Vida de gestor não é fácil. Manter colaboradores motivados e produtivos, diminuir custos, aumentar a lucratividade, tomar decisões estratégicas que preparem a empresa para possíveis reveses do mercado… E os desafios não param por aí.
Já pensou os aborrecimentos causados por um email que deixou de ser corretamente respondido, por ter ficado perdido em uma pilha de mensagens eletrônicas?
E os inconvenientes de reuniões diferentes, com equipes diferentes, agendadas para a mesma ocasião?
Isso sem contar a necessidade de cobrar um colaborador sobre uma tarefa essencial a ser entregue dentro do prazo.
Com tudo isso, é até comum sentir-se mais como um apagador de incêndio.
Felizmente existem ferramentas desenvolvidas para auxiliar o controle de demandas organizacional. Mas não se esqueça: antes de utilizá-las, identifique as principais necessidades da empresa e tenha consciência dos recursos disponíveis para investimento.
A aquisição de soluções deve ser consciente e não deve resultar em perda de dinheiro ou de tempo em aprendizado que não será realmente útil.
Difícil? Não com as dicas que elaboramos. Confira!
FERRAMENTAS DE CONTROLE DE DEMANDAS QUE VOCÊ PRECISA USAR EM SEU NEGÓCIO
1. Google Calendar: administre bem o seu tempo e o de toda equipe
Tempo é dinheiro. Mas o mais correto seria afirmar que tempo é muito mais do que dinheiro, porque não é um recurso renovável: uma vez gasto, nunca mais será recuperado.
A solução, portanto, é manter o foco e a organização de toda equipe, evitando desperdício de tempo em atividades que podem ser automatizadas e concentrando esforços em tudo que possa levar a uma melhor produtividade.
Uma boa pedida é usar o Google Calendar. Você pode inserir o botão na barra de ferramenta de seu navegador, disponibilizando-o em todas as páginas que você acessar e nele poderá ver todos os compromissos.
Também permite a possibilidade de criar eventos compartilhados, visualização de outras agendas e lista de tarefas paralelas aos eventos.
Com a utilização desse recurso fica muito mais fácil – e simples – administrar a utilização de salas de reunião, equipamentos (como projetores, por exemplo) e carros da empresa, uma vez que todos os usuários saberão as ocasiões em que esses recursos estarão em uso e, consequentemente, quando estarão disponíveis.
Ele também acaba com a forma antiga e pouco funcional de agendar reunião, eliminando inúmeros contatos a várias pessoas para saber a disponibilidade de cada um.
Com um simples clique é possível verificar a agenda de todos os interessados, selecionando data e horário que atende a todos os interessados.
Há tempos preparamos um post bem bacana que dá mais detalhes sobre esse assunto. Dê uma lida e veja como é simples a utilização.
2. Ferramenta para gerenciamento de recursos
Agilidade e eficiência na execução de processos, mais produtividade nas organizações, facilidade em multiplicar conhecimento, padronização da produção e melhoria na qualidade de produtos e serviços oferecidos.
Todos gestores trabalham para atingir esses resultados e necessitam de uma ferramenta para planejar e gerenciar os recursos, processos e tarefas.
A utilização de ferramentas desenvolvidas para esse fim permitirá ao gestor fazer o controle de demandas e acompanhar devidamente o andamento dos trabalhos, identificando soluções que levem à melhoria na eficiência e aumento nas vendas.
Em outras palavras, permitirá ao gestor descobrir como melhorar a gestão de uma empresa de forma estratégica, onde os esforços são concentrados nos resultados.
Qual o ideal? Depende do que você está buscando, por isso o ideal é falar com uma empresa especializada.
Mas só para citar algumas: Meistertask, Runrun.it e Mavenlink.
3. Relacionamento com clientes
Você já ouviu falar na sigla CRM? São as iniciais de “Customer Relationship Management” ou, em bom português, Gestão de Relacionamento com o Cliente.
Como o próprio nome diz, é um conjunto de práticas, estratégias de negócio e tecnologia focadas no cliente e, claro, o relacionamento entre vocês.
Ele é essencial para eliminar esforços manuais, organizando contas e contatos em tempo real e simplificando o processo de vendas.
O Salesforce é um software que rastreia e gerencia as informações dos clientes, capturando e-mails de forma inteligente e conectando toda a equipe em qualquer dispositivo.
Usuários afirmam que o uso dessa ferramenta aumenta o volume de leads (registro de cadastro de pessoas interessadas na empresa e/ou seus produtos ou serviços) e promove a conquista de novos clientes.
Também possibilita que os clientes atuais comprem mais e se relacionem com a empresa por mais tempo, porque amplia a satisfação deles, resultando em maior número de fechamento de negócios e uma maior receita.
4. Aplicativos de comunicação e colaboração
- Agilidade e confiabilidade na troca de informações entre as várias áreas de uma mesma empresa.
- Maior produtividade.
- Maior economia.
Podemos afirmar, sem medo de equívocos, que esses são alguns dos objetivos mais desejados pelos gestores de empresas.
O G Suite (antigo Google Apps for Work) é uma plataforma em nuvem do Google que oferece aplicativos de comunicação e colaboração para empresas, aliando outros benefícios ao controle de demandas, como:
- Alta capacidade de armazenamento para e-mails e arquivos;
- Segurança e mobilidade para acesso em qualquer dispositivo conectado à internet;
- Melhor comunicação interna, por possibilitar acesso de dados por parte de todas as equipes envolvidas em cada processo de trabalho.
Usando o Google Inbox é possível, por exemplo, agrupar emails semelhantes em um grupo para facilitar o gerenciamento das mensagens.
De forma rápida você saberá quantos e-mails foram recebidos sobre determinado assunto, quem são os remetentes ou quais dessas mensagens você ainda não leu.
E que tal usar marcadores para determinar as prioridades de cada mensagem, administrando melhor seu tempo? E se a ideia é ganhar tempo, o Google Agenda organiza os compromissos e, de quebra, envia lembretes para que você não esqueça nenhum deles.
O G Suite, como é possível notar, oferece múltiplos recursos e também inclui os aplicativos: Gmail profissional, Google Drive, Google Docs, Hangouts, Google Keep, entre outros.
Como citamos no início deste post, vida de gestor não é fácil. Exatamente por isso estamos aqui para ajudar. Vamos conversar a respeito?
Confira este case de sucesso e descubra como a implementação do G Suite na Ondunorte proporcionou um melhor controle de demandas, além criar um ambiente estável de comunicação que permite a otimização dos processos de negócio.
Acesse todos os detalhes dessa História de Sucesso: CASE Ondunorte
