Você sabe quais são as consequências da falta de comunicação empresarial? Imagine chegar ao trabalho uns 5 minutos atrasado e descobrir que há uma reunião de diretoria em andamento.
Você deveria estar presente, mas te mandaram o e-mail uns dias atrás e você nem se lembrava mais.
Depois de entrar na reunião sob o olhar repreensivo de todos na sala – e tirar a concentração de um diretor que estava falando –, você tenta descobrir qual o assunto a ser tratado.
Mas está perdido…
De repente, aquele mesmo diretor que você atrapalhou pede alguns dados de faturamento (por sorte, não para você). Um início de burburinho se instala.
Alguns procuram em seus notebooks a planilha de faturamento, enquanto outro sai da sala e diz que está em seu computador e vai imprimir.
No entanto, antes que ele volte, alguém na sala saca um pendrive onde acredita que a planilha se encontra. O diretor a projeta no datashow, mas quando o outro colaborador volta com a planilha impressa, os dados não batem.
Nova confusão. O diretor perde a paciência.
Você, de repente, lembra-se que a planilha atualizada está em sua máquina e que deveria ter trazido para a reunião. Mas evita chamar atenção para seu esquecimento, finge que não é com você.
Sentiu alguma semelhança com seu ambiente de trabalho?
Então está mais do que na hora de iniciar a transformação digital em seu negócio e descobrir a melhor maneira de acabar com a falta de comunicação.
Neste artigo, vamos mostrar quais são os elementos do processo de comunicação, as principais consequências de ruídos e falhas e como você pode evitá-los!
Quais os elementos do processo de comunicação?
O processo de comunicação envolve 4 elementos:
- o emissor: aquele que passa a mensagem, também chamado de fonte;
- a mensagem: a ideia que o emissor quer transmitir;
- o canal: o meio ou veículo que leva a ideia do emissor para o receptor;
- o receptor: aquele que recebe a mensagem.
Para se ter assertividade na comunicação empresarial, é preciso que o emissor saiba como irá transmitir a mensagem, que deve ser clara e objetiva, além de enviada por um canal que todos acessem diariamente e que chegue ao receptor em tempo.
Quando há qualquer tipo de falha em algum desses elementos, podemos dizer que houve um ruído na comunicação, que leva à perda de informação durante a transmissão da mensagem.
E não só isso: os ruídos na comunicação empresarial podem resultar em outros problemas ainda mais graves, como:
- enfraquecimento das relações de hierarquia;
- conflitos entre líder e liderados;
- conflitos entre grupos internos;
- estresse;
- ambiente de trabalho inadequado;
- piora no clima organizacional;
- objetivos pessoais conflitantes com os objetivos da empresa.
Por outro ângulo, as empresas que promovem uma cultura de inovação e criatividade, estímulo à troca de informações, feedback, transparência e colaboração podem ter uma relação entre as pessoas bastante eficiente.
Abaixo, veremos quais são as principais consequências da falta de comunicação nas empresas e como isso pode afetar o desempenho dos colaboradores.
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Quais as consequências da falta de comunicação nas empresas?
A falta de comunicação resulta em desalinhamento de objetivos, redução da eficiência operacional, aumento de erros, deterioração do ambiente de trabalho, desmotivação da equipe e perda de oportunidades de negócios. Aliás, a comunicação ineficiente pode ainda minar a confiança entre o time e a liderança, comprometendo a coesão organizacional.
Portanto, trabalho em equipe, colaboração, integração, troca de ideias e de diferentes pontos de vista, engajamento de funcionários, inovação e produtividade não costumam acontecer em um ambiente no qual há falta de comunicação.
Importância da efetividade da comunicação empresarial
Saber com precisão quais são seus compromissos, datas de entrega de trabalhos e horários de reuniões, além de ter ciência de quem estará presente na ocasião, são outros exemplos da importância da comunicação organizacional.
Isso sem falar no acesso ágil e seguro à informações confiáveis e atualizadas. Por outro lado, a falta de comunicação nas empresas pode gerar consequências graves, como apontam alguns dados de pesquisas:
- a não comunicação antecipada de mudanças organizacionais aumenta em 42% as condutas inapropriadas de funcionários;
- 16% dos erros ao ministrar medicamentos errados em hospitais acontece devido à falta de comunicação;
- empresas com uma comunicação eficiente apresentam um retorno financeiro 47% maior.
Nesse contexto, como fazer a informação fluir e evitar a falta de comunicação nas empresas? A resposta pode estar na transformação digital. Mas, antes, vamos ver como evitar os ruídos de comunicação.
Como evitar ruídos e falhas de comunicação?
Não seria exagero dizer que podem-se evitar ruídos e falhas na comunicação apenas com o uso de ferramentas colaborativas e compartilhadas, baseadas na nuvem, com acesso remoto e móvel.
Mas não é apenas a tecnologia que pode (e deve) ser usada para diminuir as falhas de comunicação empresarial. Algumas atitudes podem fazer toda a diferença e vamos passar algumas delas para você aplicar no dia a dia.
1. Definir canais
É preciso que todos na empresa saibam por quais canais devem enviar cada tipo de informação e, da mesma forma, como serão informados sobre elas quando precisarem.
2. Organizar arquivos e rastreabilidade
É crucial saber onde as informações ficarão arquivadas para consulta e qual o método de classificação dos arquivos para achá-los com facilidade, assim como os autores das informações e os responsáveis por sua guarda e veracidade.
