O que são ferramentas de colaboração on-line? + Por que usar?

ferramentas de colaboração on-line

A colaboração é um aspecto fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, a troca de ideias e informações é crucial para a tomada de decisões mais seguras. Para ajudar nesse aspecto, é essencial contar com boas ferramentas de colaboração on-line.

Essas soluções permitem que os membros da equipe trabalhem juntos, independentemente de sua localização geográfica, e compartilhem informações e recursos em tempo real. Por isso, são muito usadas em todo o mundo.

Um levantamento do Statista mostrou que a expectativa é que o mercado desse tipo de plataforma cresça 1,73% ao ano até 2028, quando deverá ultrapassar um volume de 16 bilhões de dólares.

E você, quer aprender como aumentar a produtividade da empresa com ferramentas de colaboração on-line? Então, continue lendo, pois, neste artigo, apresentamos as principais e ainda damos dicas de como escolher a melhor!

O que são ferramentas de colaboração on-line?

Uma ferramenta de colaboração on-line é um software ou uma plataforma que possibilita que as equipes trabalhem juntas em projetos e compartilhem informações de forma remota. Para isso, a solução oferece recursos que facilitam a comunicação e a colaboração entre os membros do time, independentemente de sua localização geográfica.

Na prática, essas ferramentas criam um tipo de “espaço de trabalho virtual” que concentra os recursos mais importantes para a execução das tarefas diárias das organizações. 

Vale dizer que a maioria desses sistemas possui ferramentas como: 

  • bate-papo em tempo real, para troca de informações rápidas sobre uma tarefa ou projeto;
  • videoconferência, para agendar reuniões on-line com os times — que podem ou não trabalhar de maneira remota; 
  • compartilhamento de arquivos, para agilizar a troca de dados;
  • gerenciamento de projetos, para acompanhar o andamento das tarefas em tempo real;
  • calendários e notas compartilhadas, para monitorar prazos e compartilhar comentários sobre o trabalho; e
  • armazenamento em nuvem, para centralizar o acesso aos dados da empresa.

Por conta disso, essas ferramentas são importantes, em especial para equipes que trabalham remotamente ou em diferentes locais. Isso porque permitem que todos se conectem de forma fácil e trabalhem juntos, de maneira síncrona ou assíncrona.

As plataformas também são úteis para equipes que trabalham no mesmo local, mas que precisam se comunicar com outros membros em diferentes filiais ou escritórios em todo o mundo.

Aliás, quer saber como o Google garante a segurança dos arquivos em nuvem? Então, dá só uma olhada neste vídeo que separamos: 👇

Quais as principais vantagens das ferramentas colaborativas? Como otimizam o trabalho?

As ferramentas de colaboração on-line otimizam o trabalho de diversas formas, em especial na facilitação da comunicação, na garantia de um gerenciamento mais simplificado e por possibilitar o acesso remoto para o compartilhamento de dados em tempo real. 

Logo abaixo falaremos sobre essa contribuição para a otimização do trabalho. Confira!

1. Comunicação facilitada

Uma das principais vantagens das ferramentas colaborativas é que esse tipo de plataforma facilita a comunicação entre os membros da equipe. Até porque permite que todos interajam de modo rápido, fácil e instantâneo, sem ficar dependente de e-mails ou ligações telefônicas.

Esse ganho só é possível graças à existência do chat em tempo real, videoconferência e compartilhamento de tela, por exemplo. Desse modo, a comunicação interna se torna muito mais eficiente e dinâmica, trazendo ganhos tanto para a empresa quanto para o time.

2. Gerenciamento de projetos simplificado

Com as ferramentas para engajar a equipe certas, as equipes podem monitorar facilmente o andamento dos seus projetos, definir prazos e responsabilidades e até mesmo atribuir tarefas aos membros. 

Isso ajuda a manter a iniciativa organizada e ainda garante que todas as atividades estejam alinhadas aos objetivos da companhia, o que traz inúmeros ganhos para a organização, principalmente no quesito aumento da qualidade das entregas.

3. Compartilhamento de arquivos

Outro aspecto positivo das ferramentas de colaboração on-line é que os membros da equipe podem compartilhar documentos, arquivos e informações de forma prática e rápida. Bastam alguns cliques para enviar qualquer registro para o outro lado do mundo.

Por conseguinte, há uma redução no tempo gasto procurando informações e documentos importantes, o que evita que dados cruciais para o negócio se percam em e-mails ou pastas de arquivos que ninguém usa. 

Inclusive, a dificuldade para encontrar dados no momento em que mais precisam é um problema para 47% dos colaboradores, segundo um relatório do Gartner.

