A comunicação unificada no ambiente corporativo é uma necessidade para manter o alinhamento e a integração de todo o time, seja no modelo tradicional, híbrido ou remoto.
Apesar das inúmeras vantagens da Era Digital móvel, ela também trouxe alguns desafios, principalmente no cenário empresarial. Além das novas medidas necessárias para garantir a segurança de dados, as companhias identificaram gargalos relacionados ao relacionamento.
Isso acontece tanto externamente, com os clientes, como internamente, entre os colaboradores, fornecedores e parceiros. De fato, a agilidade, praticidade e automação da comunicação podem encurtar processos, mas também distanciar pessoas e desumanizar as relações.
Para evitar isso e, ainda, ganhar eficiência, é preciso utilizar a inteligência da tecnologia a favor da comunicação unificada. Neste artigo, vamos explicar melhor este termo, suas vantagens e algumas dicas para colocar a comunicação unificada em prática.
O que é comunicação unificada nas empresas?
Comunicação unificada, também conhecida pela sigla UC, é a denominação para um conjunto de ferramentas e estratégias de comunicação que se integram no ambiente digital. A ideia, portanto, é garantir a interação e a colaboratividade tão comum ao ambiente de trabalho físico.
Como mencionamos acima, a perda da interação humana, no dia a dia das empresas, gerou uma série de gargalos na comunicação. Afinal, o contato via e-mail, sistemas e mensagens de texto dificulta as trocas entre equipes, setores e projetos.
Para contornar essa deficiência, diversas ferramentas foram desenvolvidas ou importadas para o mundo corporativo. Por exemplo, podemos citar as mensagens de áudio, vídeo, compartilhamento de telas, murais, apresentação de slides etc.
O conjunto dessas ferramentas, disposto em uma plataforma, é denominado comunicação unificada. Além de implementar soluções que trazem mais humanização para o diálogo (imagem e voz dos participantes), ela permite a construção colaborativa em um único espaço. Desta forma, não há quebra na comunicação, tornando-a, como o nome já adianta, unificada.
Basicamente, UC trata-se de um software, sistema ou plataforma que reúne uma série de ferramentas de comunicação a nível empresarial. Isso permite que inúmeras soluções de texto, vídeo e áudio sejam utilizadas em um local na rede, por todos os usuários.
Como o objetivo é unificar e integrar, comumente, ela também possibilita a comunicação com outras ferramentas já em operação, sejam elas comerciais, gerenciais, de marketing, do financeiro etc.
Em outras palavras, a proposta de qualquer plataforma de UC é tornar as comunicações remotas mais fáceis, móveis, dinâmicas e fluídas.
Como funciona uma plataforma de comunicação unificada?
Para garantir aplicabilidade da teoria da comunicação unificada na prática empresarial, é necessário que a plataforma opere em diferentes dispositivos e locais. Um colaborador que está no trabalho remoto deve poder se comunicar pelo celular, em tempo real, com seu gerente, que está usando o desktop da empresa.
Isso, claro, só é possível, se a comunicação unificada for aplicada com o uso de cloud computing. Desta forma, ela estará fixada na nuvem e não em um equipamento físico, garantindo, assim, a mobilidade, a colaboratividade e as trocas em tempo real, sem que o local ou o canal do diálogo tornem-se limitadores.
Quais os benefícios da comunicação unificada?
Muitas empresas notaram a urgência em adaptar suas ferramentas de comunicação empresarial para a Era Digital móvel. E essa demanda se tornou ainda mais evidente nos últimos anos, durante a pandemia do novo coronavírus.
Com as restrições necessárias para conter a crise sanitária, inúmeras empresas precisaram transferir sua carga de trabalho para o home office. Para potencializar os desafios do período, as medidas foram emergenciais, sem planejamento ou construção de uma estrutura adequada.
E, pior, tudo isso aconteceu sem a capacitação e o treinamento para que os colaboradores operassem suas funções nesse novo modelo. Consequentemente, um dos obstáculos que surgiu logo nos primeiros meses foi a dificuldade em manter uma comunicação em tempo real, fluída e interativa.
Podemos afirmar, portanto, que a comunicação unificada foi uma das melhores soluções para minimizar as consequências do período de crise sanitária. Mas esta não é a única vantagem! Siga conosco para conhecer todos os pontos positivos!
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Melhora do relacionamento e da comunicação interna
Uma das vantagens mais óbvias da comunicação unificada é melhorar o diálogo e o relacionamento entre os colaboradores. Afinal, apesar de extremamente prática e funcional, a tecnologia pode gerar um distanciamento entre os interlocutores.
Com a possibilidade de ferramentas de vídeo, áudio, texto e compartilhamentos, a equipe consegue se comunicar de uma maneira muito mais próxima na rotina organizacional.
