Todo tipo de comunicação que entregue uma informação relevante para o destinatário é valido.
Se você pensar em uma fila de funcionários entrando em uma fábrica, talvez um belo mural com cartazes de layout interessante na área de entrada, junto às catracas, divulgando até inciativas de comunidade, pode ser uma boa ideia.
É claro que uma TV corporativa talvez fosse mais eficiente, mas as notícias do bairro ficariam de fora.
Podemos dizer que o velho mural de avisos tem um papel muito menos importante em um sistema de comunicação interna moderno. Mas não é preciso eliminá-lo totalmente.
Neste posts, selecionamos algumas ferramentas tecnológicas importantes que sua empresa pode usar nos processos de RH e outras áreas para agilizar o sistema de comunicação interna – o chamado endomarketing – e trazer mais resultados para o seu negócio.
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O que é um sistema de comunicação interna?
Um sistema de comunicação interna é um conjunto de mídias, online e offline, que mantém todos os colaboradores da empresa informados sobre as decisões estratégicas do negócio, as implicações dessas decisões sobre seu trabalho, além de proporcionar comunicação em nível tático e operacional, isto é: para que gestores possam tomar decisões e para que os colaboradores possam executar suas tarefas com mais confiança e cometendo menos erros.
Já falamos aqui um pouco de mídias offline, como o jornal mural. Mas o foco deste artigo será o impacto da tecnologia nos sistemas de comunicação interna.
Nesse sentido, é importante atentar para o fato de que nem todos os colaboradores têm acesso a todas as mídias que sua empresa disponibiliza, principalmente as digitais.
Muitos profissionais se esquecem disso ao desenvolverem um sistema de comunicação interna e deixam boa parcela de seus colaboradores “de fora” das novidades.
Pense que em uma fábrica, por exemplo, ou mesmo em outros ramos de atividade, como ensino e gastronomia, em que não são todos os colaboradores que têm ao seu lado, praticamente o tempo todo, uma mídia online, seja desktop, notebook ou smartphone.
Assim, muitos desses trabalhadores só vão olhar suas caixas de e-mail ou outra mídia eletrônica usada pela empresa ao chegar em casa, ou durante seu deslocamento.
Será que eles estarão dispostos a isso, ou mesmo a relevância e o impacto dessas informações serão os mesmos que para outros funcionários?
É por isso que o velho mural, muitas vezes, não pode ser abolido completamente.
Além disso, é preciso usar várias “camadas” de comunicação eletrônica, para se certificar de que todos os colaboradores estão tendo acesso ao sistema de comunicação interna da empresa.
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4 ferramentas para construir um bom sistema de comunicação interna
1- Newsletter interna
Pode parecer antiquado, mas uma newsletter organizacional tem a vantagem de ser uma comunicação assíncrona, isto é: que a pessoa não precisa estra online para recebê-la e nem exige “uma resposta”.
As newsletters são especialmente importantes para os colaboradores que não têm um posto de trabalho fixo com um desktop, ou que para aqueles que atuam na operação e não podem usar smartphones enquanto trabalham.
Além disso, são excelentes para enviar mensagens da alta direção para todos os níveis da empresa.
Confira: 5 segredos de como usar o Gmail como profissional
2- Mídia social corporativa
Esta é a grande revolução em um sistema de comunicação interna. Este tipo de mídia usa timelines para que todos os colaboradores estejam a par de tudo que ocorre na empresa.
Além disso, cada um deles tem seu perfil, com fotos e outras informações, facilitando a integração de novos funcionários.
Mídias sociais corporativas, como o G+ para empresas, permitem que cada departamento divulgue suas inciativas. Da mesma forma, podem ser criados grupos para falar de projetos especiais e outras ações da empresa, inclusive na área de interação com a comunidade, sustentabilidade e outras.
É muito eficiente e precisa fazer parte de qualquer sistema de comunicação interna.
Como estão acostumados a interagir com esse tipo de mídia, o impacto das comunicações nos colaboradores costuma ser bastante efetivo.
3- Drives compartilhados
Esta é uma das mais fáceis maneiras de integrar informações de nível tático e operacional em um sistema de comunicação interna.
Enquanto as mídias anteriores apresentadas são mais estratégicas, os drives compartilhados desempenham uma função tática.
Assim, gestores podem criar pastas com planilhas, documentos de texto, apresentações de slides, imagens e outros documentos para que seus times possam trocar informações em tempo real.
Esse drive se torna a única fonte de informação atualizada e um ponto de encontro virtual das equipes.
É possível, até mesmo, editar documentos simultaneamente por duas ou várias pessoas, em tempo real.
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4- Gestão à vista
Gestão à ista é uma metodologia de trabalho em que os indicadores de desempenho de cada área são disponibilizados em monitores e apresentados em tempo real para toda a equipe.
Isso ajuda a motivar os funcionários e faz com que percebam como seus esforços se traduzem em resultados.
Usar gráficos derivados diretamente de suas planilhas de controle e apresentá-los a todos nesses monitores é uma maneira de realizar a gestão à vista.
Essas foram apenas algumas das ferramentas de um sistema de comunicação interna. Hangouts para videoconferência e e-mails (nesse segundo caso para troca de informações pontuais operacionais) também são muito usados.
O importante é conhecer as opções que a tecnologia oferece e saber como adaptá-las para a realidade do seu negócio.
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