A grande maioria de nós já utiliza ferramentas de compartilhamento e edição de documentos na nuvem como o Google Docs, Google planilhas, Word online, do Office 365 da Microsoft, além de ferramentas de armazenamento e compartilhamento na nuvem como OneDrive, Dropbox, Google Drive, Box.net e outras. Contudo, ainda resistimos em imprimir o mesmo ritmo e hábito em nossas empresas. Por quê?
Em termos de custos, o argumento é falho – a grande maioria dessas ferramentas pede investimentos inferiores a soluções proprietárias, geralmente cobradas em termos de licenças, e por máquina.
Sistemas de gestão de documentos online são, em alguns casos, muito baratos e até mesmo gratuitos para pessoas físicas, por exemplo. Isso significa que seus funcionários podem compartilhar pastas, documentos e informações com a empresa a partir de suas próprias contas pessoais. Em outros casos, há o bom e velho ganho no volume: soluções de gestão de documentos na nuvem são mais vantajosas quando são aplicadas a empresas inteiras, em várias frentes e utilizando várias funcionalidades. A comunicação interna nas empresas de hoje não envolve apenas mensagens dentro de uma rede, como era na época do ICQ ou do MSN, ela envolve o compartilhamento de projetos e de trabalho – em forma de arquivos e documentos.
Em termos de futuro, documentos somente se tornam maiores, mais complexos e transitam em número cada vez maior. A nuvem será o padrão, não restam dúvidas disso, a questão é apenas quando. Para os que já se aventuram nesse mundo, as mudanças e choques serão pequenos e graduais… mas alguns ainda estão adiando.
Mas já que o custo não é uma barreira e, em termos de funcionamento, praticamente todos já estão habituados a essas ferramentas, parece que só sobram vantagens para adotar sistemas do gênero… mas você sabe o que realmente tem a ganhar?
7 Razões para sua empresa compartilhar e gerir arquivos na nuvem
1. Produtividade e eficiência
Dispositivos externos, móveis e suprimentos, entre DVDs, pen drives e similares, sempre podem ser perdidos, corrompidos, danificados, roubados ou simplesmente não funcionar (informática é assim mesmo, costumam dizer os “técnicos” por aí).
A gestão e o compartilhamento de documentos na nuvem elimina esse tipo de inconveniente, além de acelerar a distribuição de informações e arquivos: ao invés de esperar a “chegada” de um dispositivo, equipes inteiras podem começar a trabalhar no segundo seguinte.
2. Conforto e facilidade
Como muitos de seus funcionários já utilizam essas plataformas com amigos e familiares, e também em suas vidas pessoais, qualquer possibilidade de “estranhar” um novo sistema do gênero é automaticamente afastada.
Até sob a óptica da ergonomia, o uso de sistemas que permitem acesso via dispositivos móveis e não precisem que o usuário “se acostume” a eles sempre são mais eficazes e confortáveis.
3. Mais segurança
Alguns pensam que armazenar documentos na nuvem é algo arriscado. Bem, servidores e data centers de empresas que proporcionam soluções como essas, entre elas Google, Microsoft, IBM e outras, são incomparavelmente mais potentes do que servidores locais, e seguem protocolos de segurança e sistemas de backup e redundância que simplesmente não temos como reproduzir em nossas companhias (a menos que mudássemos de ramo).
4. Acessibilidade
Tendências de trabalho remoto, regimes laborais mais flexíveis e trabalho por projetos irão demandar soluções que possa prover acesso aos usuários em qualquer circunstância e lugar. A noção de “computador pessoal” como sendo um laptop também está mudando. Perfis na nuvem permitem às pessoas acessarem seus “computadores” em qualquer local e diferentes dispositivos, e sem uma comunicação interna nas empresas que esteja baseada em documentos geridos com tecnologia, a tendência é que sua empresa fique para trás em relação à concorrência.
5. Sustentabilidade
Menos impressões, menos viagem, menor deslocamento, menor investimento em reparos e atualizações de software e hardware… já deu para imaginar o montante? Sua empresa terá a possibilidade de transformar as incômodas despesas variáveis relacionadas a TI em despesas fixas, planejáveis, escaláveis e baseadas em projeções e em estatísticas de uso.
Na comunicação interna, a maior agilidade e o menor tráfego de papelada fará com que impressões sejam reduzidas ao mínimo necessário (geralmente por exigência governamental) e até mesmo as despesas com energia podem ser dramaticamente reduzidas, bem como o consumo, sem servidores e sem computadores rodando pesados softwares proprietários.
Ser “verde” também envolve estar na nuvem e muitas empresas já perceberam essa relação – e começaram a investir e mudar.
6. Treinamento em minutos
Não é um exagero. Com grande parte das pessoas cientes do básico em termos de sistemas na nuvem, aqueles pesados treinamentos de dias ou semanas para habilitação em um único software (que muitas vezes sequer chegava a ser usado pelo funcionário) chegaram ao final – e foram tarde.
A cada treinamento de dias ou semanas, sua empresa perde dinheiro remunerando professores, técnicos e palestrantes; perde dinheiro adquirindo softwares e sistemas que ninguém sabe usar ou não são dedutíveis; perde dinheiro liberando funcionários por semanas para assistir a cursos, enquanto está pagando horas e mais horas trabalhadas.
7. Rapidez de implantação
Com curvas de aprendizado muito menores e um sistema que está totalmente online, não há despesa nem espera para “instalação” e implantação. Sua empresa pode começar a utilizar-se de sistemas na nuvem na comunicação interna sem esperar por técnicos, agendamentos ou similares.
Inclusive, vale um teste: em dias ou semanas, sua empresa pode avaliar sistemas do gênero sem qualquer prejuízos aos métodos existentes, e sem se comprometer do ponto de vista financeiro ou gerencial. Só depende de você…
