Aumente a produtividade do seu time organizando seus arquivos

gestão da produtividade nas empresas

Com o mercado tão competitivo as empresas devem se manter produtivas, mantendo a eficiência nos seus processos, e otimizando cada vez mais a sua relação com o mercado consumidor e com os seus parceiros. As mudanças devem ser feitas priorizando as suas atividades internas, já que os colaboradores devem fazer parte da boa gestão, e entender dos requisitos necessários para que se possa trabalhar da forma mais eficiente.

 
A falta de recursos tecnológicos pode causar um grande problema nos negócios pois são muito importantes, em primeiro lugar por quê a informação digital hoje é bem valiosa, em segundo, porque em muitos casos, a má gerencia desses arquivos acaba atrasando a operação do negócio.
 
O volume de arquivos digitais é assustadora até em pequenas empresas, esse tipo de situação muitas vezes pede a implementação de servidores de arquivos, ou em casos em que a gestão deve ser mais robusta, a implementação de Storages. Além de uma automatização de backup, para garantir que nenhum arquivo será perdido!
 
Deixar os seus arquivos desorganizados trazem diversos problemas, e que podem afetar diretamente o seu negócio. Podemos citar alguns:
1 – Várias versões espalhadas de um mesmo arquivo;
2 – A segurança fica comprometida, já que não há restrições feitas de forma correta;
3 – Dificuldade em encontrar um determinado arquivo;
4 – As rotinas de backup não ficam íntegras;
5 – Perda de dados, eles podem ser confundidos em um trabalho de limpeza;
6 – Retrabalho. Já pensou ter que refazer um relatório porque não encontrou um arquivo no meio de tantos?
 
E qual a importância de manter esses arquivos organizados e bem gerenciados? Vamos elencar algumas vantagens:
  •      Diminui o tempo de busca e gravação desses arquivos;
  •      Evita a duplicação;
  •      Melhora as rotinas de backup;
  •      Melhora a visibilidade desses arquivos;
  •      Facilita o acesso remoto a esses arquivos;
  •      Evita o armazenamento de arquivos mais antigos com arquivos mais novos;
  •      Aumenta a segurança, podendo trabalhar com restrições por usuário ou grupos usando ACL’s;
  •      Diminui espaço em disco entre muitas outras.
 
No dia a dia, é indispensável que as atividades sejam desenvolvidas em todo o seu potencial e coisas simples como procurar um arquivo por muito tempo pode ser dispendioso. Tecnologias que chegam para agregar e aprimorar o dia a dia das equipes de trabalho e de TI já não são mais apenas uma tendência, mas uma vantagem competitiva da gestão em busca de melhores resultados. O versionamento dos arquivos, a mobilidade, a possibilidade de trabalhar em equipe em um único documento simultaneamente e o grande aprimoramento da comunicação entre os colaboradores, todos esses recursos, juntos, em um conjunto de aplicativos integrados e acessíveis do navegador ou a partir de aplicativos em dispositivos móveis é o grande diferencial das empresas para acabar com problemas de baixa produtividade e arquivos descentralizados. 

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