Um dos problemas mais comuns dentro de uma organização e que, muitas vezes, passa despercebido pela alta hierarquia da empresa, é o Shadow IT.
Segundo a Cisco, 80% dos funcionários de uma empresa usam algum tipo de Shadow IT. E o relatório State of Attack Surface Management 2022, da Randori, apontou que 7 em cada 10 organizações foram comprometidas por conta dessa prática.
Algumas atividades, como compartilhar arquivos de trabalho em uma conta pessoal do Dropbox e fazer reunião no Skype quando a empresa usa WebEX sem aprovação do departamento de TI, são exemplos clássicos de Shadow IT.
Isso mostra que, muitas vezes, nem mesmo os colaboradores têm dimensão do problema. E, para evitá-lo, é necessário conhecê-lo a fundo. Neste artigo, vamos mostrar o que é o Shadow IT e como você pode evitá-lo na sua empresa.
O que é Shadow IT?
Shadow IT é um termo que se refere à utilização de sistemas, dispositivos, softwares, aplicações e serviços de TI sem a aprovação explícita ou o conhecimento da equipe de Tecnologia da Informação de uma organização.
Essas soluções não-sancionadas envolvem, por exemplo, o uso de software não aprovado, o armazenamento em nuvem pessoal e até a implementação de sistemas completos.
As razões para a existência do Shadow IT são diversas, mas, geralmente, decorrem de funcionários ou departamentos que sentem que as soluções fornecidas oficialmente pela empresa não atendem às suas necessidades de maneira adequada ou rápida o suficiente.
Embora essa prática possa ajudar a resolver problemas a curto prazo, ele pode criar preocupações de segurança e compliance a longo prazo, bem como aumentar o risco de incompatibilidades de sistemas e ineficiências operacionais.
Como identificar um Shadow IT?
Identificar o Shadow IT pode ser um desafio, pois isso é feito à margem das operações de TI oficiais da empresa e, muitas vezes, sem o conhecimento dos responsáveis por essas operações.
No entanto, aqui estão algumas maneiras pelas quais uma organização pode tentar identificar o uso dessa prática:
Análise de uso da rede
Ferramentas de monitoramento de tráfego de rede podem ser usadas para identificar serviços não aprovados sendo acessados. Por exemplo, se os funcionários estão acessando serviços de armazenamento em nuvem não aprovados, isso pode ser detectado por meio de análise de tráfego de rede.
Auditorias de TI
Realizar auditorias de TI regularmente ajuda a identificar sistemas não autorizados. As auditorias podem incluir a verificação de software instalado em máquinas da empresa, análise de registros de servidores e roteadores e revisão de contratos de licença.
Políticas de TI e treinamento
Ter políticas de TI claras e oferecer treinamento para os funcionários contribui para prevenir o uso de Shadow IT. As políticas devem declarar quais tipos de softwares e serviços são permitidos e quais processos os funcionários devem seguir se precisarem de uma solução que não esteja atualmente aprovada.
Canais de comunicação abertos
Manter canais de comunicação abertos e eficazes entre a equipe de TI e os outros departamentos pode incentivar os colaboradores a discutir suas necessidades de maneira aberta e transparente, em vez de recorrer ao Shadow IT.
Ferramentas de gerenciamento de TI
Ferramentas de gerenciamento disponíveis no mercado possibilitam identificar o uso de Shadow IT. Elas monitoram e relatam o uso de aplicativos e dispositivos em toda a organização, ajudando a detectar softwares ou serviços não autorizados.
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Quais os prejuízos do Shadow IT?
Ainda que ofereça muitas vantagens em termos de eficiência e agilidade, o Shadow IT apresenta uma série de riscos para uma empresa, como:
- risco de segurança;
- problemas de conformidade;
- ineficiência e desperdício de recursos;
- problemas de suporte;
- falta de governança.
Risco de segurança
Este é talvez o risco mais significativo associado ao Shadow IT. Quando os funcionários usam softwares e serviços não aprovados, podem expor a rede da empresa a vulnerabilidades.
Eles também podem armazenar dados confidenciais da organização em locais que não atendem aos padrões de segurança do negócio.
Problemas de conformidade
Se a empresa está sujeita a regulamentações que ditam como e onde os dados podem ser armazenados e processados, o uso de Shadow IT pode levar a violações dessas regulamentações, resultando em penalidades financeiras e danos à reputação.
Ineficiência e desperdício de recursos
Se diferentes departamentos estão usando soluções distintas de softwares para fazer a mesma coisa, isso pode resultar em duplicação de esforços e desperdício de recursos. Além disso, pode haver incompatibilidades entre diferentes sistemas que impedem a eficiência operacional.
Problemas de suporte
A equipe de Tecnologia pode não estar preparada para suportar o software ou os serviços utilizados no Shadow IT, o que pode levar a problemas quando algo dá errado, resultando em tempo de inatividade ou perda de dados.
Falta de governança
O Shadow IT pode levar a uma falta de governança, afetando a capacidade da empresa de tomar decisões embasadas sobre investimentos em tecnologia.
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Como evitar o Shadow IT?
Para evitar o Shadow IT, é preciso adotar uma abordagem estratégica e abrangente, que equilibre a necessidade de segurança da informação e governança com as demandas dos funcionários em relação ao acesso a ferramentas eficientes e úteis para suas tarefas diárias.
Um componente fundamental dessa estratégia é oferecer aos colaboradores as ferramentas e os recursos de que precisam para realizar suas tarefas de forma eficaz. Quando eles se sentem equipados, são menos propensos a procurar e implementar as próprias soluções de TI não aprovadas.
Neste contexto, o Google Workspace surge como uma solução eficaz para a gestão de riscos de ocorrer o Shadow IT, pois oferece uma variedade de ferramentas, como:
- e-mail;
- armazenamento em nuvem;
- processamento de texto;
- planilhas;
- apresentações;
- videoconferência.
A propósito, essa plataforma foi projetada com ênfase na segurança, fornecendo controle administrativo robusto sobre os dados e a atividade do usuário, o que ajuda a garantir a conformidade com as políticas e regulamentações de TI da empresa.
Isso, combinado com a implementação correta e o treinamento contínuo para os funcionários sobre as melhores práticas de uso, pode reduzir significativamente o risco associado ao Shadow IT.
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