Saber como coordenar uma equipe de trabalho de TI com uma ferramenta de colaboração na nuvem já se tornou uma competência determinante para quem ocupa papéis de liderança e gerência em uma organização.
Isso porque o time de TI, cada vez mais, vem assumindo responsabilidades que dizem respeito às decisões nos negócios. Deixa de ser um departamento formado apenas por profissionais com conhecimento técnico, que criam condições para que a operação aconteça, e passa a assumir um papel mais consultivo, especialmente frente as inúmeras possibilidades que a tecnologia vem oferecendo.
Assim, além de cuidar da infraestrutura, o gestor de TI e seus colaboradores agora precisam propor novas abordagens tecnológicas e participar das deliberações do negócio não apenas atendendo as demandas, mas tecendo uma malha de soluções que traga mais produtividade e lucratividade às empresas. E não há como coordenar uma equipe de trabalho adequadamente sem usar todas as vantagens que as ferramentas de colaboração na rede oferecem.
Afinal, lidar com todos esses estes anseios, trabalhar com o budget disponível, escolher aplicações, sistemas e equipamentos que atendam as expectativas… Tudo isso faz parte dos novos desafios da equipe de TI.
Como coordenar uma equipe de trabalho: colaboração e descentralização
Diante disso, a descentralização da operação de TI se torna necessária. Ou seja, todo mundo na equipe pode colaborar para a resolução dos desafios, permitindo a flexibilidade necessária para respostas rápidas e soluções criativas, baratas e eficazes.
Com a popularização da Cloud Computing, surgiu uma grande oportunidade de como comandar uma equipe de trabalho e conseguir esta descentralização de uma maneira acessível. Com uma boa ferramenta de colaboração na nuvem, por exemplo, é possível que o time de TI consiga trabalhar de forma remota; membros da equipe em locais diferentes, por meio de dispositivos diferentes podem colaborar entre si, agilizando a resolução de problemas e a criação de soluções.
Uma equipe de desenvolvimento, por exemplo, ao invés de demorar dias para finalizar o código de um aplicativo, pois cada etapa requer o olhar de um especialista, pode trabalhar paralelamente com vários profissionais fazendo testes simultâneos e propondo melhorias. Ganha-se em tempo e, consequentemente, diminui-se o investimento.
Mas como liderar uma equipe de trabalho usando o melhor da colaboração na nuvem? Veja a seguir 10 boas práticas que vão auxiliar muito o trabalho de gerentes e líderes de equipes de TI.
Como coordenar uma equipe de trabalho de TI na nuvem: 10 dicas práticas
Ferramentas de colaboração na nuvem, como o Google Apps for Work, por exemplo, são excelentes para a comunicação e o planejamento em equipe. Elas podem ser ser acessadas, utilizadas e compartilhadas pelo time simultaneamente, de qualquer local, em qualquer horário e por qualquer device.
A seguir, veja como coordenar um time de trabalho de TI com uma boa ferramenta de colaboração na nuvem:
1 – Melhore a comunicação interna
O time de TI será mais produtivo se estiver bem informado de tudo que está acontecendo. Com uma ferramenta de colaboração na nuvem, todos os colaboradores têm uma visão panorâmica da operação e conseguem se comunicar entre si de uma forma rápida e dinâmica.
Além de facilitar o diálogo entre a equipe, a ferramenta de colaboração na nuvem também diminui os custos com comunicação. Ao invés de precisar fazer campanhas na intranet ou enviar e-mail marketing, ou ainda, reunir todo o time para fazer comunicados, os gestores vão alimentando a ferramenta e tornando tudo mais real time. Os próprios membros da equipe se encarregam de facilitar o acesso às informações.
2 – Torne a equipe mais alinhada
Ao agrupar e-mail, ferramenta de bate-papo, agenda etc. numa única ferramenta de colaboração na nuvem, é possível tornar a equipe muito mais alinhada. Os ruídos, as falhas na comunicação diminuem consideravelmente, pois em poucos cliques os membros do time podem verificar as informações num único local.
3 – Diminua as despesas com o trabalho remoto
Como coordenar uma equipe de trabalho remotamente sem uma ferramenta de colaboração na nuvem?Quantas viagens podem ser evitadas quando existe a possibilidade de trabalhar ou se comunicar remotamente? Qual o tempo que um executivo ganha ao poder acessar relatórios no aeroporto enquanto aguarda seu voo ao invés de fazer contato com a TI para que ela lhe envie por e-mail?
Com uma boa ferramenta de colaboração na nuvem, as despesas podem ser diminuídas consideravelmente, pois ela permite o trabalho remoto.
4 – Garanta a segurança dos documentos
Existem níveis de confidencialidade ou sensibilidades de documentos corporativos. Acessá-los e enviá-los deliberadamente pode colocar toda a operação de TI, assim como o negócio, em risco. Ao concentrar o acesso aos documentos da área numa única ferramenta de colaboração na nuvem, diminuem os riscos de fraudes e danos aos dados, pois o tráfego não é feito via e-mail, por exemplo.
5 – Dê mais poder de armazenamento
O transporte e a estocagem de dados pode ser um problema se o time não tiver espaço para o armazenamento dos arquivos. Com uma boa ferramenta de colaboração na nuvem, este problema é resolvido facilmente, sem comprometer a infra interna. As informações estão sempre disponíveis, sempre atualizadas e seguras.
6 – Promova a cultura colaborativa
Não basta fazer o discurso do espírito de equipe e da colaboração. Não há como coordenar uma equipe de trabalho de TI sem fornecer ferramentas para que a cultura colaborativa se estabeleça no time. Com uma boa ferramenta de colaboração na nuvem este importante passo é dado, fazendo com que vá se enraizando na equipe o hábito de colaborar.
7 – Customize
Uma solução na nuvem também permite que as ferramentas do dia a dia de trabalho da equipe de TI fiquem com o visual da empresa. Isso faz toda a diferença para a identificação dos profissionais com a marca, o vínculo emocional que pode resultar em mais engajamento e produtividade.
8 – Delegue
Para o gestor de TI, delegar tarefas usando uma ferramenta de colaboração na nuvem se torna um trabalho mais rápido e eficiente. Como não é preciso reunir sempre a equipe para passar as funções, ganha-se mais tempo. Além disso, acompanhar o trabalho pela ferramenta ajuda muito a tomar decisões em tempo hábil.
9 – Dissemine o conhecimento
Os níveis de experiência dentro do time de TI podem ser diferentes. Alguns colaboradores são profundos conhecedores da técnica, outros conhecem melhor o negócio por estarem mais tempo na empresa. Estimular o time para que colaborem entre si fazendo o intercâmbio de conhecimentos através de uma ferramenta de colaboração na nuvem é uma excelente escolha.
10 – Analise o desempenho individual e do time com mais propriedade
Com uma solução de colaboração na nuvem, o gestor consegue fazer análise da produtividade do seu time em tempo real. Assim, antes mesmo de finalizar um projeto é possível visualizar quem está com dificuldade e precisa de ajuda, quem se destaca mais em determinadas atividades, quem pode auxiliar seus colegas por dominar melhor o trabalho, e assim por diante.
Como está o desempenho de sua equipe de TI? Você gostou destas dicas? Tem alguma dúvida de como coordenar uma equipe de trabalho de TI com auxílio da nuvem? Fale conosco ou deixe um comentário!
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