A produtividade organizacional é um conceito cada vez mais comum dentro das empresas, ainda mais em um mundo competitivo e globalizado como o nosso.
No entanto, isso não depende só de fatores motivacionais, mas de encontrar as soluções certas que ajudem os funcionários no dia a dia.
Inclusive, boas ferramentas podem até mesmo contribuir para a redução da carga de trabalho, aumentando ainda mais a eficiência de todo o time.
Mas por que reduzir a carga horária? Uma pesquisa recente feita pela Reclaim.ai com 2 mil profissionais, entre gerentes e membros de equipe, apontou que só 12% dos trabalhadores são totalmente produtivos por mais de seis horas.
Esses dados evidenciam que a capacidade não está relacionada com tempo de trabalho, mas, sim, com o que é produzido nessas primeiras seis horas.
Neste artigo, vamos falar o que é a produtividade organizacional e como você pode alcançá-la com os recursos certos. Boa leitura!
O que é produtividade organizacional?
A produtividade organizacional refere-se à eficácia com que uma companhia utiliza seus recursos para alcançar objetivos. Ela mede a relação entre a produção de bens e serviços e os insumos utilizados, como tempo, capital e mão de obra. Esse é um indicador-chave da eficiência operacional de uma empresa.
Ela pode ser analisada individualmente ou em conjunto. Dessa forma, ao analisar o rendimento de um funcionário, por exemplo, estamos medindo sua capacidade em atender a uma exigência.
Por sinal, é preciso não confundir produtividade com rapidez. Isto é, não se deve acreditar que alguém que cumpriu uma tarefa no menor tempo possível seja produtivo.
A efetividade está ligada diretamente à qualidade do resultado que foi entregue. Portanto, esse conceito consiste em entregar um projeto dentro do tempo, mas atendendo todas as expectativas sobre ele.
Por isso, é necessário se atentar aos fatores que podem influenciá-la como um todo. Vamos falar sobre eles no próximo tópico.
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Como aumentar a produtividade organizacional?
Para aumentar a produtividade organizacional, é vital se atentar a alguns pontos importantes, como:
- melhorar o fluxo de trabalho;
- aumentar a satisfação do time;
- ter mais eficiência na comunicação;
- oferecer treinamentos adequados;
- evitar reuniões e e-mails em excesso;
- disponibilizar as ferramentas certas.
Veja mais detalhes logo adiante!
1. Melhore o fluxo de trabalho
Quando o fluxo de trabalho segue uma sequência lógica de processos, fica mais fácil para o colaborador saber exatamente o que precisa ser feito.
Portanto, a definição desse fluxo é um dos aspectos mais importantes para que a empresa eleve sua produtividade.
Todavia, muitas organizações não têm esses processos bem definidos. O resultado é que há duplicação de tarefas, o que eleva os custos de produção. Além do mais, podem surgir entraves e gargalos no processo, deixando-o ainda mais lento.
2. Aumente a satisfação dos colaboradores
Ter funcionários engajados e satisfeitos no ambiente de trabalho é crucial para uma maior eficácia dentro da empresa. Entretanto, quando eles estão insatisfeitos, ocorre justamente o contrário.
Existem muitos aspectos que podem resultar nessa insatisfação. Com base no estudo realizado pela Employee Job Satisfaction and Engagement Report, feito pela Society for Human Resource Management, há 43 aspectos, divididos em 4 grupos, que afetam o engajamento:
- falta de oportunidades de desenvolvimento de carreiras, como usar habilidades, receber treinamentos etc.;
- não ser reconhecido financeiramente pelo trabalho;
- relacionamento conflituoso com os demais trabalhadores e gestores;
- ambiente de trabalho não favorável, incluindo estrutura, estabilidade financeira, segurança etc.
Com isso em mente, é primordial criar estratégias para melhorar todos esses aspectos e, assim, aumentar a satisfação de toda a equipe.
3. Aprimore a eficiência na comunicação
A falta de comunicação clara é um dos principais motivos para a improdutividade, até porque os trabalhadores precisam ficar parando o que estão fazendo para perguntar aos gestores.
Nesse cenário, há maiores chances de retrabalho, pois, por falta de clareza, pode acontecer de um funcionário fazer seu serviço errado e, por consequência, ter que refazê-lo posteriormente.
Logo, é necessário criar mecanismos para que a comunicação seja clara e transparente, de modo que a informação corra de forma mais rápida e eficiente na organização.
4. Dê treinamentos adequados
A capacitação é um dos pilares da produtividade organizacional. Saber “como fazer” está totalmente ligado ao treinamento recebido. Inclusive, o oferecimento de cursos é uma das boas práticas de gestão de RH.
Esse treinamento consiste não só no aprendizado técnico, mas no uso das ferramentas adotadas pela organização, no entendimento de como o fluxo de trabalho é composto e, ainda, no domínio dos recursos que estão disponíveis.
5. Evite reuniões e e-mails em excesso
Muitas empresas pecam nesse quesito, convocando reuniões ou enviando e-mails sem necessidade para os colaboradores. Esse aspecto faz com que se perca muito tempo, deixando a equipe mais improdutiva.
Conforme mostramos no início deste artigo, quando um colaborador trabalha mais do que 6 horas diárias, a eficácia dele cai. Dessa maneira, quanto menos tempo perder respondendo e-mails e fazendo reuniões desnecessárias, mais produtivo ele será.
6. Disponibilize as ferramentas certas
Boas plataformas contribuem para elevar a produtividade. Por exemplo, se um colaborador precisa fechar uma janela, abrir outra e, depois, voltar para a primeira, essas atividades tomam um grande tempo.
Por outro lado, se ele está trabalhando em um ambiente integrado, fica mais fácil ter uma produtividade maior. E uma das plataformas mais completas para isso é o Google Workspace.
Com esse recurso, é possível ter muito mais eficácia, visto que muitas funcionalidades são integradas umas com as outras.
Quais as vantagens do Workspace para a produtividade organizacional?
O Google Workspace propicia uma gama completa de aplicativos integrados, como Gmail, Docs, Drive e Meet, permitindo que as equipes trabalhem juntas em tempo real, independentemente de sua localização geográfica.
Documentos podem ser compartilhados, editados e comentados simultaneamente, otimizando processos e reduzindo o tempo gasto em revisões e trocas de e-mails.
Com essa ferramenta, os arquivos são armazenados na nuvem, facilitando o acesso aos documentos organizacionais de qualquer dispositivo. Isso proporciona flexibilidade, especialmente em modelos de trabalho remoto ou híbrido.
Adicionalmente, o Google investe fortemente em segurança, garantindo que os dados estejam protegidos por meio de criptografia, autenticação em dois fatores e outras medidas de proteção.
No mais, a plataforma é altamente personalizável, podendo adaptar-se de acordo com as necessidades, seja via integração com outros softwares ou criando aplicativos personalizados no AppSheet.
À medida que a empresa cresce, é fácil escalar o número de licenças ou adicionar mais recursos, tornando esse sistema uma solução adequada tanto para startups quanto para grandes corporações.
E, para que a implementação aconteça de maneira efetiva, isso requer uma análise minuciosa das demandas da empresa, contando com uma consultoria de migração em nuvem.
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