Segundo pesquisa da Grant Thornton, o Brasil é o segundo país com maior intenção de investimentos em TI. Entretanto, sabemos que essa não é a realidade de todas as organizações, já que muitas adotam um orçamento de TI limitado, principalmente as mais novas ou que criaram o setor recentemente.
Será que dá para fazer uma boa gestão na área de TI mesmo com poucos recursos financeiros? Continue a leitura para conhecer as melhores estratégias e ferramentas que mostram que isso é mais do que possível.
Estratégias para lidar com orçamento de TI limitado: melhores opções
Se você está com a grana curta para gerir o setor de TI, vale a pena investir em alternativas para garantir a qualidade do seu setor com menos custos. Confira as melhores estratégias para lidar com um orçamento limitado.
1- Avalie as necessidades do setor e da sua infraestrutura de TI
Gerir a área de TI com uma verba limitada exige uma abordagem estratégica centrada na avaliação precisa das necessidades da equipe e da empresa em termos de colaboração. Primeiramente, é essencial compreender a situação financeira da organização e definir prioridades claras para a alocação de instrumentos.
Dessa forma, a solução é focar em serviços que ofereçam o máximo de retorno sobre o investimento, em vez de seguir modismos tecnológicos.
Para realizar uma avaliação precisa das necessidades de colaboração, é fundamental envolver todas as partes interessadas, desde os funcionários até os líderes empresariais. Isso pode ser feito por meio de entrevistas, pesquisas e workshops, visando identificar lacunas nas operações existentes e oportunidades de otimização.
Além disso, é importante considerar soluções de baixo custo ou mesmo gratuitas, como softwares de código aberto, que atendam às necessidades de colaboração da equipe sem comprometer o orçamento.
Leia também: O código fechado pode estar impactando nos resultados da sua empresa: saiba como!
2- Priorize recursos essenciais
Se a sua verba em TI está limitada, você não pode sair gastando com qualquer funcionalidade. Por isso, é importante destinar o orçamento para recursos essenciais.
Para fazer isso, comece analisando as demandas da organização, identificando as atividades críticas e os serviços essenciais que a TI deve suportar. Essa informação pode variar de empresa para empresa.
Porém, para começar, veja uma lista de funcionalidades que não devem ficar de fora dos seus investimentos em TI:
- comunicação colaborativa;
- gestão de tarefas;
- segurança de dados;
- automação de processos;
- monitoramento de desempenho.
Outra dica é apostar em soluções em nuvem, que permitem reduzir custos, ao mesmo tempo em que contam com uma alta escalabilidade, para que a empresa não precise fazer ajustes conforme as mudanças nas necessidades da organização.
Inclusive, confira este vídeo em nosso canal no qual listamos algumas das razões para você investir em soluções em nuvem. Confira:
3- Busque alternativas de código aberto
Como mencionamos no tópico anterior, uma abordagem sensata é explorar opções de ferramentas de cooperação de código aberto, que oferecem funcionalidades semelhantes às soluções comerciais, mas com custos significativamente mais baixos ou mesmo gratuitos.
Ao optar por soluções de código aberto, as organizações podem economizar dinheiro em licenças de software, taxas de suporte e atualizações. Ademais, o código aberto muitas vezes permite mais personalização e flexibilidade para atender às necessidades específicas da organização.
No entanto, é importante considerar alguns aspectos ao escolher soluções de código aberto, como a disponibilidade de suporte técnico, a segurança do software e a comunidade de desenvolvedores ativa.
Não está convencido? Saiba que, segundo um levantamento feito pela Red Hat, 29% dos líderes de TI entrevistados afirmam que utilizam código aberto em vez de soluções de softwares tradicionais.
4- Negocie contratos
Gerenciar a área de TI com um orçamento limitado pode ser um desafio, mas a negociação de contratos é uma estratégia eficaz para otimizar os instrumentos disponíveis.
Ao negociar contratos de serviços de colaboração, é fundamental adotar algumas estratégias inteligentes para garantir melhores condições e custos mais baixos.
Uma opção é comparar várias propostas de diferentes fornecedores e utilizar essa concorrência a seu favor durante as negociações. Assim, é importante identificar claramente as necessidades específicas da empresa e negociar termos que atendam a essas demandas de forma eficiente.
Outra dica é buscar flexibilidade nos contratos, incluindo cláusulas que permitam ajustes de escopo ou redução de serviços caso seja necessário no futuro. A medida traz adaptabilidade às mudanças nas demandas da organização e evita custos desnecessários.
