Parece que todo mundo tem uma fórmula mágica para aumentar a produtividade, seja usando aplicativos ou metodologias famosas, como a Pomodoro ou GTD. Mas será que existe mesmo um plano de ação para aumentar a produtividade?
Fizemos uma pesquisa intensiva e encontramos pesquisas comprovadas de 7 especialistas, que transformamos em nosso plano de ação para aumentar a produtividade em 7 passos.
Confira, os resultados podem ser surpreendentes!
Saiba mais: Como fazer a análise do desempenho organizacional?
Plano de ação para aumentar a produtividade em 7 passos comprovados
Você vai ver a seguir como aumentar sua produtividade com ajuda de conselhos de especialistas que realizaram estudos ou escreveram artigos.
1- Crie novos hábitos de produtividade
Em um artigo escrito por Maura Thomas e Shawn P. Thomas, estes estudiosos do assunto, entre diversos outros resultados, recomendam que o primeiro passo rumo a conquista da produtividade é mudar alguns hábitos e se fixar em outros, mais produtivos.
O exemplo que dão é, quando você chega ao escritório, e passa a manhã toda lendo e-mails. Na verdade, você acaba não realizando nada.
A dica deles é simples: a primeira atividade do dia deve ser programar suas tarefas e compromissos, organizar sua agenda em função das prioridades e dos trabalhos mais significativos que tem para realizar no dia, ou em períodos maiores, como semanas e meses.
Portanto, fuja da rotina e descubra os hábitos de produtividade ideais para você.
2- Defina prazos com cuidado
Agora que você já decidiu o que vai fazer em seu dia, semana ou mês, é preciso definir prazos de entrega, mas sem ser escravo deles.
Em um artigo publicado na Harvard Business Review, Elizabeth Grace Saunders defende que prazos são sim uma boa maneira de ajudar as pessoas a serem mais produtivas.
As dicas desta escritora são as seguintes:
- Datas de entrega servem como marcos de priorização
- Com elas, fica mais fácil perceber se vai dar mesmo conta do que prometeu fazer
- Ao ver que o prazo está terminando, intuitivamente você relega atividades menos importantes para segundo plano
- Caso note que o prazo não será cumprido, avise seus superiores
- Não esqueça de deixar alguns momentos de folga entre suas entregas
- Não se deixe levar pelo estresse: prazos devem ajudar, não atrapalhar sua produtividade
3- Escolha um bom aplicativo de produtividade
Em outro artigo de Maura Thomas, também na Revista de Harvard, a dica de como implementar seu plano de ação para aumentar a produtividade é escolher um aplicativo que se encaixe adequadamente em suas necessidades.
Depois de definir suas prioridades e prazos, nada melhor que abandonar anotações em papéis soltos e adotar um bom app.
A dica de Maura é se fazer 3 perguntas, antes de escolher o software de gestão de tarefas:
- Como eu monitoro o progresso das minhas tarefas?
- Esse software vai se encaixar nas minhas necessidades?
- Que problemas eu quero que esse programa resolva?
Aqui mesmo em nosso blog, já fizemos uma ótima seleção de aplicativos para aumentar a produtividade, como Trello, Slack, Google Drive e muitos outros, dê uma olhada: 12 dicas de melhoria da produtividade com ajuda de apps
4- Proteja seu tempo
O PhD em Filosofia Ron Friedman, é bem claro ao determinar em seu artigo a importância de se tomar o controle de seu tempo.
Mais uma vez, resumimos suas dicas em uma lista de regras práticas que vão ajudar você a construir seu plano de ação para aumentar a produtividade:
- Procure trabalhar mais em projetos que você mesmo iniciou, é mais motivador (mas nem sempre possível)
- Diga não para projetos que não são prioritários
- Foque nos objetivos que você pode alcançar
- Não perca tempo com telefonemas de pessoas que vão tirar seu foco (programe seu celular para filtrar essas ligações)
- Aceite que você não é de ferro e precisa descansar às vezes
5- Trabalhe em equipe para solucionar problemas
Segundo a professora da Universidade de Stanford, Kathryn Shaw, em seu artigo publicado na Stanford Business, o trabalho em equipe para solucionar problemas complexos estimula a produtividade nas empresas.
Portanto, não se isole quando há necessidade de resolver algo que é de responsabilidade do time, junte-se a eles, evitando, é claro, aquelas reuniões improdutivas que todos conhecemos, mas buscando solucionar os desafios com objetividade.
Leia também: 5 dicas de integração de equipes de trabalho
6- Pense no home office
Não apenas para você, mas para a equipe como um todo, incluir dias de trabalho em casa, o famoso home office, tem se revelado extremamente produtivo para as empresas.
Um estudo realizado por Nicholas Bloom e seu aluno James Liang, da Universidade de Stanford, em um Call Center, mostrou que os funcionários que foram designados para trabalhar em casa tinham um desempenho 13,5% melhor que os que ficavam no escritório.
Um ambiente mais tranquilo e acolhedor é apontado pelos autores como o motivo dessa melhor performance dos trabalhadores em casa.
7- Tenha um horário certo para dormir
Nada pior que dormir mal e não conseguir trabalhar direito no dia seguinte. Por isso, ao fazer seu plano de ação para aumentar a produtividade, fuja das horas-extras e das noites acordado trabalhando.
Em um artigo publicado por Ron Friedman na Harvard Business Review, este professor recomenda criar um ritual específico para dormir bem, como forma de garantir a produtividade, a memória e o bom-humor no dia seguinte, confira:
- Já que vai dormir mais cedo, selecione as coisas que mais gosta de fazer e deixe de lado hábitos menos prazerosos
- Determine a hora exata em que estará na cama, já de pijamas
- Reserve meia hora para relaxar, deitado, antes de adormecer. Pode ser ler um livro, por exemplo, mas evite contato com tecnologia e smartphones, nessa hora
Apague a luz, é claro, e bons sonhos!
Veja um resumo dos 7 passos para criar um plano de ação para aumentar a produtividade:
- Crie novos hábitos de produtividade
- Defina prazos com cuidado
- Escolha um bom aplicativo de produtividade
- Proteja seu tempo
- Trabalhe em equipe para solucionar problemas
- Pense no home office
- Tenha um horário certo para dormir
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