O orçamento de TI é comumente visto como um desafio dentro das empresas. E isso ocorre por diversos motivos, como dificuldade em otimizar recursos, dualidade Capex versus OpEX e, inclusive, a falta de investimento estratégico.
Apesar de todo o globo já ter assimilado a importância da tecnologia para a preservação e o crescimento dos negócios, o Brasil ainda investe uma porcentagem muito pequena do seu PIB em pesquisa e desenvolvimento nessa área.
Essa é, inclusive, uma preocupação do governo e mais precisamente da Comissão de Ciência e Tecnologia (CCT) do Senado.
Segundo Gianna Sagazio, diretora de Inovação da Confederação Nacional da Indústria (CNI), o Brasil está na contramão das potências mundiais, que passaram a investir mais em ciência e tecnologia no período pós-pandêmico.
O incentivo neste setor deve ser uma preocupação e uma responsabilidade do governo, criando políticas de incentivo e fortalecendo a importância da tecnologia para o desenvolvimento do país. Mas as empresas também podem colaborar internamente para superar esse desafio.
E a melhor forma de realizar isso é a transformação digital, investir de forma estratégica e compreender como otimizar os recursos atuais. O primeiro passo neste sentido é conhecer profundamente o orçamento de TI e descobrir como torná-lo mais eficiente e estratégico.
Neste artigo, vamos visualizar quais os principais custos e como otimizar o orçamento de TI, sem comprometer a qualidade e o potencial de crescimento da empresa.
Boa leitura!
Quais os principais custos de TI?
Para saber como otimizar o orçamento de TI, primeiro precisamos conhecer os principais custos. Para facilitar a visualização, separamos em algumas categorias básicas, são elas:
- Estrutura tecnológica – Considera-se aqui máquinas, equipamentos, itens de manutenção física e demais elementos de hardware.
- Serviços – Neste item devem estar a infraestrutura não palpável. Ou seja, softwares licenças, servidores, máquinas virtuais, armazenamento, aplicações, suporte etc;
- Equipe – é comum que este seja disposto como um custo geral da empresa, mas é importante olhar com atenção para ele. Afinal, a área demanda profissionais cada vez mais capacitados e devem ser remunerados de acordo com o mercado e qualificação profissional. Também é interessante incluir aqui investimentos em treinamento e capacitação;
- Manutenção – Por fim, estão os custos para manter ou melhorar o nível de eficiência da estrutura física e digital da empresa. Como troca de equipamentos, consertos, atualizações etc.
Sem contar os custos que significam perdas para a empresa, como ociosidade, consequências financeiras relacionadas a indisponibilidades e outros. A ideia deste tópico é dar um panorama dos principais custos de TI, mas o indicado é fazer o levantamento personalizado para a sua empresa.
Visualizar quanto um setor custa é fundamental para identificar gargalos, analisar os retornos alcançados e embasar planejamentos estratégicos. Inclusive, muitas empresas optam por terceirizar inúmeros elementos tecnológicos quando realizam esse levantamento.
Desafios de manter um budget de TI alinhado com os objetivos da empresa
A área de tecnologia é uma das mais complexas dentro de uma empresa. Afinal, as inovações ocorrem com extrema agilidade e dificilmente é possível acompanhá-las. Entretanto, quanto mais uma empresa demorar para realizar as atualizações, mais vantagem competitiva ela estará perdendo.
Encontrar um ponto de equilíbrio entre a demanda por inovações, o retorno sobre o investimento e a real necessidade do negócio é um dos maiores desafios. Porque não se trata apenas de preferências e percepções.
Para ter uma estrutura tecnológica eficiente e otimizada é preciso investir em planejamento, pesquisa e, claro, em uma equipe especializada. Afinal, não basta possuir os elementos corretos, é preciso utilizá-los da melhor maneira para acessar todo o seu potencial.
Por exemplo, nem sempre é interessante para a empresa substituir suas aplicações legadas por novas, se elas ainda são eficientes para a empresa. E podem ser atualizadas e integradas a outras ferramentas.
A manutenção delas pode gerar economia sem afetar a eficiência. Isso é exatamente o que precisamos em um planejamento de otimização do orçamento de TI. E para te ajudar nessa missão, listamos algumas dicas práticas e efetivas, confira!
6 formas de otimizar o orçamento de TI
Antes das dicas de como otimizar o orçamento de TI é importante compreendermos a diferença entre corte, ou redução, e otimização. Reduzir é eliminar uma parte da infraestrutura atual, seja hardware, software, colaborador etc.
