Saber o que é Change Management é fundamental para minimizar os desafios do cenário atual com mudanças cada vez mais velozes e profundas.
Mudar, adaptar, colaborar com a evolução da sociedade, das ferramentas e dos métodos de trabalho não são ações orgânicas aos seres humanos. Pelo menos não para grande parte deles. Afinal, nossa tendência é entrar em uma zona de conforto e permanecer ali.
Mudanças significam movimento, novos desafios e, teoricamente, trabalho extra com estudo, compreensão das novidades e capacitação para utilizá-las. Por isso, é muito frequente que, apesar dos ganhos comprovados, ainda haja tanta resistência a mudanças. Principalmente no ambiente de trabalho!
Para facilitar o processo e implantar uma cultura organizacional focada em melhoria, a empresa precisa saber quando e como aplicar Change Management. Assim, os colaboradores poderão incorporar essa nova visão no dia a dia.
E o melhor, é possível desenvolver passos do plano de Change Management para incluí-lo na rotina de adaptações e implantações. Fique até o final para receber dicas de ouro na gestão de mudanças.
Boa leitura!
O que é Change Management?
Change Management é o termo em inglês para gestão de mudanças. Na prática, trata-se de uma metodologia que visa acompanhar e guiar os colaboradores de uma empresa em processos de transformação.
Para isso, é preciso contar com uma série de ferramentas, técnicas, estratégias e normas de gerenciamento, desde a preparação até o suporte pós-mudança. Desta forma, é possível não apenas minimizar os desafios das alterações, mas também monitorá-las e guiar os colaboradores para que atinjam os melhores resultados possíveis.
Talvez você esteja pensando: como é possível implementar passos de um plano de Change Management, se as mudanças organizacionais são extremamente diversas e demandam processos específicos?
É, realmente, esse é um dos maiores desafios. Afinal, dificilmente um mesmo script de ferramentas e estratégias que auxiliam na gestão de mudanças será eficiente em todos os contextos.
Para facilitar a construção de um plano de Change Management personalizável é preciso ter em mente dois fatores: a dinâmica geral da empresa e os diferentes tipos de mudanças organizacionais. Desta forma, a empresa consegue adaptar um mesmo plano para cenários diversos.
Confira abaixo quais são estes tipos de alterações:
- incremental – Como o próprio nome sugere, são alterações que somam algo a processos já estabelecidos. Ela incrementa, portanto, uma nova solução, ferramenta ou etapa. Como, por exemplo, a implantação de um CRM mais robusto;
- transformacional – Neste tipo de mudança organizacional há uma transformação mais complexa, que visa alterar o modelo atual, afetando a empresa como um todo. Não é incluído algo novo e sim transformado, com nova estrutura, novos conceitos e metodologias;
- evolucionária – Aqui a ideia é caminhar em um processo de evolução, com metas específicas e processos determinados. Com esse tipo de mudança a empresa pode se adaptar melhor a demandas atuais ou se preparar para as futuras;
- revolucionária – Damos este nome para mudanças que alteram profundamente a estrutura ou as estratégias do negócio, normalmente ligadas ao reposicionamento ou à realocação da marca. Para isso, a empresa pode mudar ou transformar seus valores, missão ou visão. Seja para se adequar ao mercado ou para transpor momentos de crise.
Vale citar que podemos categorizar as mudanças também como voluntárias ou involuntárias. No primeiro caso, a empresa decide por si só que é o momento de agregar soluções, transformar processos ou alterar sua estrutura de operação. Já no segundo, existe uma força externa que leva à mudança, muito comum durante crises.
Com isso em mente, é mais simples implementar o Change Management personalizável para o negócio. Afinal, mesmo que sejam situações diferentes, o gerenciamento pode seguir um padrão.
Mas, na prática, quando aplicar Change Management?
O Change Management deve ser um processo contínuo, principalmente no cenário atual, com a velocidade que inovações ocorrem e tendências que se atualizam constantemente.
Mas isso deve ser posto em prática, mais especificamente, quando há o planejamento ou a demanda por mudanças organizacionais, tais como:
- inclusão ou exclusão de cargos;
- implantação de novas ferramentas, soluções, processos e estratégias;
- criação e disponibilização de produtos ou serviços diferentes dos atuais;
- reposicionamento de marca.
Nestes casos, a estratégia de Change Management deve ser aplicada na prática, com adaptação do plano segundo os objetivos, cronograma, etapas e processos necessários.
E isso, claro, considerando a meta final, como redução de custos, remanejamento de pessoal, troca de liderança, automação, ganho de valor ou eficiência, integração, organização etc.
