Caso de SucessoAutomotivoZoho Workplace & IA
Grupo Indiana migra 1.180 contas para o Zoho Workplace em apenas 18 dias e garante eficiência operacional com economia
Diante de um reajuste inviável de custos, o Grupo Indiana contou com a consultoria e agilidade da Safetec para migrar mais de 1TB de dados para uma solução estável, moderna e com excelente custo-benefício.
- contas migradas
- 0
- para a conclusão do projeto
- 0 dias
- de dados transferidos sem impacto
- 1.0 TB
- lojas unificadas
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Conheça como foi a jornada de evolução digital do Grupo Indiana
Como a maior rede de concessionárias da Bahia superou um reajuste crítico com inovação e segmentação inteligente.
O desafio
Com uma história de 50 anos no mercado automotivo baiano, o Grupo Indiana enfrentava o desafio de renovar sua solução de e-mail corporativo. O principal obstáculo era um reajuste de custos abusivo do antigo fornecedor que extrapolava o orçamento disponível.
A empresa avaliou outras opções no mercado, mas deparou-se com propostas caras ou que não atendiam aos rígidos padrões de segurança digital exigidos pelo grupo. A empresa tinha uma janela restrita de apenas 30 dias para tomar uma decisão e efetuar a migração completa, sob o risco de arcar com pesados custos adicionais de renovação de contrato.
A solução
A Safetec conduziu um mapeamento detalhado e desenvolveu uma estratégia consultiva de migração para o Zoho Workplace. A grande chave da virada foi o licenciamento segmentado: foram implantadas licenças Lite de 5GB para colaboradores que não usam o e-mail como ferramenta principal (vendedores, consultores e mecânicos) e licenças Standard/Professional para cargos de gestão.
Além de solucionar a questão orçamentária, a transição trouxe ferramentas de produtividade robustas que não existiam no ambiente anterior, incluindo a adoção do Zoho Connect como intranet e gerenciador de tarefas unificado via Kanban.
Como a Safetec implementou uma transição rápida e consultiva em apenas 18 dias
- 1
Diagnóstico Técnico-Financeiro
Mapeamento completo do ambiente anterior, análise dos requisitos de segurança do grupo e levantamento estratégico dos custos operacionais para demonstrar o ROI da nova plataforma.
- 2
Desenho do Licenciamento Segmentado
Estruturação personalizada das licenças Zoho Workplace (Lite 5GB, Standard e Professional) para otimizar os investimentos e adequar a suíte às funções de cada colaborador nas concessionárias.
- 3
Planejamento Ágil de Migração
Redução drástica do cronograma para se adequar à janela crítica de 30 dias imposta pelo cliente, transformando o prazo técnico que seria de 6 meses em uma estratégia viável de curtíssimo prazo.
- 4
Migração e Integração de Dados
Execução simultânea da transferência segura de 1.180 contas e 1.2TB de históricos de e-mails para o Zoho Workplace em tempo recorde de 18 dias, sem interrupção de atividades.
- 5
Automação Operacional com Zoho Connect
Implantação e customização de projetos internos via Kanban, automatizando tarefas vitais como o processo de abertura de novas lojas a partir do registro do CNPJ.
Resultados que impulsionam a operação
A eficiência de um projeto executado no tempo certo com foco no retorno financeiro.
- para concluir a migração
- 0d
- de e-mails ativas e 100% integradas
- 0 contas
- de dados migrados com segurança
- 1.0 TB
O que nosso cliente disse
A ferramenta surpreendeu positivamente. O Zoho Workplace possui funcionalidades que não tínhamos antes e considerando a economia que conseguimos, não me arrependo, uma vez que tudo que utilizávamos na solução anterior está disponível no Zoho e com recursos adicionais. Hoje, o Workplace é minha principal ferramenta de trabalho, e o ganho de tempo representa ganho financeiro direto para a operação.
O atendimento da Safetec foi fundamental para o sucesso do projeto. Tínhamos um prazo apertado: apenas 30 dias para concluir a migração e evitar custos adicionais com o fornecedor anterior, quando o prazo técnico estimado era de 6 meses. A Safetec não apenas aceitou o desafio, como entregou a migração completa pouco antes do prazo estabelecido. Apesar de alguns ajustes iniciais, a equipe demonstrou comprometimento e capacidade técnica para resolver todas as demandas rapidamente.
Tecnologias utilizadas após a implementação do Zoho Workplace no dia a dia
Tecnologias utilizadas após a implantação do Zoho Workplace no dia a dia dos mais de 1.000 colaboradores
Zoho Workplace
Zoho Mail
Zoho Connect
Dúvidas sobre migração para o Zoho Workplace de forma rápida e segura
Como foi possível concluir uma migração desse porte em apenas 18 dias?
O planejamento técnico minucioso e o mapeamento de perfis de uso desenhados pela Safetec garantiram que o processo de transferência fosse limpo e veloz, antecipando o limite contratual do cliente que era de 30 dias.
Como funciona a segmentação de licenças na prática?
Nem todo colaborador precisa dos mesmos recursos. A Safetec definiu licenças mais enxutas (Lite 5GB) para quem usa menos o e-mail (operacionais de loja) e licenças avançadas (Standard e Professional) para posições de tomada de decisão e gestão, minimizando o custo total.
Como o Zoho Connect ajuda nas rotinas das lojas de automóveis?
Ele é essencial para gerenciar processos repetitivos. No Grupo Indiana, por exemplo, o recebimento do CNPJ de uma nova loja dispara automaticamente um projeto Kanban estruturado com todas as pendências prioritárias até a inauguração.
Ocorreram perdas de dados ou indisponibilidades de comunicação corporativa?
Não. Toda a migração de 1.2TB de arquivos foi realizada com ferramentas de alta segurança e sob a tutela técnica da Safetec, assegurando que o e-mail e os acessos operacionais não fossem interrompidos.