A produtividade se tornou uma palavra de grande importância na era digital. Com equipes se tornando cada vez mais enxutas, mas com a expectativa do mesmo nível de produção, encontrar maneiras de ser produtivo se tornou uma constante.
E as ferramentas de produtividade são uma ótima maneira de aumentar os números e garantir processos aprimorados em todos os diferentes setores organizacionais. Mas como essas ferramentas podem ajudar a empresa? Quais são os melhores investimentos? Continue a leitura e descubra!
Como as ferramentas de produtividade podem ajudar a minha empresa?
Para entendermos o impacto das ferramentas de produtividade na rotina dos colaboradores, primeiro precisamos entender o que é produtividade.
Imagine dois profissionais da mesma equipe, Ricardo e Bruna. Ricardo adora “dar o sangue” pela empresa, fazendo três horas extras de trabalho todos os dias além de responder e-mails e atualizar planilhas no final de semana.
Já Bruna costuma chegar na empresa no horário, checar sua lista de tarefas diárias montada em uma ferramenta de produtividade e trabalhar apenas as 8 horas esperadas. Raramente faz horas extras e nunca precisa trabalhar de final de semana.
Qual dos dois você acredita ser o mais produtivo?
Enquanto Ricardo é sim esforçado, ele mostra que não é tão produtivo, já que precisa de horas extras para conseguir atender todas as demandas necessárias. Já Bruna é o que chamamos de produtiva, onde ela consegue aproveitar ao máximo as suas horas de trabalho para concluir suas demandas.
O excesso de trabalho se tornou até mesmo motivo de preocupação no Japão, onde profissionais estão morrendo por causa das horas extras.
Sem contar que todo esse tempo gasto/perdido em processos manuais poderia ser investido em atividades estratégicas que trariam maior retorno para a empresa.
Ou seja, atender todas as demandas da empresa sem aumentar a carga de trabalho através das ferramentas de produtividade levará não só uma redução de custos e de para a empresa, como também oferecerá mais qualidade de vida aos colaboradores.
Quais são as principais ferramentas de produtividade?
- Para organizar demandas: Trello
Quando pensamos em maneiras de aumentar a produtividade e melhor gerenciar a rotina de trabalho, uma das associações mais comuns são as checklists. Mas ao invés de ter apenas uma lista de papel do lado do computador, utilizar uma ferramenta como o Trello pode ser muito mais produtivo.
Essa ferramenta simples de usar e com opções gratuitas e pagas reúne demandas de diferentes projetos em cartões, onde podem ser acrescentadas listas, prazos, comentários e outras opções para ser mais organizado.
Para exemplificar, vamos imaginar uma empresa de sapatos femininos que está planejando a sua coleção outono/inverno. Esse projeto envolve diversos departamentos da empresa, desde a área de criação e suas ideias, a compra dos materiais necessários pela equipe de Procurement até a campanha para o lançamento dos produtos pela equipe de marketing.
Ao invés de depender apenas do boca-boca e do e-mail para compartilhar informações, criar uma coluna no Trello onde todas as demandas de todos os departamentos são listadas facilitará o acesso à informações importantes, melhorando a produtividade.
- Para a comunicação interna: Slack
Se engana quem pensa que uma ferramenta de comunicação interna é importante apenas para empresas que utilizam o trabalho remoto. Esse tipo de software ajuda qualquer organização a se tornar mais eficiente, já que a falta de comunicação pode causar problemas como:
- Retrabalho;
- Atrasos na produção de tarefas;
- Falta de alinhamento de demandas.
Preocupante, não é mesmo? É por isso que o Slack é uma ótima ferramenta de produtividade, que oferece versões gratuitas e pagas. Além de funcionar como um bate-papo onde podem acontecer conversas individuais e em equipe, o Slack permite:
- Compartilhar arquivos como documentos, imagens, vídeos e mensagens de voz;
- Personalização de notificações;
- Integrações com outros sistemas, como Google Calendar;
- Automação de mensagens.
- Para reuniões mais produtivas: Skype
Aposto que você provavelmente já conhece essa ferramenta de produtividade, mas ainda não tinha pensado no potencial que o Skype tem para melhorar a sua organização.
Esse famoso software de ligações e videoconferências possibilita a realização de reuniões com a mesma qualidade sem os gastos de tempo e dinheiro de locomoção, possibilitando uma economia de até 60% gastos com salas de conferência e até 40% com viagens.
- Para reunir e compartilhar arquivos: Google Drive
Todas as empresas precisam de um espaço para armazenar e compartilhar arquivos com segurança e agilidade. Que tal então investir no Google Drive para cumprir esse papel?
Com essa ferramenta de produtividade, sua equipe pode criar e compartilhar diversos arquivos como imagens, planilhas e documentos de texto – além de poder definir quem poderá acessar o arquivo, quem comentará nele e quem poderá editá-lo.
Com o Google Drive, que também tem opções gratuitas e pagas, a sincronização de dados se torna mais rápida e fácil. Ou seja: produtividade na certa.
- Para aprimorar o atendimento ao cliente: Movidesk
Uma pesquisa feita pela Revista Pequenas Empresas, Grandes Negócios revelou que 61% dos consumidores acreditam que o atendimento ao cliente é mais importante do que o preço ou a qualidade dos produtos.
Por isso, as empresas estão cada vez mais focadas a aprimorar o atendimento ao cliente, já que ele é um dos responsáveis por:
- Crescer o faturamento;
- Ampliar o ticket médio;
- Melhorar a reputação da empresa;
- Aumentar a retenção e fidelização de clientes.
E para aprimorar essa experiência de atendimento, existem ferramentas de produtividade que oferecem recursos como:
- Centralização dos canais de atendimento em um único dashboard;
- Automatização de processos de suporte e atendimento;
- Eliminação de trabalhos repetitivos;
- Melhor controle de tickets;
- Facilitar a aplicação de pesquisas de satisfação ao cliente;
- Acompanhamento de indicadores de desempenho, como métricas de produtividade;
- Criação de uma base de conhecimento para oferecer a possibilidade de autoatendimento.
Não é incrível tudo que um sistema de atendimento ao cliente como o da Movidesk pode fazer pela empresa? Com todos os recursos listados (e muitos outros), ele permite centralizar todas as solicitações dos seus clientes e automatizar processos do setor.
Isso sem contar as funcionalidades como sistema de atendimento por WhatsApp e funcionalidades para atender as demandas de Customer Success das empresas.
Ou seja, se sua empresa se preocupa com o relacionamento com o cliente, essa ferramenta de produtividade é indispensável.
Esperamos que com todas as ferramentas citadas neste artigo, sua empresa consiga levar mais segurança, organização e produtividade para todos os seus processos!Este artigo foi escrito pela Movidesk, empresa especializada em soluções para o atendimento ao cliente com mais de 1.700 clientes no Brasil!
