O que é o Google Docs? Economia e colaboração em sua empresa

painel de controle Google

Sabe o que é contar com um editor de texto super prático e intuitivo de utilizar, gratuito, sem ter que comprar licenças ou instalar em sua máquina, disponível em qualquer computador ou dispositivo móvel que você acessar, onde quer que esteja e com atualizações automáticas? 

Se você sabe o que é isso, é porque sabe o que é Google Docs!

O Google Docs é o editor de texto na nuvem do Google, totalmente gratuito para quem instalar o Google Chrome em seu computador. Quer saber mais sobre o que é e para que serve o Google Docs? Então confira esta postagem!

Veja também: Google Docs: Tenha uma galeria de modelos de documentos!

O QUE É GOOGLE DOCS?

Como dissemos, o Google Docs é um editor de texto. Mas um editor de texto “onipresente”, que sempre estará ao seu lado. 

Ou seja, basta ter um dispositivo móvel e conectar-se à sua conta para poder usar todas as suas funcionalidades, que vão muito além de editar textos, é claro!

O recurso é muito popular e utilizado por conta da sua praticidade. Além disso, é possível fazer a edição remota, e no acesso de todas as outras pessoas, as alterações estarão lá, sem a necessidade de ficar enviando novas versões.

Falaremos sobre isso a seguir para entender um pouco mais para que serve, as principais vantagens e como usar o Google Docs.

Afinal, como usar o Google Docs?

Para usar o Google Docs é necessário ter uma conta no Gmail. A partir disso, você consegue criar, editar e compartilhar diferentes tipos de arquivos. 

Uma vez que você estiver na página inicial do e-mail, basta clicar em “Google Apps” no canto superior direito. A partir dali, você pode entrar no Drive e criar um novo arquivo, ou então já selecionar “Documentos”, “Planilhas” ou qualquer outra opção.

A parte de edição dos arquivos funciona de maneira muito similar a outros conhecidos editores de texto. Veja um exemplo desse documento:

Fonte: Support Google

Viu como é fácil entender como usar o Google Docs? Agora, confira os principais benefícios de usar essa ferramenta no dia a dia da sua empresa.

7 vantagens de usar o Google Docs

Quando analisamos as vantagens, conseguimos entender melhor para que serve o Google Docs. Confira os benefícios que separamos.

1. Compartilhamento e edições simultâneas

Sabe o que é o Google Docs para alguém que tem a necessidade de compartilhar um documento enquanto é criado? Imagine ter que escrever um contrato de serviços, por exemplo, e poder dividir as tarefas assim:

  • o time da área técnica descreverá o escopo;
  • a equipe comercial tratará de detalhes sobre prazo de entrega, funcionalidades extras, descontos, ofertas especiais, etc.;
  • a área jurídica tratará da parte legal;
  • o pessoal do financeiro irá estudar a viabilidade econômica do contrato.

Imagine agora essas equipes trabalhando juntas no mesmo documento, compartilhado por todos ao mesmo tempo, podendo acrescentar balões de diálogo, fazer perguntas online, usar o “hangouts” (até com vídeo conferência, se quiser) e resolver tudo o mais rápido possível, com a anuência e consenso de todos os envolvidos.

Parece ótimo, certo?

Veja mais: Hangouts: Como participar de um Hangout sem logar em uma conta Google

Nada daquela bagunça de cada área escrever sua parte e passar para a outra por e-mail, receber de volta, fazer correções, devolver novamente, repassar para uma terceira área e, de repente, perder a última versão nessas idas e vindas de e-mails e começar tudo de novo… Nada disso!

Se você sabe o que é compartilhar um documento com dezenas de pessoas ao mesmo tempo, editar online e chegar à versão final sem enviar um único e-mail, então você sabe o que é o Google Docs.

Confira: Google Docs: Compartilhe arquivos e estabeleça as permissões adequadas para cada colaborador

2. Histórico e revisões ilimitadas

Depois de terem definido o documento final, a equipe descobre que é preciso dar uma olhada em uma versão anterior, que ficou lá para trás, perdida para sempre… 

Não. Com Google Docs vocês podem resgatar automaticamente o backup das versões anteriores, listadas por data e horário, com muita facilidade. Isso acontece sem que você tenha que ficar salvando a cada minuto, porque o próprio Google Docs já faz isso para você.

Confira também: OneDrive for Business: Controlando o histórico de versões dos arquivos

3. Alta capacidade de armazenamento e segurança

Seus arquivos estarão disponíveis onde você precisar deles, bastando se conectar à internet. 

Além disso, conta com uma grande capacidade de armazenamento, sem falar na segurança de servidores com rotinas de processos altamente profissionais administrados pelo Google.

4. Compatibilidade com a maioria dos arquivos 

Exporte seus arquivos em Microsoft Word, PDF, Docx, Txt, Html e muitos outros com bastante facilidade e sem complicações.

DICA: Como acessar o Google Docs em modo Offline

5. Diferentes definições de níveis de edição para cada colaborador

Além de poder compartilhar os textos em tempo real, aumentando a colaboração e a produtividade, você pode definir níveis de edição conforme a participação de cada colaborador no projeto.

Enquanto o leitor não consegue fazer nenhum tipo de mudanças no documento, o comentarista pode fazer sugestões e comentários. Já o editor, como o nome sugere, tem acesso liberado para fazer alterações diretamente no arquivo.

Saiba mais: Como criar um sistema CRM utilizando Google Docs?

6. Possibilidade de adicionar outros recursos

Você sabia que pode incluir recursos para tornar o seu documento mais adaptável para as suas necessidades? As principais funcionalidades que podemos contar são:

  • imagens: você pode inserir imagens diretamente do computador, de páginas da internet ou do Drive;
  • tabela: é só selecionar o número de linhas e colunas, além de ser possível editar suas configurações;
  • desenhos: você pode criar imagens, fluxogramas, diagramas e outros;
  • links: adicione um link de uma página da Web em qualquer palavra do seu conteúdo;
  • gráficos: é possível adicionar diversos tipos de gráficos ou importar um do Planilhas;
  • favoritos: atalhos para partes específicas do documento;
  • índice: gerado automaticamente com linkagem para cada título em que você aplicou um estilo.

7. Utilize outros aplicativos

Agora, imagine todas essas vantagens descritas acima disponíveis também para outros tipos de programas, como planilhas eletrônicas e editores de apresentações de slides. 

Você pode acrescentar aos seus programas do Google Docs, também de forma gratuita pelo navegador Google Chrome, outros aplicativos, como:

  • Planilhas Google (ou Google Sheets);
  • Apresentações Google (ou Google Slides);
  • Formulários Google (ou Google Forms);
  • Desenhos Google;
  • Google My Maps;
  • Google Sites;
  • Google Jamboard.

E da mesma forma que o Google Docs você poderá compartilhar, editar em conjunto, ver versões anteriores, conversar por meio de comentários, além de ter tudo armazenado na nuvem e à sua disposição onde você estiver.

Indicação de leitura: Quanto custa o Google Workspace?

Agora que você já sabe o que é Google Docs, dê uma olhada neste case em que o Google Apps For Work fez toda diferença no Grupo Julietto, referência em fast-food no Estado de Pernambuco que precisava melhorar a comunicação corporativa, criação e compartilhamento de informações.

Acesse mais informações: CASE JULIETTO.