Saiba mais: Aumente a produtividade do time organizando seus arquivos
3. Manter tudo por escrito
A principal falha de comunicação em uma empresa é não tê-la por escrito. Logo, não termine uma reunião sem documentar o que foi decidido ou passar tarefas sem metas claras e prazos definidos, tudo por escrito e arquivado nos locais adequados.
4. Inibir a cultura de “sonegar informações”
Em muitas empresas, cria-se um clima de competitividade entre funcionários, principalmente na área de vendas. Estes, tendem a esconder informações com o objetivo de se beneficiar delas, bater suas metas e se destacar no grupo.
Uma forma de coibir isso é com o uso de sistemas de informação integrados, nos quais tudo é documentado.
Se o funcionário não preencher os dados de seus progressos (visitas, vendas, cadastros de clientes etc.), não será reconhecido por seu desempenho, forçando assim que a informação se torne um patrimônio da empresa – e não de uma pessoa.
5. Incentivar o trabalho em equipe e a colaboração
Quem trabalha junto tem que trocar informações, documentos e planilhas, especialmente se contar com bons sistemas para isso.
Dessa forma, é essencial que os líderes incentivem o trabalho em equipe e a colaboração de todos. Somente assim a comunicação empresarial será mais efetiva.
6. Não ter medo de perguntar
Recebeu uma missão e não entendeu direito alguns pontos? Pergunte e esclareça suas dúvidas. O mesmo vale para quando você é um líder e delega funções para seu time.
Faça com que eles não tenham medo de perguntar. Mostre que você está disposto a ajudá-los da melhor maneira possível. Deixe o diálogo sempre aberto.
Como melhorar a comunicação empresarial com a tecnologia?
Ferramentas de comunicação interna disponíveis em suítes de softwares, como o Google Workspace, trazem uma série de benefícios, ajudando a melhorar a comunicação empresarial. Sua implantação é rápida e praticamente não há necessidade de treinamento.
Para exemplificar, veja como sua empresa pode melhorar a comunicação com o uso da tecnologia:
1. Acesso remoto
Está em casa, visitando um cliente ou mesmo em uma viagem de negócios, hospedado em um hotel? Basta ter um computador conectado à internet para saber tudo que está acontecendo na empresa.
Por meio do Google Workspace, é possível acessar documentos, planilhas, apresentações, imagens e todos os arquivos que necessitar. Tudo fica organizado no Google Drive.
2. Uso de dispositivos móveis
Nenhum computador por perto? Isso também não é problema! Laptops, notebooks, tablets e smartphones podem acessar os aplicativos do Google Workspace e usar todas as funcionalidades.
Mesmo que você esteja parado no trânsito ou na sala de embarque do aeroporto, basta usar seu smartphone e colocar o trabalho em dia.
3. Drives compartilhados na nuvem
Lembra daquela planilha que ninguém achava na reunião que falamos no início deste artigo? Pois é, com o uso de drives compartilhados na nuvem, todos teriam acesso ao documento e saberiam exatamente onde estava.
Por sinal, todas as versões anteriores da planilha estariam salvas e seria possível saber quem fez cada alteração e em que data. E mesmo que alguém, por algum motivo pessoal, não pudesse estar presente, a reunião não seria prejudicada.
4. Agenda compartilhada
Ainda no mesmo exemplo do começo do texto, lembra do esquecimento da reunião? Com o Google Agenda, você não teria se esquecido dela.
Além de saber as datas mais adequadas para marcar reuniões e compromissos com seus colegas de trabalho, você pode programar uma secretária robótica para enviar alertas dos seus compromissos diariamente.
5. Videoconferência sem complicação
Com o Google Meet, boa parte dos presentes na reunião não precisariam se deslocar para a sala onde ela estava ocorrendo, podendo se comunicar remotamente, ainda mantendo os olhos nos olhos.
Mas nem só para reuniões de equipe serve essa ferramenta.
Quando for necessário falar com alguém de forma mais pessoal e detalhada do que por e-mail ou mensagem de texto, acione o Meet e converse com mais profundidade sobre os assuntos que necessita.
6. Edição simultânea de documentos
Sua empresa tem 25 vendedores em campo fazendo vendas e faturando pedidos?
Que tal se eles pudessem completar uma planilha de onde estivessem, simultaneamente, se necessário, indicando os valores e dados dos pedidos em tempo real para que a produção e a expedição já começassem a trabalhar?
Sem falar que essa planilha também estará disponível para o marketing e o financeiro, além de outros departamentos que precisarem das informações.
E não só as planilhas, mas os documentos de texto e as apresentações também podem ser editados de forma síncrona ou assíncrona, trazendo muito mais agilidade à comunicação.
Implementando o Google Workspace
Esses foram apenas alguns exemplos práticos da contribuição da transformação digital para acabar com a falta de comunicação empresarial e suas consequências.
Você ainda pode contar com armazenamento ilimitado, controles avançados de administração e monitoramento de atividades, auditoria, relatórios nos drives compartilhados, criptografia de dados e mais.
Para tal, vale a pena contar com a ajuda de uma consultoria especializada em migração de cloud para tirar o máximo proveito do Google Workspace e colocar um ponto final na falta de comunicação empresarial.
Ficou interessado? Então, entre em contato com um de nossos especialistas e descubra como nós podemos te ajudar!
