O Google Drive é um serviço de armazenamento na nuvem que possibilita guardar, organizar, editar e compartilhar arquivos de qualquer lugar, sem a necessidade de se conectar à rede de uma organização. Mas você sabe como usar o Google Drive para empresas e como explorar o potencial dessa ferramenta para tornar o dia a dia corporativo mais ágil?
Integrado a outras ferramentas do Google Workspace, o Google Drive oferece um armazenamento customizável e versátil. Quer entender como aprimorar sua gestão empresarial, conhecer os planos disponíveis para assinatura e acessar outras informações? Continue a leitura até o final.
O que é e como funciona o Google Drive?
O Google Drive surgiu como uma solução na nuvem para o armazenamento de dados. Conta com a segurança e estabilidade do Google e oferece aos usuários acesso remoto e imediato às informações, a qualquer momento e de qualquer lugar. Basta ter uma conexão com a internet.
Entre seus diferenciais, é possível citar:
- capacidade de armazenamento e acesso;
- sincronização;
- compartilhamento;
- integração com o Google Workspace;
- backup e proteção.
Entenda melhor cada um desses benefícios abaixo.
Capacidade de armazenamento e acesso
O espaço pode reunir arquivos de diversos formatos, o que inclui documentos, planilhas, apresentações, fotos e vídeos.
E o primeiro diferencial é que esse armazenamento dos dados possibilita ter as informações em mãos sempre que precisar. Basta estar com um dispositivo em mãos e efetuar seu login, por computador, smartphone ou tablet.
Sincronização
O Google Drive pode sincronizar seus arquivos em todos os dispositivos. Ou seja, se você editar um documento no celular, por exemplo, o sistema salvará automaticamente as alterações, que ficarão disponíveis para visualização em outros dispositivos.
Compartilhamento
Você pode compartilhar arquivos e pastas com outros usuários. Também é possível segmentar o nível de permissão. Ou seja: pessoas externas poderão somente visualizar, comentar ou editar o documento, de acordo com a sua necessidade.
Esse aspecto é especialmente útil para o desenvolvimento de projetos em equipe. Desta forma, todas as sugestões se concentram em um mesmo local, o que evita problemas comuns, como a existência de inúmeras versões do mesmo documento.
Integração com o Google Workspace
O Google Drive tem integração com outros recursos online do Google. O Google Docs, Google Sheets e Google Slides são apps para empresas que se destacam como alternativas gratuitas a outros softwares.
A maior vantagem dessa integração é a possibilidade de criar, editar e salvar textos, planilhas e apresentações diretamente no espaço de armazenamento de dados do Google Drive.
Backup e proteção
O Google Drive para empresas também representa segurança expressiva para as informações das organizações.
Os arquivos estarão a salvo em caso de ocorrências que envolvam os dispositivos ou mesmo os sistemas e softwares do seu negócio.
Cabe lembrar que o Google leva a segurança cibernética muito a sério e, ao optar pelo Google Drive, a instituição ganha esse diferencial de proteção.
Quais são as funcionalidades do Google Drive?
Existem diversas funcionalidades disponíveis dentro do Google Drive, que tornam a tecnologia ainda mais relevante para as organizações. Confira os principais recursos:
- armazenamento em nuvem;
- colaboração em tempo real;
- compartilhamento de arquivos;
- acesso a vários dispositivos;
- pesquisa avançada;
- integração com outros serviços Google;
- sincronização offline;
- controle de versões.
A flexibilidade e escalabilidade do Google Drive são fatores que atraem muitas empresas. Afinal, é possível adaptar o espaço de armazenamento à realidade do negócio.
Essa característica não só evita gastos desnecessários de infraestrutura, mas também permite expandir o armazenamento de dados a qualquer tempo, caso ocorra um aumento significativo no tráfego.
Para aumentar a capacidade, basta solicitar a mudança de plano e ampliar a contratação de espaço imediatamente.
Quais as vantagens do Google Drive?
