Saber quando e como migrar para o Google Workspace pode ser a estratégia mais importante para aposentar ferramentas e sistemas obsoletos e ineficientes da sua empresa.
Durante muito tempo, as operações empresariais trabalharam de forma engessada e sem mobilidade. Isso porque a migração era um processo caro, complexo e extremamente delicado.
Porém, nos últimos anos, vimos a forma de trabalho mudar impulsionada pelos efeitos da pandemia de Covid-19. Home office ou esquema híbrido forçaram as empresas a reverem suas rotinas diante da necessidade de flexibilização.
Felizmente, o avanço tecnológico favorece, e recomenda, o redirecionamento da arquitetura de dados, operações e sistemas. Principalmente se isso trará mais eficiência e ganhos para o seu negócio.
Nesse sentido, os recursos do Google Workspace aparecem para ocupar essa demanda, oferecendo segurança e otimização.
Contudo, é importante salientar que a decisão de quando migrar para o Google Workspace precisa ser feita com planejamento, afinal, caso haja algum imprevisto pelo caminho, isso pode comprometer as atividades da sua empresa. Sendo assim, é necessário fazer um mapeamento e, em muitos casos, é recomendável a ajuda de um profissional para garantir a disponibilidade e o sucesso da migração.
Para te auxiliar nessa jornada, preparamos um guia de como migrar para o Google Workspace, com as principais dicas práticas e as vantagens de modernizar a sua estrutura tecnológica com o Google!
Boa leitura!
O que significa migrar para o Google Workspace?
Quando falamos em migrar para o Google Workspace nos referimos ao ato de fazer a transferência dos dados entre os serviços oferecidos pelo Google.
Num exemplo prático, isso acontece quando movemos nossos contatos e mensagens de e-mail, por exemplo, para o Gmail. Ou a nossa agenda de compromissos que está hospedada em outra plataforma para o Google Agenda.
Quando migrar para o Google Workspace
Fazer uma migração de dados é uma tarefa que requer cuidado e muita estratégia. Quanto maior for a organização, mais robusto será o processo e, muitas vezes, será necessário passar por algumas etapas antes da conclusão, além da necessidade de um Google Workspace ilimitado.
Mas, afinal, quando migrar para o Google Workspace? Há um momento ideal?
Não há uma resposta exata para essa pergunta. Cada negócio tem as suas prioridades, porém, há alguns indícios que podem aparecer no dia a dia da empresa que indicam a necessidade da migração. Veja abaixo:
- Há a necessidade de migrar para o Google Workspace quando a descentralização de informações começa a ser um problema. Unificar os dados é um dos recursos do Google Workspace.
Se aparecerem falhas ocasionadas pela falta de compatibilidade de serviços; - Hoje em dia o avanço tecnológico tem feito as empresas optarem pela nuvem. Sendo assim, um sinal de quando fazer essa transferência é quando há a percepção de um aumento da exigência pela utilização do cloud computer;
- Outro fator indicativo é a necessidade de melhoria nas atividades compartilhadas e colaborativas;
- Se os seus custos com TI são altos e há a necessidade de diminuição deles, este pode ser o momento de migrar para o Google Workspace, afinal, entre as opções de contratação da ferramenta estão o Google Workspace ilimitado;
- Outro fator importante é a necessidade do aumento da produtividade.
Se ao ler esses tópicos você identificou a sua realidade em um ou mais deles, pode ter certeza de que este é o momento de migrar para o Google Workspace.
Leia mais sobre como reduzir custos com o Google Workspace
Quais são os recursos do Google Workspace?
O Google Workspace reúne uma série de aplicativos baseados na nuvem capazes de transformar todos os tipos de negócios. Listamos aqui os seus principais recursos:
E-mail Profissional
O Gmail Business é um dos pontos fortes da plataforma. Permite um domínio próprio, integra as tarefas do Google Tasks, as reuniões do Google Agenda, tudo na mesma interface, deixando mais fácil o gerenciamento das pendências do dia.
Tudo isso sem falar na segurança avançada para filtrar eventuais vírus.
Videochamadas
O Google Workspace passou por muitas atualizações para se adequar ao cenário de pandemia, quando o trabalho remoto se tornou a única opção viável para muitas empresas.
Por isso ele oferece ferramentas para reuniões de vídeo, chats para falar com os colegas de trabalho. Além disso, é possível verificar a disponibilidade das pessoas pelo Google Agenda.
Colaboração Instantânea
Nada mais prático que conseguir colaborar com o seu time enquanto trabalham num mesmo documento. Essa facilidade do Google Docs, Planilhas e Apresentações é essencial para dar mais agilidade e dinâmica.
Com essas ferramentas é possível fazer sugestões, aceitar ou recusar alterações e ainda é possível ver quem fez cada modificação.
Armazenamento Cloud
O Google Cloud oferece um armazenamento em nuvem de 30GB por usuário, dependendo do plano contratado, podendo chegar a opção de Google Workspace ilimitado. E você pode acessá-lo de qualquer lugar do mundo, basta estar com um dispositivo móvel conectado na sua conta.
