A gestão de processos empresariais é um conceito que vem se popularizando, devido à sua importância dentro de organizações de todos os tamanhos.
Não é para menos. Segundo uma matéria publicada no portal O Globo, seis em cada dez companhias fecham as portas em menos de cinco anos, principalmente pela falta de planejamento e estruturação.
Um dos motivos que levam à falta de planejamento envolve não conhecer os procedimentos organizacionais. Já quando se tem clareza deles e uma gestão eficiente, evita-se que o negócio faça parte dessas estatísticas.
Neste artigo, vamos entender o que são os sistemas corporativos, os principais tipos, o gerenciamento desses processos e a implementação efetiva na sua empresa. Boa leitura!
O que são processos empresariais?
Processos empresariais são sequências estruturadas de atividades e tarefas realizadas por uma organização para alcançar um objetivo específico, como produzir um item ou prestar um serviço. Eles são essenciais para a eficiência e consistência das operações, permitindo a padronização e otimização dos fluxos de trabalho.
Portanto, o conceito refere-se a um conjunto de atividades relacionadas à rotina da organização, visando entregar o máximo valor ao cliente.
Esses processos determinam a sequência de atividades de uma companhia e, por estarem diretamente relacionados ao funcionamento do negócio, incluem todos os elementos que fazem parte deles.
Em suma, são responsáveis por delimitar e demonstrar o que deve ser feito, como isso será realizado e quem serão os responsáveis pela realização.
Quais são os tipos de processos empresariais?
Existem basicamente três tipos de procedimentos organizacionais: os primários (também conhecidos como essenciais), os de apoio ou suporte e, ainda, os gerenciais. Vamos falar sobre cada um deles.
Primários ou essenciais
Os processos essenciais, conhecidos como primários, englobam todas as atividades fundamentais para que a organização alcance as metas no mercado. Isso envolve: desenvolvimento de produtos, produção, marketing, entrega, atendimento de pós-venda etc.
De apoio ou suporte
Esses processos não abrangem contato direto, nem entrega de valor aos consumidores, servindo como suporte a outros procedimentos.
A ideia é facilitar a execução dos processos primários, tornando-os mais relevantes para toda a cadeia de valor. Dois bons exemplos seriam o gerenciamento de RH e a infraestrutura de TI.
Gerenciais
Os procedimentos gerenciais também são voltados ao apoio dos outros processos, porém, com foco maior em medi-los, controlá-los e monitorá-los.
Seu principal objetivo é coordenar as atividades primárias e de suporte, reconhecendo gargalos e propondo melhorias para tornar a empresa mais eficiente.
Dentre os principais exemplos, podemos citar o gerenciamento de performance, a governança organizacional e até mesmo a gestão estratégica do negócio.
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Exemplos de processos empresariais
Para facilitar o entendimento sobre os sistemas corporativos, vamos citar alguns exemplos práticos que fazem parte do dia a dia de boa parte das organizações.
Processo de compras
A compra é um processo de suporte e envolve várias etapas, como: seleção de fornecedores, cotação de preços e análise de prazos de entrega.
Isso é crucial para não faltar recursos para a companhia, visto que quando uma matéria-prima demora para chegar, pode comprometer a produção, a entrega ao cliente e, consequentemente, a reputação do negócio.
Vendas de produtos ou serviços
As vendas de produtos e serviços são considerados processos primários e, como tal, demandam muita atenção, pois garantem a receita da empresa.
Isso abrange a identificação de leads e demandas, as propostas de soluções, a negociação e a conclusão de venda.
Como se deve presumir, há vários processos de suporte necessários para garantir que as vendas ocorram, como as compras, a contratação de mão de obra etc.
Recrutamento de colaboradores
Esse é um processo de suporte dentro da organização, que consiste em encontrar talentos, identificar perfis, fazer entrevistas e, finalmente, recrutar.
Assim como os demais procedimentos, ele conta com várias etapas, como: identificação de talentos, análise de perfis, entrevistas e recrutamento.
Para que todos esses processos aconteçam efetivamente, é vital que sejam gerenciados de maneira adequada. E isso nos leva ao próximo tópico.
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O que é a gestão de processos empresariais?
O gerenciamento de processos corporativos refere-se ao planejamento, monitoramento, avaliação e melhoria contínua das atividades de uma organização. Este método sistêmico visa otimizar a eficiência, a eficácia e a adaptabilidade das operações, garantindo um maior alinhamento aos objetivos estratégicos a fim de entregar valor ao cliente.
Também conhecida como BPM (Business Process Management), essa abordagem busca sistematizar as atividades, desde os processos mais simples até os mais complexos, além de padronizar todo o fluxo de trabalho.
Para tal, é elaborado todo o mapeamento de sistemas organizacionais, fornecendo à gestão uma visão 360º do negócio. Como resultado, são identificados todos os elementos que compõem o fluxo de uma atividade.
O conceito é dividido em duas frentes BPMN e BPMS. A seguir, falaremos sobre elas.
BPMN
BPMN é a sigla de Business Process Modeling and Notation, que, traduzido ao português, significa Modelagem e Notação de Processos de Negócios.
Esse método propõe uma representação visual dos procedimentos, utilizando um conjunto de símbolos, marcações, ícones e outros elementos gráficos para ilustrar seu fluxo.
BPMS
BPMS vem da sigla Business Process Management Suite, que, em português, se traduz como Sistemas de Gestão de Processos de Negócio. Essa é uma tecnologia que mapeia, automatiza, executa e controla todas as etapas dos processos corporativos.
Nesse caso, há a proposta de uso de uma suíte de aplicativos para ter mais transparência, agilidade e controle do fluxo de atividades, visando alcançar um maior ganho de escala.
Aliás, uma das suítes de aplicativos para a condução de procedimentos mais completa do mercado é o Google Workspace, que possibilita acompanhar todas as tarefas realizadas dentro da organização.
A colaboração em documentos se dá em tempo real, de modo que a companhia tem um controle efetivo dos procedimentos.
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