Já citamos anteriormente as principais vantagens do Google Drive, como: acesso universal, armazenamento maleável, colaboração em tempo real, integração com outras ferramentas do Google, blindagem contra invasões e garantia de backup.
Todos esses recursos ganharam ainda mais relevância no período pós-pandemia, com a popularização do ambiente de trabalho remoto. Portanto, o serviço contribui para viabilizar que as equipes atuem juntas à distância.
Outro benefício diz respeito à redução de custos com infraestrutura de TI. Ao adotar o Google Drive para empresas, a organização não precisa investir em servidores robustos e alugar equipamentos de data center caríssimos. Todas as informações permanecem a salvo na nuvem.
Aliar o estímulo à cooperação entre os times ao uso simplificado de dados acarreta mais produtividade organizacional. As pessoas ficam livres para dedicar esforços e se concentrarem no que realmente interessa: o aprimoramento de produtos e serviços para fazer a empresa crescer e lucrar mais.
Quais são os planos do Google Drive?
Qualquer pessoa que tenha uma conta no Google já conta com acesso ao Google Drive e dispõe de 15 GB para uso gratuito, o que inclui o Gmail e o Google Fotos.
No entanto, se essa quantidade de armazenamento de dados não for suficiente e você precisar de mais, é possível fazer a contratação em poucos cliques. Acesse sua conta do Google, vá em Google One e, em seguida, selecione o botão “Fazer Upgrade” para comprar mais espaço.
Os planos do Google Drive têm preços que vão de R$7,99 a R$96,99, com espaços a partir de 100 GB a 2 TB.
Já os planos do Google Drive para empresas funcionam de uma forma um pouco diferente. Isso porque o serviço está incluso no Google Workspace, junto com outros aplicativos, como o Gmail, Google Meet, Agenda, Docs, Sheets e Forms, por exemplo.
Veja os quatro pacotes disponíveis para organizações e seus respectivos valores:
- Starter, por R$ 32,72/mês e 30GB de armazenamento;
- Standard, por R$ 81,80/mês e 2TB de armazenamento;
- Business Plus, mais sofisticado e com foco em empresas com grande volume de informações. Custa R$ 128,40/mês e dá até 5TB de espaço por usuário;
- Enterprise, cujas características a empresa pode customizar conforme suas necessidades e, portanto, seu valor pode mudar.
Primeiros passos no Google Drive
Existem duas formas de usar o Google Drive para empresas. A primeira é criar uma conta no Google e usar o recurso para compartilhar e enviar arquivos com seus colegas de trabalho.
No entanto, este formato é restrito e não explora as possibilidades do Google Workspace, como a criação de um e-mail personalizado da organização e mais espaço de armazenamento.
Mas antes de abordarmos o funcionamento amplo do serviço para as organizações, vamos começar pelo básico: os passos abaixo te ajudarão a configurar o seu próprio Google Drive e usar o recurso no dia a dia do trabalho.
- Crie uma conta Google: acesse o site, defina um login e senha e pronto! Você já está apto a utilizar todas as ferramentas do site.
- Depois, basta acessar a plataforma do Google Drive. Ao se conectar em sua conta do Google, o sistema te direciona para a página inicial Meu Drive.
- Faça o upload dos arquivos ou pastas do seu computador. Use o botão “Novo”, no lado esquerdo da tela, para inserir os novos documentos a partir da sua máquina.
- Após organizar suas pastas, você está pronto para trabalhar de forma conjunta com seus colegas. Basta clicar com o botão direito do mouse em cima do arquivo ou pasta e, depois, clicar em “Compartilhar”.
Após essa última etapa, uma caixa vai aparecer na tela e solicitar que você insira o endereço de e-mail das pessoas que receberão o link compartilhável do arquivo ou da pasta em questão.
Por fim, vocês poderão acessar o mesmo arquivo remotamente e fazer as edições necessárias. Vale lembrar que é possível, ainda, gerar um link para compartilhamento externo e enviar para outros usuários, colegas ou parceiros.
Quer saber mais sobre o funcionamento do Google Drive? Assista ao vídeo abaixo:
Como usar o Google Drive para empresas pelo Google Workspace?
