A produtividade se tornou uma palavra de grande importância na era digital. Com equipes se tornando cada vez mais enxutas, mas com a expectativa do mesmo nível de produção, encontrar ferramentas de produtividade se tornou essencial para que uma empresa se destaque no mercado.
Afinal, elas são uma ótima maneira de aumentar os números e garantir processos aprimorados em todos os diferentes setores organizacionais. Mas como essas ferramentas podem ajudar a empresa? Quais são os melhores investimentos? Continue a leitura e descubra!
Como as ferramentas de produtividade podem ajudar a minha empresa?
Para entendermos o impacto das ferramentas de produtividade na rotina dos colaboradores, primeiro precisamos entender o que é produtividade.
Imagine dois profissionais da mesma equipe, Ricardo e Bruna. Ricardo adora “dar o sangue” pela empresa, fazendo três horas extras de trabalho todos os dias além de responder e-mails e atualizar planilhas no final de semana.
Já Bruna costuma chegar na empresa no horário, checar sua lista de tarefas diárias montada em uma ferramenta de produtividade e trabalhar apenas as 8 horas esperadas. Raramente faz horas extras e nunca precisa trabalhar de final de semana.
Qual dos dois você acredita ser o mais produtivo?
Enquanto Ricardo é sim esforçado, ele mostra que não é tão produtivo, já que precisa de horas extras para conseguir atender todas as demandas necessárias. Já Bruna é o que chamamos de produtiva, onde ela consegue aproveitar ao máximo as suas horas de trabalho para concluir suas demandas.
O excesso de trabalho se tornou até mesmo motivo de preocupação no Japão, onde profissionais estão morrendo por causa das horas extras.
Sem contar que todo esse tempo gasto/perdido em processos manuais poderia ser investido em atividades estratégicas que trariam maior retorno para a empresa.
Ou seja, atender todas as demandas da empresa sem aumentar a carga de trabalho através das ferramentas de produtividade levará não só uma redução de custos e de para a empresa, como também oferecerá mais qualidade de vida aos colaboradores.
Quais são as principais ferramentas de produtividade no trabalho?
Agora que já falamos sobre como as ferramentas de produtividade podem ajudar a sua empresa, vamos mostrar, portanto, quais são as principais ferramentas de produtividade que podem ser usadas no seu dia a dia no trabalho.
Para aumentar a produtividade no trabalho: Google Workspace
O Google Workspace é o antigo G Suite que é uma plataforma empresarial que engloba várias ferramentas voltadas para as atividades corporativas.
Ela pode ser usada desde um pequeno negócio até uma grande empresa, com o intuito de organizar os processos de gestão, armazenar informações e até mesmo possibilitar a criação de soluções personalizadas. Dentre as ferramentas disponíveis estão:
- Gmail;
- Google Docs;
- Meet;
- Google Agenda.
Portanto, para quem está em busca de como aumentar a produtividade no trabalho, essa é uma ferramenta bem interessante. Até porque, todo o processo é em nuvem, o que garante mais facilidade para a implantação do trabalho remoto.
Para organizar demandas: Trello
Quando pensamos em maneiras de aumentar a produtividade e melhor gerenciar a rotina de trabalho, uma das associações mais comuns são as checklists. Mas ao invés de ter apenas uma lista de papel do lado do computador, utilizar uma ferramenta como o Trello pode ser muito mais produtivo.
Essa ferramenta simples de usar e com opções gratuitas e pagas reúne demandas de diferentes projetos em cartões, onde podem ser acrescentadas listas, prazos, comentários e outras opções para ser mais organizado.
Para exemplificar, vamos imaginar uma empresa de sapatos femininos que está planejando a sua coleção outono/inverno. Esse projeto envolve diversos departamentos da empresa, desde a área de criação e suas ideias, a compra dos materiais necessários pela equipe de Procurement até a campanha para o lançamento dos produtos pela equipe de marketing.