Então, resumidamente, o plano de Change Management deve fazer parte da rotina da empresa e será aplicado quando um dos tipos de mudanças precisar ser realizado, seja de forma voluntária ou involuntária.
Como aplicar Change Management?
Vimos acima quando aplicar Change Management, agora vamos analisar como esse processo deve ocorrer. E, infelizmente, teremos que começar com a máxima do mundo corporativo: depende!
A aplicação varia a depender do tipo de mudança e dos objetivos desejados. Como visto, essa alteração pode ser mais superficial, com o acréscimo de uma ferramenta ou upgrade de uma solução já utilizada. Ou então uma modificação estrutural muito mais profunda.
O elemento comum em transformações que envolvam um departamento ou a empresa em sua totalidade é o planejamento. Isso significa que em todos os casos a empresa precisa ter um plano de gestão de mudanças. Confira abaixo os 4 passos de um plano de Change Management.
4 passos de um plano de Change Management
Como mencionamos, a prática de Change Management pode se alterar a depender da mudança, mas, para facilitar o gerenciamento, a sua empresa pode determinar etapas fundamentais a todo planejamento.
São elas:
1. Definição dos objetivos, processos e a estrutura do plano de Change Management
Nesta etapa, os gestores devem identificar o tipo de mudança que ocorrerá, quais os objetivos pretendidos com ela e os processos necessários para alcançá-los. Para ter eficiência no plano, é fundamental ser realista e quantitativo.
Ou seja, conhecer exatamente quais as possibilidades do negócio e os ganhos reais das alterações. Um exemplo, é a ideia de implantar um software de automação do atendimento ao cliente, com a inclusão de um chatbot.
Qual etapa do atendimento terá mais sucesso com essa ferramenta? Normalmente, processos mais simples, como solicitação de segunda via, informações sobre a cartela de produtos, dúvidas frequentes etc.
Qual procedimento é mais emergencial? Ou seja, onde estão os maiores gargalos do seu atendimento? O chatbot atuará para desafogar os colaboradores? Tornará a área mais eficiente? E o objetivo quantitativo? A mudança diminuirá em quanto o tempo de atendimento, de espera ou de resposta?
2. Determinação dos recursos e da equipe que participará do processo
Com os objetivos traçados, é o momento de determinar qual o orçamento necessário, assim como os recursos que serão utilizados e quais precisam ser adquiridos. E, claro, qual ou quais equipes participarão ativamente das implementações.
3. Comunicação e capacitação de todos os envolvidos
O terceiro passo do plano de Change Management é a comunicação de todos os envolvidos direta ou indiretamente. Os colaboradores precisam ter conhecimento do plano de ação e, principalmente, da sua colaboração para o sucesso dele.
Em seguida, é fundamental capacitar e treinar o time para que ele saiba colocar em prática todos os processos e estratégias traçadas no primeiro item.
4. Monitoramento de processos e, principalmente, dos resultados!
Por fim, e um dos passos mais importantes, é o monitoramento! É natural que algumas ideias teóricas não apresentem os resultados esperados quando colocadas em prática. E você só saberá disso ao acompanhar os processos de mudanças e os resultados.
Quanto antes identificar fragilidades e ineficiências, mais rápido será a correção e as adaptações. Economizando, assim, tempo e recursos destinados ao plano.
Dica de ouro para ter sucesso em Change Management: cuidado com seus parceiros e fornecedores!
Change Management, como vimos no decorrer deste artigo, é um processo indispensável para as empresas que desejam ter sucesso, escalabilidade e autoridade no mercado atual. Com um bom plano de gestão de mudanças, elas terão mais facilidade de adaptação.
E, claro, mais chances de sucesso ao realizar mudanças locais, superficiais ou extremamente complexas e revolucionárias.
Na prática, sabemos que as inovações podem enfrentar inúmeros obstáculos, como esbarrar em aplicativos legados, em estruturas não integráveis, em falta de habilidades e conhecimentos específicos. Assim como na resistência dos colaboradores e até mesmo de clientes.
Mas, sem dúvidas, um dos maiores desafios é investir em parceiros e fornecedores que também estejam alinhados com a visão inovadora do seu negócio.
Por exemplo, não faz sentido alterar por completo a estrutura tecnológica da empresa ao inserir uma nova ferramenta, só porque seus fornecedores não realizam atualizações e incrementações frequentes. Esse gargalo limitará as possibilidades e quebrará o fluxo de integração entre áreas, processos e estratégias.
Por isso, um dos maiores segredos para o sucesso do plano de Change Management é investir em parceiros que tenham a inovação como parte da cultura organizacional. Desta forma, a absorção de mudanças será muito mais simples e rápida.
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