O dia a dia de todo escritório de contabilidade é praticamente o mesmo, novas empresas abrindo, documentos sendo solicitados, entregues, prazos sendo vencidos, cálculo de impostos, informações de estoque, fluxo de caixa e muitas outras atividades. A importância da área contábil para a manutenção e ascensão de seus clientes é enorme, pois não tem apenas o objetivo de oferecer ao empresário as formas de manter seu patrimônio, mas também de gerir junto a ele, a organização.
A presença de um escritório de contabilidade é o que pode definir a sobrevivência ou não de qualquer tipo de empresa no mercado extremamente competitivo de hoje. Mas isso é algo comum a todos os escritório. Então, como fazer para se destacar, ter um diferencial competitivo inovador e não só participar do crescimento do seu cliente, mas garanti-lo?
É sobre isso que falaremos a seguir.
O GRANDE PROBLEMA DO RETRABALHO
Na grande maioria dos escritórios de contabilidade, o desperdício de tempo e trabalho tornou-se algo comum. Às vezes, pela falta de comunicação ou integração de ferramentas dentro do escritório, os gestores e seus colaboradores acabam não percebendo a quantidade de retrabalho que estão tendo em seu dia a dia. Por exemplo, você sabia que 58% dos colaboradores perdem pelo menos 1 hora por dia, procurando documentos? Além desse fato demandar um alto custo, pois os funcionários perdem horas de produção para encontrar arquivos, a incidência de erros e a perda de prazos é recorrente, o que pode ocasionar grandes problemas, tanto para o escritório quanto para o cliente.
Além disso, trabalhadores de escritórios gastam cerca de 28 horas por semana escrevendo e-mails, procurando informações e colaborando internamente. Ou seja, a comunicação é um grande gap nas empresas, de qualquer setor. Estima-se que a simples melhoria na comunicação e investimento no trabalho em equipe pode elevar em mais de 25% a produtividade das equipes.
AS ATIVIDADES RECORRENTES E O RISCO DE ERROS
Antes da era digital, as empresas enviavam documentos individualmente para o escritório de contabilidade, que os inseria a partir dessa documentação em seu sistema. Sempre que havia um novo cliente, seus dados cadastrais deveriam ser preenchidos corretamente para serem inseridos na base de dados. Porém, é comum os clientes enviarem planilhas com informações faltando ou até mesmo cometer erros na digitação, esse simples fato causa um enorme “vai e vem” de dados, tomando tempo do cliente, do colaborador e ainda possibilitando erros na planilha final, o que ocasionará erros futuros.
Para se ter uma boa gestão empresarial, é importante oferecer a mesma tecnologia para as duas pontas, ou seja, disponível tanto para o cliente como para o escritório de contabilidade. As operações tornam-se mais seguras e os processos eficientes quando ambos utilizam a mesma ferramenta, tornando a comunicação eficaz e a integração mais firme, trazendo resultados de forma rápida e evidente. É comprovado, segundo pesquisa feita com diversos empresários, que 96% das falhas das empresas são efeitos de problemas de comunicação. Por isso, toda colaboração e integração de pessoas e recursos deve ser feita com qualidade e ser utilizada de forma fácil e ágil por todos do fluxo – clientes e colaboradores.
INOVAÇÃO DIFERENCIANDO SERVIÇOS
É fácil notar que hoje todos estão mais exigentes, mais informados. Quando se paga por um produto ou serviço, espera-se qualidade e para o fornecedor manter esse cliente, é preciso superar expectativas. O grande passo para valorizar o seu escritório é inovar internamente sempre, para que seu cliente perceba valores agregados a sua marca e ao seu além do seu serviço. No mercado, existem ferramentas corporativas onde os clientes podem acessar informações remotamente, garantindo a veracidade dos dados e rapidez nas análises. Dessa forma, eles não precisam mais fornecer papéis para o escritório, ficar buscando relatórios ou fazendo cópias, pois os dados são mantidos na nuvem e podem ser obtidos diretamente na plataforma, de onde você estiver. Assim, o tempo da empresa é otimizado, podendo haver um direcionamento dessas horas ao que realmente interessa.
Em poucos segundos e cliques, é possível compartilhar um documento e todos os membros da sua equipe terão acesso à ele, além de poderem editar o arquivo simultaneamente. Mesmo que alguns funcionários do escritório estejam viajando, você pode contatá-los via chats, voz ou vídeo com resolução em HD (com o Hangouts do Google, por exemplo) e compartilhar documentos importantes, fazer reuniões, tomar decisões. Todas essas vantagens serão revertidas na redução de custos e aumento do trabalho em equipe, o que hoje é fundamental para os negócios.
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