Uma videochamada no Google Meet, por exemplo, pode ser equivalente aquela ida à mesa de trabalho do colega para compartilhar ideias, tirar dúvidas e combinar a entrega do projeto.
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Ganho de eficiência no fluxo de informação
Outra vantagem muito interessante da comunicação unificada é o ganho de eficiência no fluxo de informação, mesmo operando em diferentes ambientes e dispositivos. Com as ferramentas disponíveis, é possível diminuir as quebras do diálogo remoto.
Imagine, por exemplo, que um colaborador externo precise tirar uma dúvida sobre o cliente que está visitando. E se ele decidisse mandar um e-mail, ou uma mensagem em um app de conversação não unificado? A pessoa capacitada para tirar aquela dúvida pode demorar horas para responder, certo?
“Ah! Mas caso isso ocorra, basta um telefonema!”
Não é sempre possível receber ou realizar chamadas em situações como essa. Seja pela presença do cliente, ou pela impossibilidade do outro colaborador em atender. Já quando contamos com uma plataforma unificada, outros podem auxiliar o colaborador externo, agilizando o fluxo de informação.
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Mais integração entre processos e setores da empresa
Com a comunicação unificada, também é mais simples integrar diferentes setores, processos e até mesmo projetos da empresa. Tais fatores favorecem a colaboratividade entre todos e enriquecem as interações e os debates.
Isso, claro, traz muito mais eficiência e valor às conclusões, bem como tomadas de decisão assertivas em todas as áreas do negócio.
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Adaptabilidade à LGPD
Já falamos algumas vezes por aqui sobre a importância da segurança da informação e, consequentemente, da adequação à Lei Geral de Proteção de Dados. Isso porque mitigar os riscos de ameaças online é uma tarefa diária e complexa.
E ela se torna ainda mais delicada quando existem inúmeros sistemas, canais de comunicação e plataformas de trocas e armazenamento. Por sinal, a dificuldade em gerenciar e manter a segurança é proporcional ao volume de aplicações existentes.
Contar com uma plataforma de comunicação unificada, centraliza e facilita o controle e o monitoramento das ameaças, colaborando, dessa forma, para uma maior efetividade do plano de segurança da informação.
Aliás, isso tudo será potencializado se o fornecedor da plataforma investir neste sentido, oferecer o suporte necessário e manter as ferramentas atualizadas, tal como o Google faz com o Workspace, por exemplo.
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Flexibilidade para escolher o modelo de trabalho mais adequado
Por fim, uma vantagem da comunicação unificada que já citamos por aqui está ligada à mobilidade. Com o conjunto de ferramentas na nuvem, que permitem a troca e a colaboratividade em rede, sua equipe pode trabalhar em diferentes modelos: remoto, presencial e híbrido.
E o melhor: esta escolha não vai interferir na qualidade e na eficiência da comunicação interna. Para exemplificar, a solução permite que o Carlos, em São Paulo, faça uma reunião com a Alice, na Bahia, por meio do Google Meet. Neste encontro virtual, eles podem compartilhar a tela, ilustrar um projeto no docs, ou construir, em conjunto, a planilha financeira do mês.
Enfim, uma comunicação unificada traz muito mais eficiência, mobilidade e fluidez para as trocas online, além, claro, de humanizar a conversação, mesmo fora do escritório.
Confira: Como melhorar a comunicação no ambiente de trabalho: supere este desafio de liderança.
Importância das ferramentas para comunicação unificada
Você deve ter notado, durante este artigo, que a comunicação unificada é dependente da tecnologia. Para que ela seja realmente efetiva, móvel, atue em tempo real e sem os limites de espaço, é vital contar com uma plataforma baseada em cloud computing.
Sendo assim, não haverá quebra na fluidez e tampouco prejuízo no fluxo de informações. Mas, como alertamos acima, é preciso contar com experts no assunto, para garantir a segurança da comunicação e a disponibilidade da informação.
A propósito, você quer investir na comunicação unificada, com uma plataforma que oferece e-mail, videochamadas, áudio, texto, compartilhamento de documentos e apresentações? E mais: espera que seja especializada em inovação, segurança e em ferramentas de produtividade?
Então, o Google Workspace pode ser a solução ideal para o seu negócio. Além de preencher todos os requisitos acima, a plataforma ainda pode ser personalizada para a sua demanda, com soluções, preços e funcionalidades adaptadas ao seu empreendimento.
Tenha um aliado para modernizar sua estrutura tecnológica e implantar a comunicação unificada com o Google. Para tal, fale hoje mesmo com um dos experts da Safetec e comece esse processo agora mesmo!
