Com o dia a dia corrido das equipes, é normal se preocupar com as entregas. Por esse motivo, encontrar boas ferramentas de produtividade em nuvem se tornou uma necessidade real.
Em outras palavras, adotar aplicativos corporativos permite que equipes híbridas ou remotas trabalhem de forma colaborativa, mesmo que distantes fisicamente, a fim de aprimorar processos e agilizar a execução das tarefas.
Ainda não tem um sistema do tipo na sua empresa? Então, o artigo a seguir é para você!
Nas próximas linhas, explicamos os motivos pelos quais adotar esse tipo de ferramenta é tão vantajoso e apresentamos opções completas para o seu negócio. Está preparado?
Por que investir em ferramentas de produtividade em nuvem?
As ferramentas de produtividade em nuvem podem ser grandes aliadas das equipes, pois agilizam a execução das tarefas diárias. Assim, os colaboradores produzem mais, em menos tempo, o que também contribui para evitar a sobrecarga de demandas.
Tal resultado se deve, em grande parte, à possibilidade de colaboração em tempo real que essas plataformas oferecem.
Com isso, várias pessoas podem editar um mesmo documento simultaneamente, o que acelera a finalização dos projetos. Mudanças e correções ocorrem no momento em que surgem, e permitem que o trabalho avance para a próxima etapa sem a necessidade de esperar a conclusão da tarefa por outro colega.
Mas não ache que vira bagunça, pois é possível acompanhar quem faz cada alteração. Adicionalmente, as soluções em nuvem para trabalho colaborativo entregam:
- acessibilidade (você pode acessá-las de qualquer lugar, basta ter autorização para visualizar os arquivos e conexão com a internet);
- mobilidade (não é necessário instalar nenhum sistema no computador, já que tudo fica disponível online);
- segurança (os provedores de serviços em nuvem investem pesado em mecanismos de proteção de dados, como criptografia e autenticação de dois fatores).
Como melhorar a produtividade com ferramentas em nuvem?
A maneira mais adequada de melhorar a produtividade com ferramentas em nuvem é a partir de uma curadoria das soluções para trabalho colaborativo. Esse processo visa identificar quais são os aplicativos mais adequados para atender às demandas de cada tipo de equipe.
Por exemplo, ferramentas para home office que possibilitem trabalhar 100% de forma remota, mas, mesmo assim, mantenham o time todo conectado (como aplicativos de troca de mensagens e compartilhamento de documentos).
Ou ainda, plataformas para equipes híbridas, que permitem o acesso de qualquer lugar para que os colaboradores continuem com acesso aos projetos, não importa se, no dia em questão, eles trabalharem de casa ou do escritório.
Percebe como cada situação demanda soluções específicas? Por esse motivo, é essencial ter cuidado ao escolher as próximas ferramentas da sua empresa.
Atualmente, temos disponíveis dois ótimos pacotes de ferramentas de produtividade em nuvem: o Google Workspace e o Zoho Workplace, cada um com suas particularidades. Nos próximos tópicos, explicaremos como funcionam. Não deixe de conferir!
Quais são as ferramentas de produtividade em nuvem do Google Workspace?
O Google Workspace é o antigo G Suite, uma plataforma empresarial que engloba várias ferramentas voltadas para as atividades corporativas do Google.
Pequenos negócios e grandes empresas usam essa solução para organizar processos de gestão, armazenar informações e até criar soluções personalizadas.
Dentre as ferramentas disponíveis, estão:
- Gmail;
- Drive;
- Meet e Chat;
- Docs, Sheets e Slides;
- Calendar.
Veja as funcionalidades de cada um desses aplicativos a seguir!
1. Gmail
O Gmail é o e-mail do Google. A versão corporativa é a mais adequada para as empresas, especialmente por ser personalizável.
Portanto, você não tem um endereço que é [email protected], mas sim, [email protected]. Essa mudança pode parecer simples, mas transmite mais profissionalismo.
Além dessa característica, o Gmail corporativo oferece segurança, com criptografia e autenticação, e integração completa com as outras ferramentas do ecossistema Google Workspace, que apresentamos a seguir, para uma rotina de trabalho mais fluida.