Para criar sua conta no Google Workspace, será necessário já ter ou implementar um novo domínio corporativo, do tipo @suaempresa.com.
Em seguida, defina um e-mail para o login e um segundo endereço de backup. Será necessário para fazer confirmações de segurança. Acesse o Workspace do Google, clique em “Iniciar Agora” e siga os passos da plataforma.
Fazer essa migração para o Workspace do Google representa um avanço significativo para a eficiência da sua organização. Além do espaço de armazenamento, a plataforma abrange vários outros apps para empresas que facilitam a rotina.
No entanto, sabemos que toda mudança pode trazer desafios. Por conta disso, uma consultoria especializada no assunto pode ser uma grande aliada neste momento.
A Safetec é uma parceira do Google no Brasil. Isto significa que nós somos certificados e altamente qualificados para te apoiar nessa missão de explorar as potencialidades dos serviços em nuvem do Google para o seu negócio.
Leia também: “Cloud advisor: o que é e como ele pode facilitar sua migração?”
Vamos te acompanhar do início ao fim do projeto para garantir que não ocorram erros de configuração. Assim, seu time estará pronto e bem informado para produzir mais e melhor, com o apoio dos recursos do Google.
5 dicas extras para usar o Google Drive
Como vimos, usar o Google Drive para empresas é interessante por vários motivos. A integração com demais soluções do Google é um deles e saber como maximizar essa união pode ser essencial para que o seu negócio avance mais.
Confira abaixo 5 dicas extras para usufruir ao máximo do Google Drive para empresas.
1 – Faça uso do chat no próprio documento
Você sabia que, ao editar um documento compartilhável com seus colegas, é possível trocar mensagens instantâneas sobre o projeto?
Basta clicar na foto das pessoas que estão com acesso ao mesmo documento no momento em que você realiza suas edições e iniciar a conversa. É uma ótima forma de trocar impressões e validar ideias antes mesmo de inserir mudanças no arquivo.
Desta forma, o trabalho fica mais leve, rápido e bem-sucedido.
2 – Utilize o “arrastar e soltar” para fazer uploads
Se você quiser fazer o upload de pastas e arquivos do seu computador, pode simplesmente arrastar esses itens e soltá-los dentro do local de destino no Google Drive. Assim, você economiza seu tempo.
3 – Encontre arquivos e pastas compartilhados
Para facilitar sua organização, o Google Drive conta com uma página para a qual o sistema direciona automaticamente todos os arquivos e pastas compartilhados. Essa funcionalidade ajuda a separar os itens que você criou daqueles que outros usuários enviaram para você.
Para encontrar algum item específico, digite na barra de pesquisa o nome da pessoa que o compartilhou com você.
Também dá para fazer essa busca por título e trechos do documento. Muito mais simples de encontrar aquela informação importante e antiga para atualizar um projeto.
4 – Defina os níveis de acesso de arquivos e pastas
Quando você compartilhar um arquivo ou uma pasta, é possível definir os níveis de acesso que cada pessoa terá a esses itens. Basta clicar no botão com símbolo de lápis ao lado da caixa destinada ao preenchimento do e-mail do destinatário e escolher entre:
- pode editar;
- pode comentar;
- pode ver.
Segregar as funções de Leitor ou Editor é útil para documentos que a empresa envia para clientes ou parceiros para simples conferência, por exemplo.
Vale lembrar que é possível gerar links compartilháveis de arquivos específicos sem quebrar o sigilo das suas demais pastas.
5 – Edite arquivos em modo offline
Caso esteja sem acesso à internet, fique tranquilo. Ainda assim, será possível usar o modo offline do Google Drive para editar seus arquivos. Todas as alterações ficarão salvas.
Implementar o Google Drive para empresas é uma excelente forma de aprimorar o armazenamento e a segurança de dados da organização.
Se você quer dar este próximo passo e aproveitar tudo que as soluções do Google têm a oferecer, entre em contato com a Safetec!
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