Gerenciamento de Segurança de Dados
O Google Workspace é um ambiente seguro no qual os administradores podem gerenciar o acesso dos membros, modulando quem pode ter acesso a cada tipo de informação.
Vantagens do Google Workspace
O Google Workspace reúne uma série de aplicativos baseados na nuvem capazes de transformar todos os tipos de negócios.
Com eles, a empresa conquista o poder de operar e se comunicar à distância. E isso é possível, pois as ferramentas disponíveis podem ser utilizadas colaborativamente na nuvem.
Permitindo, assim, que os colaboradores se comuniquem, editem, armazenem e compartilhem documentos. Além de gerenciar operações, integrar soluções e monitorar todas as atividades.
Como você já deve imaginar, saber como migrar para o Google Workspace é elevar o seu negócio a um nível superior de maturidade tecnológica. E isso traz vantagens nos quesitos qualidade, eficiência, produtividade, economia e, claro, no bem-estar dos colaboradores.
Mas, e na prática? Quais são os recursos do Google Workspace?
Personalização para o seu negócio
O conjunto de aplicativos do Google Workspace pode ser personalizado conforme a demanda da empresa. Isso é viável devido à flexibilidade das soluções e pela possibilidade de integração com outras ferramentas.
Segurança robusta
Ao migrar para o Google Workspace, a sua empresa tem acesso à expertise de uma das líderes do mercado mundial em inovação e tecnologia. Para evitar ataques, roubos e vazamento de dados, o Google estabelece uma série de barreiras robustas de segurança.
Com o uso, por exemplo, de recursos integrados do Cloud Identity, a empresa consegue estabelecer um gerenciamento de usuários, com ferramentas de autenticação multifator e chaves de segurança.
Além, claro, da criptografia e do cuidado em atender todas as diretrizes e normas das principais regulamentações nacionais e internacionais. Para comprovar isso, a empresa possui certificações ISO/IEC 27001, ISO/IEC 27017, ISO/IEC 27018, SOC ⅔ e tantas outras.
Pague quanto usar
Outra vantagem muito importante para garantir escalabilidade e otimização de recursos é a modalidade de contratação das ferramentas. Diferente de outras do mercado, o usuário do Google Workspace paga o quanto usar.
Dessa forma, ele não corre o risco de manter aplicações e sistemas ociosos em períodos de queda da demanda. Assim como ele pode reajustar rapidamente a sua estrutura tecnológica caso haja um crescimento repentino, fora do planejamento.
Confira: Quanto custa o Google Workspace?
Unificação e integração entre as diversas ferramentas tecnológicas
Por fim, uma das maiores vantagens de saber como migrar para o Google Workspace e colocar esse conhecimento em prática é: unificar todas as soluções necessárias em um único espaço digital!
Com a migração para o Google Workspace, os colaboradores não precisam acessar dezenas de aplicações para realizar suas atividades diárias. Basta entrar no Google Workspace e produzir.
E, caso necessitem de outras soluções externas, conseguem contar com o potencial de integração oferecido pelo Google. Assim, é possível acessar as melhores ferramentas com alta comunicação entre elas, garantindo fluidez e praticidade para o dia a dia dos colaboradores.
Sem contar, claro, o acesso a aplicações de produtividade, organização e gerenciamento.
Planos e preços do Google Workspace
Você deve estar se perguntando quais são os planos e qual é o preço do Google Woskspace, certo?
Vale ressaltar que, atualmente, as empresas possuem quatro opções de planos do Google Workspace. Todos os planos incluem os seguintes aplicativos:
- Gmail
- Drive
- Meet
- Calendar
- Chat
- Currents
- Jamboard
- Docs
- Sheets
- Slides
- Keep
- Sites
- Forms
O plano Google Workspace Business Starter é a opção mais básica oferecida e custa R$ 35 (no momento, em promoção por R$ 28) mensais por usuário. É importante destacar que todos os planos são cobrados por usuário.
Entre os recursos disponíveis para quem assina o Business Starter estão e-mail comercial personalizado (@suaempresa.com.br), vídeochamadas com até 100 participantes, 30GB de armazenamento em nuvem por usuário
O Business Standard é a opção intermediária que oferece um bom custo benefício para quem quer migrar para o Google Workspace. Ele custa R$ 70 mensais por usuário.
Além do e-mail comercial personalizado, esse plano oferece videochamadas com 150 participantes + gravação. 2 TB de armazenamento em nuvem por usuário.
Para empresas com mais funcionários e demandas maiores, há a opção do plano Business Plus, que custa R$105 mensais por usuário. Os recursos englobam, e-mail comercial personalizado + e-discovery e retenção, Videochamadas com 250 participantes + gravação e controle de participantes, armazenamento em nuvem de 5 TB por usuário; Controles aprimorados de segurança e gerenciamento, incluindo o Google Vault e o gerenciamento corporativo de endpoints;
Mas, se você trabalha em uma grande corporação e busca um plano premium, a opção ideal é o Enterprise. Neste caso, é necessário entrar em contato com o Google para solicitar um orçamento.