2. Drive
Todas as empresas precisam de um espaço para armazenar e compartilhar arquivos com segurança e agilidade, e o Google Drive cumpre bem esse papel.
Com essa ferramenta de produtividade, sua equipe cria e compartilha diversos arquivos, como imagens, planilhas e documentos de texto. Além disso, consegue definir quem acessa o arquivo, quem comenta e quem pode editá-lo.
O Google Drive tem opções gratuitas e pagas, e você pode usá-lo para sincronizar os dados empresariais de maneira rápida e fácil. O resultado é só um: o aumento da produtividade.
3. Meet e Chat
O Chat é uma ferramenta para conversar em tempo real com equipes remotas. A plataforma conta com integração com inteligência artificial (IA) para ajudar na escrita das mensagens, corrigir erros e ainda resumir informações.
Já o Meet é o aplicativo de videoconferência do Google Workspace. Também usa IA para melhorar a qualidade de som e imagem e traduzir, automaticamente, conversas em outros idiomas.
4. Docs, Sheets e Slides
Os aplicativos Docs, Sheets e Slides são ferramentas de edição de textos, planilhas e apresentações, respectivamente. Funcionam de maneira integrada às contas do Google e a equipe pode acessá-las remotamente por computadores, tablets ou celulares.
A grande vantagem é que essas aplicações são totalmente colaborativas. Ou seja, mais de uma pessoa pode trabalhar nos arquivos, e é possível acompanhar as edições em tempo real ou visualizar o histórico em outro momento.
5. Calendar
Por fim, o Calendar é um aplicativo que serve para gerenciar os compromissos. Você também consegue monitorar o tempo gasto em cada tarefa e até abrir sua agenda para reuniões.
Quais são os aplicativos corporativos para equipes remotas do Zoho Workplace?
O Zoho Workplace é uma opção mais econômica que o Google Workspace, mas igualmente eficaz para estimular a colaboração e a produtividade nas empresas.
As melhores soluções para trabalho colaborativo do Zoho Workplace são: Zoho Mail, WorkDrive, Writer, Sheet, Show, Cliq, Meeting e Calendar. Confira a seguir os principais recursos de cada uma!
1. Zoho Mail
O Zoho Mail é o e-mail profissional com foco em privacidade do Zoho Workplace. A solução é 100% livre de anúncios e conta com:
- domínio personalizado;
- integração com outras ferramentas do ecossistema;
- segurança e proteção contra spam.
2. WorkDrive
O WorkDrive é o aplicativo de armazenamento em nuvem. A solução é segura e permite criar e compartilhar arquivos com outros membros da equipe, o que o torna ideal para times híbridos ou remotos.
A opção ainda permite trabalhar online (conectado à internet) ou offline (quando você estiver em um local sem conexão) para não perder nenhum momento do dia e garantir a produção das tarefas.
3. Writer, Sheet e Show
Já o Writer, Sheet e Show são os editores colaborativos de documentos, planilhas e apresentações. As aplicações funcionam de maneira semelhante às do Google Workspace (que são mais conhecidas), então não há mistério na hora de usar.
4. Cliq e Meeting
O Cliq é um chat integrado para conversas instantâneas, mas também dá para criar grupos e fazer chamadas de vídeo e áudio. Já o Meeting é o aplicativo de videoconferência, que permite compartilhar telas e gravar reuniões para enviar aos demais membros da equipe.
5. Calendar
Por último, temos o Calendar, uma agenda online que ajuda a organizar o dia a dia das equipes e, assim, manter a produtividade. O aplicativo ainda permite integração com outras plataformas, como Google e Microsoft, para facilitar o controle dos compromissos.
Que outras soluções para trabalho colaborativo vale a pena adotar?
Existem outras ferramentas de produtividade em nuvem que você pode adotar além das soluções integradas do Google Workspace ou Zoho Workplace, como: Trello, Slack e softwares de CRM. Veja os objetivos de cada um logo abaixo!
1. Para organizar demandas: Trello
Quando pensamos em maneiras de aumentar a produtividade e melhor gerenciar a rotina de trabalho, uma das associações mais comuns são os checklists. Mas, em vez de ter apenas uma lista de papel ao lado do computador, utilizar uma ferramenta como o Trello pode ser muito mais produtivo.