Ao invés de depender apenas do boca-boca e do e-mail para compartilhar informações, criar uma coluna no Trello onde todas as demandas de todos os departamentos são listadas facilitará o acesso à informações importantes, melhorando a produtividade.
Para a comunicação interna: Slack
Se engana quem pensa que uma ferramenta de comunicação interna é importante apenas para empresas que utilizam o trabalho remoto. Esse tipo de software ajuda qualquer organização a se tornar mais eficiente, já que a falta de comunicação pode causar problemas como:
- Retrabalho;
- Atrasos na produção de tarefas;
- Falta de alinhamento de demandas.
Preocupante, não é mesmo? É por isso que o Slack é uma ótima ferramenta de produtividade, que oferece versões gratuitas e pagas. Além de funcionar como um bate-papo onde podem acontecer conversas individuais e em equipe, o Slack permite:
- Compartilhar arquivos como documentos, imagens, vídeos e mensagens de voz;
- Personalização de notificações;
- Integrações com outros sistemas, como Google Calendar;
- Automação de mensagens.
Para reuniões mais produtivas: Skype
Aposto que você provavelmente já conhece essa ferramenta de produtividade, mas ainda não tinha pensado no potencial que o Skype tem para melhorar a sua organização.
Esse famoso software de ligações e videoconferências possibilita a realização de reuniões com a mesma qualidade sem os gastos de tempo e dinheiro de locomoção, possibilitando uma economia de até 60% gastos com salas de conferência e até 40% com viagens.
Para reunir e compartilhar arquivos: Google Drive, uma das melhores ferramentas de produtividade
Todas as empresas precisam de um espaço para armazenar e compartilhar arquivos com segurança e agilidade. Que tal então investir no Google Drive para cumprir esse papel?
Com essa ferramenta de produtividade, sua equipe pode criar e compartilhar diversos arquivos como imagens, planilhas e documentos de texto – além de poder definir quem poderá acessar o arquivo, quem comentará nele e quem poderá editá-lo.
Com o Google Drive, que também tem opções gratuitas e pagas, a sincronização de dados se torna mais rápida e fácil. Ou seja: produtividade na certa.
Para aprimorar o atendimento ao cliente: Movidesk
Uma pesquisa feita pela Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios revelou que 61% dos consumidores acreditam que o atendimento ao cliente é mais importante do que o preço ou a qualidade dos produtos.
Por isso, as empresas estão cada vez mais focadas a aprimorar o atendimento ao cliente, já que ele é um dos responsáveis por:
- Crescer o faturamento;
- Ampliar o ticket médio;
- Melhorar a reputação da empresa;
- Aumentar a retenção e fidelização de clientes.
E para aprimorar essa experiência de atendimento, existem ferramentas de produtividade que oferecem recursos como:
- Centralização dos canais de atendimento em um único dashboard;
- Automatização de processos de suporte e atendimento;
- Eliminação de trabalhos repetitivos;
- Melhor controle de tickets;
- Facilitar a aplicação de pesquisas de satisfação ao cliente;
- Acompanhamento de indicadores de desempenho, como métricas de produtividade;
- Criação de uma base de conhecimento para oferecer a possibilidade de autoatendimento.
Não é incrível tudo que um sistema de atendimento ao cliente como o da Movidesk pode fazer pela empresa? Com todos os recursos listados (e muitos outros), ele permite centralizar todas as solicitações dos seus clientes e automatizar processos do setor.
Isso sem contar as funcionalidades como sistema de atendimento por WhatsApp e funcionalidades para atender as demandas de Customer Success das empresas.
Ou seja, se sua empresa se preocupa com o relacionamento com o cliente, essa ferramenta de produtividade é indispensável.
Esperamos que com todas as ferramentas citadas neste artigo, sua empresa consiga levar mais segurança, organização e produtividade para todos os seus processos!Este artigo foi escrito pela Movidesk, empresa especializada em soluções para o atendimento ao cliente com mais de 1.700 clientes no Brasil!