Esse corte não é necessariamente positivo ou estratégico para diminuir os custos em TI. Afinal, ele pode impactar na qualidade e eficiência de processos, produtos e serviços. Podendo, inclusive, ter efeitos negativos no retorno do setor e no faturamento da empresa.
Antes de eliminar itens da sua estrutura tecnológica, é preciso considerar se eles não estão sendo usados abaixo da sua capacidade. Essa é exatamente a primeira dica, veja só:
1 – Analise o desempenho da estrutura atual
Conhecer a capacidade e a realidade do seu setor é uma dica extremamente valiosa de como otimizar o orçamento de TI. Muitas empresas, inclusive, conseguem ajustar processos e gerar economia logo nesta primeira etapa.
Mas é preciso muito cuidado para não tomar decisões baseadas em percepções, como já adiantamos acima. Para esta dica ter o resultado esperado, os gestores precisam analisar dados e verificar o desempenho de todo o inventário de ativos tecnológicos.
Além de analisar as tendências de mercado, necessidades da empresa, possibilidades de retorno e de crescimento. Trata-se de um processo muito estratégico e que vai demandar integração entre os gestores de diversas áreas da empresa.
2 – Modernização de aplicações
Como mencionamos, aplicativos legados não são, necessariamente, itens que precisam ser cortados da empresa. Principalmente se ainda são importantes e relevantes para determinados processos.
Ao invés de eliminá-los, é possível adaptá-los por meio da modernização de aplicações. Trata-se de um conjunto de técnicas e processos capazes de adaptar a infraestrutura e os recursos obsoletos a novas demandas.
Manter aplicações legadas, sem a devida modernização, atrasa o processo de transformação digital da sua empresa. Além de afetar o potencial de integração e gerar ineficiência para outros processos.
Com o investimento correto, é possível agilizar o amadurecimento da sua estrutura e aumentar o potencial de inovação.
Falamos mais detalhadamente sobre este tema em outro artigo, confira – O que é modernização de aplicações: importância do processo e como fazê-lo.
3 – Segurança!
Esta é uma dica que pode não parecer interessante para quem quer otimizar o orçamento de TI, certo?
Mas, na realidade, ela é uma das mais importantes. Afinal, quando falamos de otimização, estamos considerando obter melhores resultados, criando cenários mais favoráveis, com o intuito de obter mais valor, correto?
Falhas na segurança e vulnerabilidades geram custos exorbitantes para o setor de TI. Tanto financeiros, com multas e perdas de clientes, quanto de desempenho, com paralisações frequentes e o comprometimento da estrutura tecnológica.
Além, claro, de prejudicar a imagem da empresa no mercado e diminuir os índices de autoridade e confiabilidade.
Investir em segurança da informação é, portanto, uma dica valiosa de como otimizar o orçamento de TI.
4 – Monitoramento constante
Como já mencionamos algumas vezes, as inovações ocorrem com muita rapidez. Isso significa que a estrutura tecnológica da empresa precisa ser revista com muita frequência. Assim como o planejamento financeiro e estratégico destinado ao setor de TI.
Sem esse monitoramento, a empresa manterá aplicações legadas, sem a devida modernização, por mais tempo que o necessário. Gerando, assim, gargalos e prejuízos de eficiência.
O ideal, portanto, é acompanhar o desempenho de toda a estrutura para responder a quedas com mais agilidade.
5 – Ferramentas personalizáveis e personalizadas para o seu negócio
O setor de TI demanda alto investimento na construção de uma estrutura tecnológica robusta e preparada para receber as inovações. Para otimizar os recursos destinados a elementos físicos, hoje, as empresas podem contar com o termo “as service”, como IaaS, PaaS etc.
Com o auxílio da computação em nuvem é possível compartilhar infraestrutura, plataformas e softwares de outras empresas. Sem, portanto, destinar um investimento alto para ter acesso às melhores ferramentas.
Essas soluções costumam ser personalizáveis, ou seja, capazes de se adaptarem e se integrarem a processos já utilizados. E também podem ser personalizadas em relação aos serviços e aos valores ofertados.
O Google Workspace, por exemplo, uma plataforma completa com inúmeras funcionalidades, oferece um modelo de pagamento baseado no uso e não em pacotes fechados.
Dessa forma, a empresa consegue desenvolver uma estrutura tecnológica mais robusta, flexível e personalizada, sem extrapolar o budget de TI.
6 – Invista na transformação e modernização tecnológica da empresa
Com o mapeamento da estrutura de TI é possível planejar uma transformação tecnológica eficiente e personalizada para o negócio.
Inclusive, você pode contar com empresas especializadas, tanto para fazer um diagnóstico da sua empresa, quanto para dar suporte ao processo de modernização.
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