainda enfrentam dificuldades quando o assunto são equipes externas. Não há espaço para erros no mundo dos negócios de hoje, mas controlar e gerir vendedores que estão, quase 100% do tempo, em locais distantes e completamente diferentes é um grande desafio.
A tecnologia apresentou, com o passar do tempo, soluções que podem facilitar a vida de gestores e, ao mesmo tempo, oferecer mais instrução, apoio e informações em vendas externas, com representantes em campo e atuando sozinhos, praticamente sem qualquer backup.
Contudo, sem sistemas de compartilhamento de arquivos e documentos, um CRM e um banco de dados na nuvem, todo o aparato de smartphones com conexões 3G e 4G, tablets e laptops hoje usados por vendedores externos nada mais é do que um pequeno luxo para chamar a atenção de clientes. É como se uma rodovia estivesse aberta, mas o trevo que a liga à cidade grande nunca fosse inaugurado.
COMO POSSO GERENCIAR VENDAS EXTERNAS NA NUVEM?
Planejando vendas externas
Qualquer profissional que lidere equipes de vendas com representantes externos e alocados em outras regiões e mercados enfrenta um grande desafio: planejar vendas, criar um pipeline controlável e verificar o andamento e desenvolvimento de novos clientes.
Em grande parte, gerentes e diretores de vendas no passado dependiam de relatórios passados por seus vendedores – o problema é que muitos desses dados apareciam apenas em base semanal ou até mensal, além da probabilidade de errar em alguns números ser grande.
Os sistemas de customer relationship management, ou softwares de CRM, criaram possibilidades de controle maiores, com plataformas que acompanhavam todo o processo de desenvolvimento de clientes em suas várias etapas. Contudo, antes da internet móvel, os problemas com vendedores externos continuavam basicamente os mesmos.
Atualmente muitos dos sistemas de customer relationship management, como Microsoft CRM, Oracle e Salesforce operam totalmente na nuvem. Isso significa que além das tradicionais vantagens do CRM em acompanhar e monitorar todo o processo de vendas, serviços e marketing, os dados ainda podem ser ingressados e acessados em tempo real.
Lembra-se daquele vendedor do interior que mandava os relatórios uma vez por mês? Com um CRM na nuvem, você tem acesso a o desempenho e aos relatórios de todos os vendedores em tempo real e na hora em que ele estiver fechando o próximo negócio.
Cobrança e apoio
Cobrar equipes de vendas externas é algo necessário para um gestor da área, porém a distância na qual esses profissionais atuam torna necessário um grande apoio e suporte em cada cliente, contato ou venda. Os sistemas na nuvem possibilitam um suporte também em tempo real: contratos, documentos, manuais, folhetos e panfletos, informações técnicas… seus representantes não mais terão de esperar remessas pelo correio de material de vendas, contratos e propostas que são enviadas por e-mail horas depois de um fechamento ou ficar na mão com dados técnicos e informações de produtos que nunca são passadas.
A tecnologia criou um canal simples e fácil de duas vias – escritórios centrais e chefes podem acompanhar mais de perto do trabalho de vendedores externos, assim como cobrar metas mesmo à distância, e ao mesmo tempo, o setor de vendas externas não mais permanece à sua própria sorte, sem material, apoio ou suporte para gerar novos negócios.
O essencial e o bom senso
Possuir um bom sistema de CRM e um banco de dados compartilhado com modelos, documentos e bases de informação para vendas, externas ou não, é hoje uma necessidade. Resultados dependem de um pipeline de vendas bem estruturado e sempre monitorado, e com vendas externas esse controle deve ser ainda mais rigoroso. Contudo, gestores na área de vendas também podem melhorar resultados em vendas externas e aprimorar suas equipes de representantes com algumas medidas e ações simples:
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Gestores devem se posicionar como conselheiros mais do que “chefes”. Representantes de vendas externas geralmente são extremamente independentes e buscam esse tipo de função em razão da autonomia. Criar um fluxo de comunicação no qual você se coloca mais como “provedor” de informações e dicas do que fonte de cobrança irá criar um ambiente mais produtivo.
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Permitir aos representantes tentar novas fórmulas e criar rotinas diferentes, desde que cumprindo as metas de produtividade e acompanhando o pipeline definido.
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Providencie agilidade na emissão de documentos necessários para cadastro de clientes, envio de propostas ou fechamento de contratos. Quanto mais rapidamente tais materiais estiverem à disposição, mais satisfeitos estarão seus clientes e representantes e mais rapidamente sua empresa irá criar resultados.
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Utilize a tecnologia como facilitar e não mais uma instância burocrática. Evite usar sistemas de comunicação ou plataformas na nuvem para “checar” vendedores a todo momento ou vigiar cada etapa de seu trabalho. Cobre prazos e resultados, premie os melhores e penalize aqueles que estiverem aquém de resultados ou não cumpram com o combinado.
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Use a riqueza de dados e métricas que o CRM ´pode prover, criando KPIs e indicadores que reflitam de modo realista o desempenho da equipe e de cada representante.
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Use também tecnologias online para prover treinamentos, cursos e material instrucional para o pessoal de vendas, especialmente na área de vendas externas, onde o deslocamento de profissionais para cursos e treinamentos presenciais pode significar vários dias de venda sacrificados.
A internet reduziu significativamente as discrepâncias entre a gestão de vendas com equipes locais ou com vendedores externos, contudo a distância ainda coloca alguns desafios para empresas e gestores da área. Entretanto, uma gestão competente e focada em metas e resultados é capaz de suplantar esses desafios, criando equipes e representantes eficientes e produtivos em qualquer lugar.
O uso do CRM é uma peça-chave na construção de uma boa gestão de vendas. Desenhando processos por meio do uso do software, um gestor na área comercial é capaz de estabelecer metas e padrões de desempenho para sua equipe, controlando e criando novos indicadores e, com o tempo, montando todo um rol de melhores práticas. Uma venda bem feita sempre possui um “caminho” a ser percorrido e, sem um bom CRM, rastrear e, principalmente, repetir esse caminho é uma tarefa aleatória e sem qualquer ciência.
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