Como a organização de arquivos pode ajudar na produtividade da sua equipe


Como a organização de arquivos pode ajudar na produtividade da sua equipe

Organização e produtividade andam sempre juntas, desde a hora de se arrumar para o trabalho, até na gestão das atividades. Isso porque, quando não se tem a organização como parte da rotina, o tempo perdido é considerável, impactando diretamente em sua produtividade.

Em sua empresa isso funciona da mesma forma. Para que sua equipe consiga executar as atividades com maestria é necessário contar com uma infraestrutura que permita o acesso a todo tipo de informação em pouco tempo, pois isso pode interferir diretamente no cumprimento de prazos, resultados (produtividade) e até mesmo na satisfação de seus clientes.
Nesse contexto, para o sucesso da operação, é indispensável para a equipe que os arquivos estejam organizados. Mas você sabe como isso pode ajudar na produtividade de seus funcionários?

Todos sabem onde e como encontrar documentos na empresa

Quando você organiza todos os arquivos de sua empresa centralizados em um mesmo local, seguindo um critério para as buscas de documentos e com as permissões de acesso devidamente configuradas, as atividades de rotina de sua equipe se tornam mais ágeis.
Isso porque, dessa forma, você propicia agilidade para encontrar os documentos necessários para operacionalizar as tarefas, já que toda empresa está ciente de onde e como buscá-los. Sendo assim, proporciona também o aumento da produtividade, já que sua equipe despenderá menos tempo em busca do material que necessitam para a execução de suas atividades.
Quando a solução para a organização de arquivos está na nuvem, a produtividade é ainda maior, já que é possível distribuir informações para um grande volume de pessoas mais rapidamente e com segurança, independentemente da localização de seus colaboradores – isso mesmo, eles podem estar em qualquer lugar do mundo! Afinal, será preciso apenas um gadget (computador, tablet, smartphone), acesso à internet e  os dados para acesso.

Mais tempo para execução de outras atividades

Com a redução de tempo gasto buscando por documentos, a produtividade de sua equipe aumenta não apenas na execução das tarefas relacionadas, mas também ao ter mais tempo para trabalhar melhor em outras atividades. Com isso, a sua empresa se desenvolve mais rápido, os profissionais se sentem mais satisfeitos com o trabalho realizado e, assim, mais oportunidades de negócio são geradas e mais estratégias aplicadas.

Redução do retrabalho

Ao organizar os arquivos de sua empresa, você ajuda a reduzir o retrabalho. Isso porque, a depender da urgência da situação e do tempo disponível, muitos profissionais preferem refazer a atividade, pois levará o mesmo tempo de realizar a busca pelo arquivo, mas com a certeza de que o terá em mãos.
Se você investe em infraestrutura que contribua para a redução do retrabalho, economiza também os custos de operação do seu negócio, já  que não terá despesas com, por exemplo, horas extras necessárias para suprir o tempo perdido por sua equipe buscando os arquivos.
E você, como organiza os arquivos em sua empresa pra favorecer a produtividade de sua equipe? Já utiliza alguma solução na nuvem para facilitar o acesso, a procura pelas  informações, dar mobilidade e ampliar a infraestrutura para estimular a produtividade de seus colaboradores?

Temos uma equipe com profissionais preparados para auxiliá-lo a encontrar a melhor solução para a sua empresa! Fale conosco.