5- Invista em modelos de pagamento flexíveis
Gerenciar a área de TI com uma verba limitada pode ser facilitado ao investir em métodos de pagamento flexíveis, como o pagamento por uso.
Ao explorar serviços que contam com esse modelo de remuneração, as empresas podem adaptar os custos de acordo com suas necessidades e recursos disponíveis.
Uma vantagem significativa de adotar métodos de pagamento flexíveis é a capacidade de evitar despesas fixas elevadas, pagando apenas pelos instrumentos e serviços efetivamente utilizados. A estratégia permite uma melhor gestão financeira, especialmente em momentos de flutuações na demanda ou no orçamento.
Além disso, os modelos de pagamento flexíveis oferecem escalabilidade, permitindo que as organizações aumentem ou diminuam o uso dos serviços conforme necessário, sem comprometer contratos ou enfrentar penalidades por alterações.
6- Tenha treinamento e suporte eficientes
Ao dedicar recursos para treinar os colaboradores no uso eficiente dos serviços de TI, as empresas garantem que o investimento em tecnologia seja maximizado.
O treinamento adequado permite que os funcionários compreendam as ferramentas e os sistemas que usam diariamente, resultando em produtividade aprimorada e menos tempo gasto em solução de problemas.
Também é preciso frisar que colaboradores bem treinados estão mais preparados para lidar com atualizações e mudanças tecnológicas, reduzindo a dependência de suporte externo.
Ao investir em treinamentos, é importante avaliar também os instrumentos de apoio oferecidos pelos provedores de serviços de TI.
Além disso, escolher fornecedores que ofereçam suporte eficiente e acessível pode ajudar a minimizar custos com manutenção e solução de problemas, mantendo a operação da área de tecnologia da informação de forma eficaz, mesmo com uma verba limitada.
7- Não se esqueça da segurança e da conformidade
Gerir a área de TI com um orçamento limitado não significa comprometer a segurança e a conformidade. Investir de forma inteligente nessas áreas é fundamental para proteger os dados e garantir que a organização siga as regulamentações.
Uma estratégia eficaz é priorizar práticas de segurança essenciais, como a implementação de firewalls, antivírus e atualizações regulares de software.
Além do mais, é fundamental educar os funcionários sobre práticas de segurança cibernética, como a criação de senhas seguras e a identificação de phishing.
Outra sugestão é aproveitar soluções de segurança de código aberto, que podem ser uma alternativa econômica às soluções comerciais. Além disso, monitorar continuamente a infraestrutura de TI e responder proativamente a possíveis ameaças ajuda a mitigar riscos sem incorrer em grandes custos.
Ferramentas de colaboração empresarial: quais não podem faltar?
Lembra que falamos que investir em funcionalidades é algo que deve fazer parte da destinação da sua verba em TI?
Confira a seguir algumas das ferramentas de cooperação empresarial que trarão mais produtividade e economia para esta área.
Slack
A plataforma de comunicação tem canais organizados por equipe, projeto ou tópico, permitindo conversas em tempo real, compartilhamento de arquivos e integrações com outras ferramentas de TI.
Microsoft Teams
Integra chat, reuniões, chamadas e colaboração em documentos, proporcionando um ambiente centralizado para equipes de TI se comunicarem e contribuírem em projetos.
Jira
Uma ferramenta popular para gerenciamento de projetos ágeis, permite que equipes de desenvolvimento de software acompanhem o progresso, atribuam tarefas e trabalhem em equipe em um ambiente unificado.
GitHub
Ideal para equipes de desenvolvimento de software, o GitHub facilita a cooperação no desenvolvimento de código, revisão de código e gerenciamento de versões.
Google Workspace
Oferece uma variedade de aplicativos, como Google Drive, Google Docs e Google Sheets, que permitem colaboração em tempo real em documentos, planilhas e apresentações.
Zoom
Essencial para reuniões virtuais e videoconferências, o Zoom oferece recursos avançados de comunicação, como compartilhamento de tela e salas de reunião virtuais.
Trello
Uma ferramenta de gerenciamento de projetos baseada em quadros, que permite que equipes de TI visualizem o progresso das tarefas, atribuam responsabilidades e trabalhem coletivamente de forma eficiente.
Depois de aprender como gerir o seu setor com orçamento de TI limitado, você conseguirá ter uma equipe produtiva, com ferramentas eficientes e um alto desempenho, além de gerar economia para a sua organização.
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