O primeiro passo para a redução de custos operacionais é compreender que investimentos não significam gastos. Aliás, se realizados da maneira correta, podem gerar alta economia de dinheiro e tempo, além de aumentar o potencial de crescimento da sua empresa.
Aliás, muitas companhias alocam seus recursos financeiros e estruturais de modo incorreto, optando por cortar “despesas” que consideram desnecessárias, sem analisar os efeitos que têm em suas operações.
Não à toa, quase 30% das pequenas e médias empresas fecham antes de completar 5 anos de atividade. Segundo um levantamento realizado pelo Sebrae, algumas das causas são o planejamento deficitário e a ineficiência na gestão do negócio.
A deficiência nestes processos está diretamente ligada ao não levantamento de informações relevantes para a saúde e o sucesso da empresa. Isso ocorre por falta de conhecimento e dificuldade na captação de dados e/ou na análise recorrente dos dados.
A boa notícia é que, ao investir em automação, algumas destas falhas podem ser facilmente corrigidas, assim como ocorre com os gargalos de eficiência e produtividade.
E uma das ferramentas com melhores resultados neste sentido, nos últimos anos, foi a computação em nuvem. Afinal, além dos custos diretos, com infraestrutura tecnológica, ela ainda possibilita inúmeros ganhos indiretos.
É exatamente sobre isso que falaremos neste artigo: como as empresas que deixaram de ver este investimento como gasto conseguiram a redução de custos operacionais com cloud computing.
Por que planejar a redução de custos operacionais?
Antes de colocar em prática as estratégias para redução de custos operacionais, é preciso compreender o porquê passar por este processo. O principal motivo é para gerar mais eficiência e otimizar os recursos existentes.
A empresa operar em superávit não significa que ela não precisa reduzir custos operacionais. Em especial, se estes valores sinalizarem gargalos relacionados a perdas, fraudes e manutenção de equipamentos ultrapassados.
Logo, o planejamento de redução de custos é fundamental para garantir que o negócio atinja seu potencial máximo de crescimento, minimizando processos que atrapalhem o desenvolvimento e o sucesso da empresa.
Mas um alerta: cuidado ao cortar custos! É muito comum tentar reduzir itens aparentemente desnecessários, mas que são básicos e fundamentais para a operacionalidade da companhia. Isso inclui ferramentas de marketing, por exemplo, licenças e manutenção de softwares.
Veja abaixo alguns dos itens que fazem parte dos custos operacionais e quais podem ser estrategicamente reduzidos.
Quais itens podem ser incluídos no planejamento redução de custos operacionais com serviços em cloud?
Custos operacionais representam o total de valor despendido para manter o funcionamento diário de uma empresa. Dentre eles, temos:
- locação predial;
- água, luz, telefone e internet;
- folha de pagamento;
- fornecedores;
- impostos;
- materiais de escritório;
- manutenção de equipamentos e instalações;
- despesas com licenças e atualizações;
- entre outros.
Como você já deve imaginar, alguns destes custos podem ser facilmente minimizados com estratégias de conscientização no dia a dia, incluindo o caso de materiais de escritório, água e luz.
Outros demandam maior planejamento e análise, como o aluguel predial e os fornecedores. Nestes casos, escolhas erradas podem impactar negativamente a saúde financeira do seu negócio.
Uma estratégia muito interessante para minimizar custos de maneira estratégica é utilizar a tecnologia para automatizar processos e otimizar recursos.
E, quando falamos de estrutura tecnológica, softwares e licenças, a computação em nuvem é uma das melhores soluções para a redução de custos operacionais. Confira abaixo como!
Como reduzir custos operacionais com cloud computing?
Uma das possibilidades mais atrativas do cloud computing na redução de custos operacionais é o menor investimento demandado para aquisição e manutenção da infraestrutura tecnológica.
Afinal, os gestores podem substituir a estrutura local, com custos de compra de máquinas, espaço necessário para alocá-las, licenças e atualizações, pelos serviços na nuvem. E isso tanto utilizando uma plataforma já pronta ou Infrastructure as a Service (IaaS) em nuvem.
Nessa linha, temos uma economia considerável no setor de TI, mas também podemos diminuir os custos com espaços que comportem uma estrutura tecnológica robusta, permitindo que a empresa tenha resultados de performance melhores, com menos investimento.
Outro ponto que corrobora para a redução de custos operacionais é a automação de alguns processos, aumentando a produtividade dos colaboradores e, em alguns casos, diminuindo a folha de pagamento.
Por fim, uma boa plataforma de cloud computing também pode minimizar falhas, fraudes e gargalos de segurança, o que, naturalmente, diminui o tempo empregado em retrabalho e os custos com perdas.
Como fazer um plano de redução de custos operacionais?
O plano de redução de custos operacionais precisa ser estratégico para evitar que processos, colaboradores ou ferramentas fiquem sobrecarregados, ou se tornem ineficientes. Para conseguir, de fato, otimizar os recursos e minimizar os custos, os gestores precisam desenvolver um planejamento detalhado sobre todos os custos da empresa.
Veja abaixo 3 passos simples para realizá-lo!
1. Levantamento e cálculo dos custos operacionais
O primeiro passo do plano de redução de custos operacionais é fazer o levantamento de todos os elementos que impactam neste cálculo. Ou seja, a empresa precisa identificar todos os valores necessários para que ela se mantenha ativa no dia a dia.
É nesta etapa que alguns gargalos podem aparecer, como gastos não identificados, valores desproporcionais ou irregulares. Estes pontos devem ser categorizados conforme a proporção do impacto e sua urgência.
2. Planejamento de redução de custos
O segundo passo é construir um plano de ação para a redução de custos. Quais áreas e processos serão incluídos, estratégias de otimização ou substituição de recursos, responsáveis pelas ações, objetivos e prazos são alguns dos itens que não podem faltar.
Assim, além de visual, o projeto é documentado e pode receber adaptações colaborativas para torná-lo ainda mais efetivo.
3. Gestão de custos
Ao colocar o plano de redução de custos operacionais em prática, é crucial fazer o monitoramento dos indicadores e resultados. E a melhor forma de acompanhar de perto este processo é por meio da gestão de custos.
Desse modo, a empresa pode implantar uma cultura de melhoria contínua, pautada na otimização de seus recursos. Isso dificultará o surgimento de novos gargalos e ineficiências.
Qual a melhor ferramenta para redução de custos de serviços em cloud?
Hoje, existem inúmeras plataformas de computação em nuvem no mercado. Para escolher a melhor para seu negócio, é fundamental verificar o potencial de integração com as ferramentas já existentes, os pacotes disponíveis e o nível de personalização da plataforma.
O Google Cloud Platform (GCP), por exemplo, preenche todos estes requisitos. E o melhor: oferece todo o suporte para sua empresa conquistar os melhores resultados, visto que a plataforma de computação em nuvem do Google oferece uma série de benefícios, como:
- preços e pacotes personalizados;
- possibilidade de migração de máquinas virtuais em tempo real;
- economia de infraestrutura devido à computação em nuvem;
- possibilidade de utilizar diversas ferramentas, estratégias e layouts, prontos e personalizáveis;
- a plataforma se responsabiliza pelo gerenciamento e suporte com alto poder de resolução;
- é integrável com outras funções, sistemas e até infraestruturas com códigos-fonte diferentes;
- e muito mais!
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