Os recursos são os mais avançados com diferenciais como criptografia S/MIME (um protocolo que permite a criptografia dos e-mails, mantendo a segurança dos dados compartilhados); vídeochamadas com cancelamento de ruído, transmissão ao vivo utilizando o domínio da empresa; armazenamento ilimitado no Drive; controles avançados de segurança, gerenciamento e compliance, incluindo o Vault, a DLP, regiões de dados e o gerenciamento corporativo de endpoints;
O que é e como funciona a migração para o Google Workspace
Existem diversos tipos e graus de migração, você pode aprender como migrar para o Google Workspace apenas seus e-mails corporativos. Por outro lado, também é possível fazer a migração de grande dados e aplicações de um servidor diferente, como Microsoft, Amazon etc.
Assim, o funcionamento da migração depende do que você irá transportar para o Google Workspace. E isso, claro, altera o passo a passo desse processo e também os cuidados e ferramentas presentes na migração.
Mas, de maneira geral, para explicar como migrar para o Google Workspace, montamos um passo a passo básico, que pode ser adaptado a diferentes processos. Confira!
Como migrar para o Google Workspace?
Como falamos acima, quanto maior o nível da migração, mais complexa e arriscada ela será. Por isso, o ideal é contar com especialistas no assunto para evitar indisponibilidade, falhas e comprometimento da segurança e da entrega ao cliente final
Posto isso, vamos ao passo a passo de como migrar dados e informações para o Google Workspace.
Planejamento de migração
Independentemente se você quer saber como migrar e-mail para o Google ou grandes dados, o planejamento de migração é indispensável! Ele será o principal responsável por minimizar os riscos da migração e aumentar os resultados obtidos com ela.
Além de estabelecer as ferramentas de monitoramento que serão utilizadas, para garantir que o processo está seguindo o percurso esperado. Aumentando, assim, as chances de sucesso.
No planejamento devem constar os objetivos da migração, quais ferramentas e processos serão necessários. Além do orçamento disponível e o cronograma a serem seguidos pela equipe. Também é interessante registrar cursos e possíveis capacitações para que os colaboradores operem as novas ferramentas.
Levantamento de todos os processos, dados e informações que serão migrados
Como você já deve imaginar, para desenvolver um planejamento eficiente é preciso mapear todos os processos da empresa. E, principalmente, aqueles que possuem maiores gargalos.
Dessa forma, é possível visualizar o potencial de melhoria com o Google Workspace.
Facilitando também a categorização e identificação de prioridades para a migração.
Identificação de qual ferramenta de migração será utilizada
Como mencionado, o Google oferece diferentes ferramentas de acordo com o que será migrado, a origem das aplicações e dados e o seu destino. No terceiro passo de como migrar para o Google Workspace, é preciso, portanto, identificar qual solução Google será necessária.
O ponto positivo é que o suporte do Workspace, os fóruns de discussão e os portais oficiais da plataforma elencam essas ferramentas e oferecem o passo a passo de como e quando fazer a migração para o Google Workspace.
Capacitar o time para utilizar as novas ferramentas
O penúltimo passo de como migrar para o Google Workspace é informar e capacitar o seu time para operar, de maneira eficiente, as novas ferramentas. Afinal, apesar de extremamente intuitivas, as soluções são novas.
Para garantir o sucesso e usabilidade da plataforma e das aplicações, sua equipe precisa conhecer profundamente as soluções disponíveis. Por isso, foque em treinamentos, tanto os já oferecidos pelo Google, quanto externos.
Monitorar a migração e ajustar processos ineficientes
Por fim, monitore todas as etapas e resultados da migração para o Google Workspace. Este é um passo fundamental para ratificar suas escolhas. E, sem dúvidas, garantir que os processos estão sendo seguidos conforme o planejamento.
Como migrar e-mail para o Gmail
Para quem tem um e-mail em outro servidor e quer migrar para o Gmail, a orientação de planejar esta etapa com cuidado com o mesmo cuidado que falamos acima para a migração de dados.
Não se esqueça de preparar as equipes envolvidas e mantê-los alinhados de todos os passos. Para isso, a capacitação de colaboradores é fundamental para que eles consigam usufruir de todos os recursos do Gmail
Se você tem dúvidas de como usar essa ferramenta, confira o nosso artigo com 5 dicas de como usar o Gmail profissional
Em função das várias etapas de como migrar e-mail para o Gmail, é recomendável contar com a ajuda de especialistas Google Workspace antes mesmo de começar a sua migração!
A Safetec é uma empresa de consultoria especializada em tecnologia de nuvem. Como parceira do Google, a Safetec está pronta para ajudá-lo a encontrar os melhores planos e soluções para o seu negócio!
