Com o avanço tecnológico a comunicação interna em uma organização mudou. Hoje ela vai além dos tradicionais murais, e por isso, é comum surgirem dúvidas sobre como melhorar a comunicação na empresa usando a nuvem.
Vale dizer, todavia, que além das ferramentas tecnológicas é preciso ter em conta que a comunicação precisa ser encarada sobre três níveis de perspectiva:
- Estratégica
- Gerencial
- Operacional
Neste artigo vamos falar um pouco mais sobre a diferença entre como se dá a comunicação nesses três níveis, e como utilizar a nuvem para melhorar a informação dentro da empresa. Boa leitura!
O que é a comunicação na empresa usando a nuvem?
A comunicação na empresa usando a nuvem nada mais é que os gestores fazerem uso de recursos online para melhorar o sistema de informação dentro da organização.
Atualmente, há muitas ferramentas que ajudam as organizações, como o próprio Google Workspace. Por se tratar de um ambiente em nuvem, a informação chega em tempo real para todos os usuários.
Dessa forma, eles sabem o que está acontecendo em tempo real, o que evita falhas na comunicação e até mesmo atrasos para avisos importantes.
Quais são os 3 níveis de comunicação dentro de uma empresa?
Conforme antecipamos, existem 3 níveis de comunicação dentro de uma organização: estratégico, gerencial e operacional. Vamos falar um pouco sobre cada um deles:
- Estratégico: Neste nível, o objetivo é disseminar pela empresa sua missão, visão e valores, além de tornar claros os objetivos e metas dos planos de negócios anuais, para que todos possam entender que são importantes para se alcançar os objetivos organizacionais e qual papel desempenham nisso tudo. É um importante fator para motivar os colaboradores da organização.
- Gerencial: Um bom gerente deve se comunicar de forma ágil com sua equipe, mostrar sua competência pelo exemplo, definir claramente as tarefas e delegar responsabilidades, além de colher sugestões de todos e dar feedback, não só dos resultados, mas também das sugestões enviadas.
- Operacional: A comunicação entre pares e a integração das equipes é fundamental para que as tarefas e projetos definidos pelos gerentes possam ser executados com rapidez e assertividade. O trabalho em equipe e a criação de uma dinâmica de colaboração no grupo são essenciais.
Veja mais: 5 dicas de integração de equipes de trabalho
Para você saber como melhorar a comunicação na empresa, vamos sugerir o uso de 5 aplicativos, cada um deles mais adequado para alguns desses 3 níveis, mas nem sempre exclusivos para eles.
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Como incentivar a comunicação interna?
A comunicação interna é essencial dentro da empresa para otimizar os processos e garantir maior sinergia entre todos os colaboradores, sejam eles de um mesmo departamento ou não.
Para incentivar a comunicação interna, a empresa precisa dispor de boas ferramentas que garantam uma maior interação dos funcionários.
Além disso, investir em treinamentos mostrando como usar essas ferramentas, e a frequência com que eles possam usá-las é fundamental para que eles sintam-se encorajados nessa empreitada.
Quanto mais os colaboradores usarem a tecnologia para se comunicar internamente, menos ruído terá a comunicação.
Dicas para melhorar a comunicação interna
Agora que já mostramos como incentivar a comunicação interna, vamos dar algumas dicas para que você implante na sua empresa:
- Crie um sistema de comunicação aberto para que todos possam ter acesso ao que está acontecendo.
- Determine as hierarquias da comunicação para que elas possam ser acessadas diretamente pelos responsáveis.
- Use ferramentas que sejam fáceis de usar e que todos os colaboradores possam acessá-las tanto do PC quanto do smartphone.
- Incentive os colaboradores a se comunicarem internamente uns com os outros para tirar dúvidas ou até mesmo divulgar acontecimentos.
São pequenos hábitos que podem fazer uma grande diferença na comunicação interna dentro das organizações.
5 ferramentas para comunicação interna para adotar na sua empresa
Um dos mais recorrentes erros de comunicação empresarial é não identificar diferentes canais de comunicação para diferentes esferas de relacionamento entre colaboradores.
Com estas ferramentas que selecionamos, será possível definir diferentes formas de disseminar a informação, conforme as características das mensagens, do emissor e do receptor.
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Como melhorar a comunicação na empresa: nível estratégico
Neste nível, as mensagens têm um tom mais impessoal e são mais formais. É muito comum enviar mensagens do presidente ou do conselho. Mas não devemos nos restringir a isso, veja:
- Blogger: esta versátil ferramenta gratuita do Google pode criar rapidamente um blog interno da empresa para educar os colaboradores sobre a missão e os valores da organização, além de comunicar detalhes sobre os planos estratégicos, campanhas em andamento, treinamentos, benefícios e divulgar conquistas, como prêmios, crescimento de mercado, novas plantas inauguradas ou lojas abertas. Além disso, é possível criar editorias por áreas e departamentos, cada um deles divulgando suas iniciativas e projetos.
- Mailchimp: este disparador de e-mails dispõe de templates prontos e diversas outras funcionalidades, como criação de listas específicas e acesso a estatísticas de abertura e taxas e clique, entre outras. Com uma pauta semelhante ao blog, pode ser um app importante para divulgar informações institucionais e eventos de forma ágil e até segmentada por departamentos ou níveis hierárquicos. O funcionamento do Mailchimp é muito simples.
Comunicação em nível gerencial
Melhorar a comunicação interna na empresa neste patamar hierárquico pode ser um desafio. Gerenciar equipes demanda uma assertividade e gestão ágil da informação que pode se beneficiar muito de apps baseados na nuvem, como os que comentaremos a seguir:
- Trello: este gerenciador de equipes e projetos foi desenhado para que você defina quadros com listas e estas listas com uma série de cartões que representam tarefas que podem ser endereçadas a diferentes membros da equipe. É possível incluir instruções, anexar diversos tipos de arquivos, criar checklists e datas de entrega, tudo acessível e compartilhado por todos, tornando a gestão de um grupo de trabalho ou projeto bem mais colaborativa.
- Google Drive: Além de um excelente gerenciador de documentos, arquivando-os na nuvem e permitindo acesso remoto, o Google Drive conta com a possibilidade de usar aplicativos como Google Docs e Google Sheets de forma compartilhada e com edição simultânea, dando muito mais agilidade aos processos e confiabilidade às informações trocadas.
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Comunicação operacional: como melhorar
Mesmo turbinada pelas ferramentas de integração gerencial, para saber como melhorar a comunicação na empresa é preciso também conhecer e desenvolver um canal rápido e menos burocrático, nem sempre acessível por todos ao mesmo tempo.
Neste contexto, o Google Chat cai como uma luva:
- Funciona como um chat para envio de mensagens de texto
- Pode ser usado em particular ou em conferências
- Permite conversar com som e vídeo
- É possível compartilhar a tela
- É fácil anexar documentos e até fazer desenhos direto no aplicativo
Com esses 5 aplicativos, você conheceu diversas maneiras de como melhorar a comunicação na empresa e o desempenho da gestão organizacional em todos os níveis hierárquicos.
A Safetec é uma empresa de consultoria de Cloud Adivisor que tem ajudado diversas organizações a se comunicar de forma mais eficiente com auxílio das tecnologias de computação em nuvem.
Um exemplo desse trabalho foi a implementação do Google Workspace na Trigueiro Fontes Advogados, possibilitando que todos os integrantes da empresa tenham acesso a um portal de conhecimento que facilitou o desempenho de diversas áreas do Grupo.
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