Fazer videoconferência corporativa tornou-se uma rotina na maioria das empresas, principalmente durante a pandemia.
E muitos profissionais continuam a todo vapor com a sua rotina de reuniões online, mesmo com a volta gradual às atividades presenciais.
A verdade é que mesmo antes da Covid-19 mudar a forma de trabalho do país, as ferramentas de videoconferência já eram utilizadas para conectar freelancers aos seus clientes e sedes com suas filiais.
Com a transformação digital integrando a tecnologia às atividades cotidianas, muitas tarefas agora podem ser feitas de forma remota, basta ter um sistema de videoconferências para empresas.
O Google viu o uso do aplicativo Meet crescer 30 vezes nos primeiros meses da pandemia em 2020, atingindo 100 milhões de usuários de videoconferências corporativas diárias.
Se as reuniões online continuam a todo vapor na sua empresa, continue a leitura e aprenda dicas para fazer uma videoconferência corporativa eficiente.
Como funciona um sistema de videoconferências para empresas?
Antes das dicas, é importante entender o funcionamento de um sistema de videoconferências para empresas.
Uma videoconferência, como o nome já entrega, é uma reunião online em tempo real feita com o auxílio de um computador, uma câmera de vídeo e um microfone.
Pelos aplicativos de videoconferência também podem ser realizadas apenas reuniões em áudio.
Esse tipo de reunião online pode envolver duas ou mais pessoas, chegando a grandes grupos de até 250 pessoas conectadas simultaneamente.
É importante destacar que cada solução de videoconferência corporativa tem seus limites de tempo de chamada e número de participantes entre versões gratuitas e pagas.
A versão gratuita do Google Meet, por exemplo, permite chamadas com três ou mais participantes de até 60 minutos. O limite máximo de participantes é de 100 pessoas.
Leia mais sobre a ferramenta no artigo > Google Meet: como funciona e como usar a ferramenta?
5 dicas para fazer videoconferências corporativas + produtivas
A dinâmica de uma videoconferência corporativa precisa ser bem definida para evitar que os funcionários fiquem esgotados depois de muitas horas de reunião.
Estudos já comprovam esse efeito como o realizado pelo Journal of Applied Psychology. O estudo concluiu que 92% dos profissionais entrevistados reportaram fadiga e cansaço depois de uma videoconferência.
Esses sintomas eram ainda mais evidentes em funcionários que faziam várias reuniões online no mesmo dia.
Quer evitar esses efeitos? Confira algumas dicas simples para deixar suas videoconferências corporativas mais produtivas.
1. Estabeleça um limite máximo de tempo para as reuniões
Não é porque a equipe está trabalhando de casa que uma videoconferência corporativa pode durar “para sempre”.
Para aumentar a produtividade e evitar o estresse, estabeleça um limite máximo de tempo para as reuniões online.
Manter as videoconferências entre 30 e 45 minutos é o suficiente para garantir que a conversa seja focada naquilo que precisa ser discutido, sem margens para conversas paralelas.
Para evitar insatisfações, crie um pequeno formulário online de pesquisa e pergunte aos funcionários o tempo que eles consideram ideal. Assim, o alinhamento será ainda melhor.
2. Evite reuniões no horário de almoço
Outra dica para que as equipes façam uma videoconferência corporativa produtiva é evitar agendá-las no horário do almoço — entre 12h e 14h.
Nada desconcentra e impacienta mais do que “prender” as pessoas durante o horário das refeições. A pausa no meio do dia é uma forma de recarregar as energias depois da manhã.
Por isso, é importante orientar bem os líderes de departamento e de projetos para evitarem esses horários.
Para fugir dos problemas, crie regras para as videoconferências como:
- limite máximo para duração das reuniões online;
- horário proibidos (ex: horário almoço, após o fim do expediente);
- horário liberados (ex: 9h às 11h e de 14h30 às 18h30).
3. Determine um dia sem reuniões
Manter a qualidade de vida trabalhando de casa é uma tarefa complicada para a maioria dos profissionais.
Então, determine um dia sem reuniões para que a equipe possa relaxar e descansar das ferramentas.
A sexta-feira pode ser um excelente dia para isso ou até mesmo a segunda-feira. Inclua essa pergunta no formulário para fixá-la como regra no manual de videoconferência corporativa da empresa.
Um estudo da Universidade de Stanford nos Estados Unidos destaca que a fadiga das reuniões online é pior para as mulheres.
Segundo o estudo, uma a cada sete mulheres (13,8%) em comparação com um a cada 20 homens (5,5%) responderam que se sentem “muito” ou “extremamente” fatigados depois de chamadas online.
Então, um dia sem reuniões e até reuniões sem câmeras ligadas ajudam a combater os sintomas de cansaço na equipe.
4. Forneça equipamentos e infraestrutura para a equipe
Outro detalhe importante para organizar uma videoconferência corporativa mais produtiva é fornecer equipamentos aos funcionários.
Muitas vezes os membros da equipe não possuem equipamentos pessoais ou preferem utilizar um equipamento melhor da empresa.
Isso garante não só agilidade nas atividades do dia a dia, mas também a segurança das informações e dados de trabalhos.
Se necessário, cheque a necessidade de um auxílio para o serviço de internet durante o período de home office. Uma videoconferência de qualidade exige uma internet mais ágil.
5. Monte um checklist para decidir sobre a reunião
Por fim, monte um checklist para decidir se a reunião é necessária ou se poderia ser um e-mail ou uma breve mensagem para o grupo com o repasse.
É essencial para a produtividade evitar desperdício de tempo com reuniões online. Questione se:
- O assunto em pauta precisa realmente ser resolvido em uma reunião?
- Posso resolver com alguém pontualmente por ligação ou e-mail?
- Quem precisa realmente estar presente na reunião?
Escolha uma solução para videoconferência
Existem inúmeras soluções para videoconferência no mercado e para evitar confusões entre as ferramentas digitais, a melhor solução é padronizar um aplicativo para toda empresa utilizar.
Assim, todos aprendem a usar os recursos e conseguem fazer reuniões online mais ágeis e produtivas.
O Google Workspace é um sistema que fornece todas as ferramentas, inclusive a de videoconferência corporativa, que facilitam tanto o trabalho remoto quanto o presencial nas empresas.
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