Saber como melhorar a comunicação interna na empresa é algo que vai muito além de criar jornais murais ou enviar e-mails em aniversários e datas comemorativas.
A comunicação interna deve ser encarada em 3 perspectivas:
- Estratégica
- Gerencial
- Operacional
Veja as diferenças entre essas 3 maneiras de como melhorar a comunicação na empresa e, em seguida, como usar diversos aplicativos para pôr essas melhorias em prática com ajuda dos conceitos da computação em nuvem.
Os 3 níveis da comunicação interna na empresa:
- Estratégico: Neste nível, o objetivo é disseminar pela empresa sua missão, visão e valores, além de tornar claros os objetivos e metas dos planos de negócios anuais, para que todos possam entender que são importantes para se alcançar os objetivos organizacionais e qual papel desempenham nisso tudo. É um importante fator para motivar os colaboradores da organização.
- Gerencial: Um bom gerente deve se comunicar de forma ágil com sua equipe, mostrar sua competência pelo exemplo, definir claramente as tarefas e delegar responsabilidades, além de colher sugestões de todos e dar feedback, não só dos resultados, mas também das sugestões enviadas.
- Operacional: A comunicação entre pares e a integração das equipes é fundamental para que as tarefas e projetos definidos pelos gerentes possam ser executadas com rapidez e assertividade. O trabalho em equipe e a criação de uma dinâmica de colaboração no grupo são essenciais.
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Para você saber como melhorar a comunicação na empresa, vamos sugerir o uso de 5 aplicativos, cada um deles mais adequado para alguns desses 3 níveis, mas nem sempre exclusivos para eles.
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Como melhorar a comunicação interna na empresa: 5 apps incríveis
Um dos mais recorrentes erros de comunicação empresarial é não identificar diferentes canais de comunicação para diferentes esferas de relacionamento entre colaboradores.
Com estas ferramentas que selecionamos, será possível definir diferentes formas de disseminar a informação, conforme as características das mensagens, do emissor e do receptor.
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Como melhorar a comunicação na empresa: nível estratégico
Neste nível, as mensagens têm um tom mais impessoal e são mais formais. É muito comum enviar mensagens do presidente ou do conselho. Mas não devemos nos restringir a isso, veja:
- Blogger: esta versátil ferramenta gratuita do Google pode criar rapidamente um blog interno da empresa para educar os colaboradores sobre a missão e os valores da organização, além de comunicar detalhes sobre os planos estratégicos, campanhas em andamento, treinamentos, benefícios e divulgar conquistas, como prêmios, crescimento de mercado, novas plantas inauguradas ou lojas abertas. Além disso, é possível criar editorias por áreas e departamentos, cada um deles divulgando suas iniciativas e projetos.
- Mailchimp: este disparador de e-mails dispõe de templates prontos e diversas outras funcionalidades, como criação de listas específicas e acesso a estatísticas de abertura e taxas e clique, entre outras. Com uma pauta semelhante ao blog, pode ser um app importante para divulgar informações institucionais e eventos de forma ágil e até segmentada por departamentos ou níveis hierárquicos. O funcionamento do Mailchimp é muito simples.
Comunicação em nível gerencial
Melhorar a comunicação interna na empresa neste patamar hierárquico pode ser um desafio. Gerenciar equipes demanda uma assertividade e gestão ágil da informação que pode se beneficiar muito de apps baseados na nuvem, como os que comentaremos a seguir:
- Trello: este gerenciador de equipes e projetos foi desenhado para que você defina quadros com listas e estas listas com uma série de cartões que representam tarefas que podem ser endereçadas a diferentes membros da equipe. É possível incluir instruções, anexar diversos tipos de arquivos, criar checklists e datas de entrega, tudo acessível e compartilhado por todos, tornando a gestão de um grupo de trabalho ou projeto bem mais colaborativa.
- Google Drive: Além de um excelente gerenciador de documentos, arquivando-os na nuvem e permitindo acesso remoto, o Google Drive conta com a possibilidade de usar aplicativos como Google Docs e Google Sheets de forma compartilhada e com edição simultânea, dando muito mais agilidade aos processos e confiabilidade às informações trocadas.
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Comunicação operacional: como melhorar
Mesmo turbinada pelas ferramentas de integração gerencial, para saber como melhorar a comunicação na empresa é preciso também conhecer e desenvolver um canal rápido e menos burocrático, nem sempre acessível por todos ao mesmo tempo.
Neste contexto, o Hangout do Google cai como uma luva:
- Funciona como um chat para envio de mensagens de texto
- Pode ser usado em particular ou em conferências
- Permite conversar com som e vídeo
- É possível compartilhar a tela
- É fácil anexar documentos e até fazer desenhos direto no aplicativo
Com esses 5 aplicativos, você conheceu diversas maneiras de como melhorar a comunicação na empresa e o desempenho da gestão organizacional em todos os níveis hierárquicos.
A Safetec é uma empresa de consultoria de Cloud Adivisor que tem ajudado diversas organizações a se comunicar de forma mais eficiente com auxílio das tecnologias de computação em nuvem.
Um exemplo desse trabalho foi a implementação do G Suite na Trigueiro Fontes Advogados, possibilitando que todos os integrantes da empresa tenham acesso a um portal de conhecimento que facilitou o desempenho de diversas áreas do Grupo.
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