Além de simples de usar, conta com opções gratuitas e pagas e reúne demandas de diferentes projetos em cartões. Inclusive, as tarefas podem ter listas, prazos, comentários e outras opções para ser mais organizado.
Para exemplificar, vamos imaginar uma empresa de sapatos femininos que planeje sua coleção outono/inverno. Esse projeto envolve diversos departamentos, desde a área de criação e suas ideias, a compra dos materiais necessários pela equipe de Procurement até a campanha para o lançamento dos produtos pela equipe de marketing.
Ao invés de depender apenas do boca a boca e do e-mail para compartilhar informações, criar uma coluna no Trello para listar as demandas de todos os departamentos facilita o acesso às informações importantes e melhora a produtividade.
2. Para a comunicação interna: Slack
Engana-se quem pensa que um aplicativo de comunicação interna é importante apenas para empresas que utilizam o trabalho remoto. Esse tipo de software ajuda qualquer organização a se tornar mais eficiente, já que a falta de comunicação pode causar problemas como:
- retrabalho;
- atrasos na produção de tarefas;
- falta de alinhamento de demandas.
Preocupante, não é mesmo? É por isso que o Slack é uma ótima ferramenta de produtividade, que oferece versões gratuitas e pagas. Além de funcionar como um bate-papo que suporta conversas individuais e em equipe, ainda permite:
- compartilhar arquivos como documentos, imagens, vídeos e mensagens de voz;
- personalizar notificações;
- integrar com outros sistemas, como Google Calendar;
- automatizar mensagens.
3. Para gerenciar a carteira de clientes: Softwares de CRM
Algumas das funções mais importantes em uma empresa são conhecer bem seus clientes para oferecer a eles exatamente o que desejam. Para alcançar esse resultado, é necessário fazer a gestão da força de vendas.
Nesse sentido, aplicativos de CRM são excelentes ferramentas de produtividade para as equipes de marketing, vendas e até mesmo suporte.
Com esses softwares, é possível:
- contar com um cadastro centralizado de clientes com dados atualizados;
- registrar todas as interações e conversas;
- segmentar clientes e leads;
- acompanhar o fluxo das vendas no chamado “funil de vendas”;
- acessar estatísticas comerciais;
- compartilhar os dados em tempo real com os diversos departamentos envolvidos.
Como escolher as melhores soluções para trabalho colaborativo?
Lembra que falamos lá no início que escolher a melhor solução para trabalho colaborativo é o primeiro passo para aumentar a produtividade da sua empresa? Pois bem, agora separamos algumas dicas úteis que servem de guia na hora de decidir entre as opções, que são:
- avaliar o tamanho da sua equipe (times maiores precisam de ferramentas mais robustas e/ou com mais espaço de armazenamento);
- considerar as necessidades do time (como aplicativos específicos ou certas integrações);
- analisar o seu orçamento (a ideia é que não “pese no bolso” no final do mês);
- segurança dos dados (sempre opte por plataformas que ofereçam criptografia e autenticação de dois fatores, além de outros mecanismos de proteção);
- suporte ao cliente (o setor de atendimento deve estar sempre disponível para sanar quaisquer dúvidas e resolver problemas);
- escalabilidade (você pode aumentar o número de usuários ou espaço facilmente);
- experiência do usuário (as ferramentas devem ser intuitivas, ter uma interface amigável e carregar rapidamente).
Ao pesar todos esses pontos, você consegue escolher a ferramenta de produtividade em nuvem perfeita para o seu negócio!
Como implementar plataformas de colaboração empresarial com eficiência?
Ainda tem dúvidas a respeito das plataformas de colaboração empresarial? Então, você precisa conhecer a Safetec, que atua há mais de 19 anos como Cloud Advisor e pode oferecer:
- consultoria para identificar a melhor solução em nuvem para o seu negócio;
- suporte na implementação das novas ferramentas e na migração dos dados;
- treinamento para sua equipe;
- suporte técnico para atender no que sua empresa precisar;
- acompanhamento contínuo para garantir a boa usabilidade das soluções.
Agende um bate-papo com um dos nossos especialistas e conheça mais sobre os serviços da Safetec!
