Um sistema de gestão financeira na nuvem é um software voltado especificamente para o gerenciamento monetário de um negócio que dispensa a instalação em computadores para ser utilizado.
Soluções desse tipo são executadas por meio de plataformas cloud computing (computação em nuvem) que fazem o armazenamento das informações e dos dados gerados, e o compartilhamento desses utilizando a internet.
Na prática, os softwares em nuvem funcionam da mesma maneira que os de modelo on-premise, que são aqueles que necessitam ser instalados em equipamentos.
Uma das grandes diferenças entre eles é que esse último requer a compra de licenças e a administração interna pela empresa que o utilizará. Já o que usa tecnologia cloud computing é adquirido por meio de aluguel, e a sua manutenção fica por conta da companhia que fornece a solução.
Somente com essas explicações iniciais já dá para ter uma ideia de quando um sistema de gestão financeira desse tipo pode ser benéfico para o seu negócio, concorda? — a diminuição dos custos operacionais, por exemplo, é uma vantagem que fica pressuposta quando se conhece a principal característica dessa ferramenta.
Mas quais seriam os outros benefícios? Em quais pontos um sistema de gestão financeira na nuvem pode ajudar a aprimorar o controle orçamentário da sua empresa e, com isso, contribuir para o seu crescimento? Continue a leitura e descubra!
O que é um sistema de gestão financeira na nuvem?
Um sistema de gestão financeira na nuvem é um software que funciona por meio de uma plataforma cloud computing. Isso quer dizer que ele não requer a instalação em computadores.
Operacionalmente falando, nesse tipo de solução tudo é armazenado e transacionado via internet, com total segurança e praticidade. A contratação desse modelo funciona por meio do aluguel do sistema, o qual se mantém hospedado no servidor da companhia que está fornecendo a solução.
No dia a dia do seu negócio, esse formato de sistema tem tudo para aprimorar o seu controle financeiro empresarial. Por ele é possível, por exemplo, fazer o acompanhamento do fluxo de caixa em tempo real e, dessa forma, tomar decisões mais assertivas para o seu crescimento da sua empresa.
Aqui, não se pode esquecer que um bom gerenciamento financeiro é essencial para manter uma companhia sustentável monetariamente falando. Controlar todas as entradas e saídas de valores de forma pontual e precisa permite visualizar e analisar a situação econômica atual, e até mesmo fazer previsões e se preparar melhor para o futuro.
Dessa forma os gestores conseguem, por exemplo, identificar pontos de perdas financeiras e adotar as medidas necessárias para reverter essa situação. É possível também definir em quais setores aplicar o dinheiro, de modo que essa decisão leve à expansão da marca.
Ou seja, sem uma gestão financeira adequada é praticamente impossível fazer um negócio dar certo, e o uso da tecnologia nesse processo — a exemplo da utilização de sistemas em nuvem — tem tudo para contribuir com essa tarefa.
Quais são as vantagens de um sistema de gestão financeira na nuvem?
E como dissemos logo no início deste artigo, realizar a gestão financeira na nuvem traz uma série de vantagens. Entre as que mais se destacam estão:
- compartilhamento simplificado de informações: visto que tudo é transacionado via internet, isso dispensa que seja utilizado um computador específico para visualização e envio dos dados;
- acesso fácil de qualquer lugar: também por usar a internet como base de funcionamento, é possível acessar o sistema de outros lugares além da empresa, o que vai ao encontro do modelo de trabalho remoto que segue sendo utilizado por diversos negócios. Além disso, pode ser utilizado via dispositivos móveis, e não somente de computadores;
- melhora da comunicação interna: os dois benefícios anteriores contribuem para o aprimoramento da comunicação entre setores, considerando que as informações financeiras para andamento dos processos podem ser transmitidas de forma muito mais rápida por estarem na nuvem;
- aumento da produtividade: essa vantagem, por sua vez, tende a ajudar a elevar a produtividade dos times, especialmente se pensarmos que os dados e informações financeiras da empresa levarão bem menos tempo para serem compartilhados entre os profissionais;
- dados mais seguros: os backups tendem a serem feitos de forma automática, e não existe o risco de perder alguma informação caso um determinado equipamento tenha problema, já que tudo está armazenado na nuvem e não nas máquinas;
- redução dos custos operacionais: por funcionar em um modelo “as a service” que, basicamente, é a terceirização de soluções tecnológicas, a empresa que está contratando o sistema de gestão financeira não precisa se preocupar com instalações, atualizações, licenças, servidores e outros pontos relativos ao uso de softwares.
Como fazer a gestão financeira na nuvem?
Para fazer a gestão financeira da sua empresa na nuvem, o primeiro passo é encontrar um sistema compatível com as necessidades do seu negócio.
No mercado você encontrará diversas soluções desse tipo, dos mais variados tamanhos e preços. Para escolher a mais adequada para a sua empresa, alguns pontos precisam ser considerados. Entre os principais estão:
- verificar os recursos oferecidos e se esses abrangem as tarefas comumente realizadas por seus colaboradores;
- analisar se as funcionalidades disponíveis realmente tornarão os processos financeiros do seu negócio mais otimizados;
- questionar sobre as camadas de segurança utilizadas para armazenamento e compartilhamento dos dados e informações que serão gerados pela sua companhia;
- verificar a facilidade operacional do sistema;
- ponderar sobre o processo de backup realizado para empresa que está disponibilizando a solução (por exemplo, frequência);
- atentar-se a pontos contratuais, tais como tempo de assinatura, valor, quais serviços engloba além do software (suporte, instalação, manutenção, atualização, onboarding, entre outros);
- analisar o tempo de mercado da empresa que está ofertando do sistema, clientes atendidos, reclamações, tecnologia utilizar, entre outros critérios similares.
Após considerar todas essas questões e fechar contrato, o passo seguinte consiste em treinar adequadamente os seus colaboradores, tanto para alimentar o novo sistema quanto para usá-lo diariamente.
A ideia aqui é que a solução seja explorada o máximo que for possível, de modo que isso colabore para uma gestão financeira mais eficiente, com o menor percentual de erros possíveis, rumo ao sucesso do seu negócio!
Este artigo foi escrito pela Zoop, fintech líder em tecnologia para serviços financeiros.