4. Acesso remoto

Com as ferramentas para engajar a equipe, os funcionários acessam as informações e os projetos de qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a internet e autorização para visualizar os documentos. 

Isso significa que eles podem trabalhar remotamente para, assim, aumentar a produtividade da empresa e melhorar a flexibilidade.

Como resultado, a organização capta talentos em qualquer lugar do Brasil e do mundo, o que abre portas para criar um time de sucesso, já que não fica presa a barreiras geográficas.

5. Melhoria na tomada de decisões

Os recursos encontrados nas ferramentas de colaboração on-line também facilitam a troca de ideias e informações entre a equipe, o que agiliza a tomada de decisões. 

Isso porque, ao discutir ideias e soluções de imediato, os colaboradores podem chegar a soluções mais seguras e até criar respostas para os problemas a partir da junção de uma ou mais sugestões.

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6. Segurança garantida

Vale a pena ressaltar que as ferramentas de colaboração on-line mais famosas — como o Google Workspace, Zoho Workplace e Zoom — possuem um esquema de segurança de última geração. 

No geral, as plataformas contam com proteção em dois níveis para impedir o roubo ou vazamento de informações sensíveis. A propósito, esses sistemas são alinhados com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) para maximizar essa segurança!

7. Escalabilidade

Para finalizar, ter uma ferramenta do tipo garante que sua empresa tenha mais escalabilidade em suas ações. Isso significa que não é preciso aumentar ou reduzir drasticamente os investimentos na área quando há um aumento ou redução das equipes.

Isso porque os planos costumam ser abrangentes para alcançar uma grande parcela de usuários, os quais precisam usá-los rapidamente e sem muita burocracia. 

Quais são as melhores ferramentas de colaboração on-line?

Como falamos, as ferramentas de colaboração on-line otimizam o trabalho em equipe e a tomada de decisões dentro das organizações, e há várias opções no mercado. 

Atualmente, uma das principais delas é o Google Workspace — que, inclusive, retém 44% dos usuários globais, segundo o Statista

Com essa plataforma — e outras soluções semelhantes —, você pode utilizar uma série de soluções para criar documentos, apresentações, planilhas etc. 

Confira abaixo tudo o que é possível fazer com o Google e quais são as alternativas de ferramentas!

1. Ferramentas de colaboração do Google

O Google Workspace é uma das plataformas de colaboração on-line mais populares e abrangentes do mercado. Ele oferece uma ampla variedade de recursos, incluindo Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Agenda, Google Docs, Planilhas e Apresentações.

Com essa ferramenta, os funcionários podem colaborar, ao mesmo tempo, em documentos, planilhas e apresentações, agendar reuniões e videoconferências, e compartilhar arquivos de maneira fácil e segura.

Por isso, o Google Workspace é visto como uma excelente opção para empresas de todos os tamanhos e setores. Até porque existem diversos planos que abarcam as organizações de todos os portes.

Um dos pontos altos é que o Google Workspace é uma ferramenta robusta. A gigante de tecnologia não poupou esforços para entregar todas as funcionalidades de que uma empresa precisa e ainda garantir que seus recursos funcionem de maneira integrada, inclusive, com soluções de outras plataformas.

No mais, o Google se preocupa com segurança e garante a proteção dos dados dos seus usuários. 

Veja mais detalhes sobre essa solução neste artigo: Tudo o que você precisa saber sobre como migrar para o Google Workspace

2. Zoho Workplace

O Zoho Workplace é uma solução mais econômica para as empresas. Com a plataforma, você tem acesso a recursos como:

  • editor de texto; 
  • criação de planilhas; 
  • e-mail corporativo; 
  • armazenamento em nuvem. 
  • chat on-line integrado; e
  • aplicativo de videoconferência.

Todas essas ferramentas se conectam com outras soluções para facilitar a colaboração on-line entre as equipes. Um ponto positivo para o Zoho é que seus planos são flexíveis — você os adapta para a realidade do seu negócio — e custam a partir de R$ 12. 

No mais, a plataforma tem uma interface amigável e fácil de usar, sem anúncios e ainda com segurança sobre os dados que sua equipe compartilha no espaço virtual. 

3. Microsoft Teams

O Microsoft Teams é uma plataforma que possibilita a comunicação em tempo real, além de videoconferência, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Office 365.

Um ponto interessante é que ela também viabiliza a integração com outras ferramentas, como o Planner, um aplicativo de gerenciamento de tarefas que ajuda a manter a equipe no caminho certo.

4. Slack

O Slack, por sua vez, é uma plataforma de mensagens instantâneas que oportuniza a comunicação síncrona e assíncrona entre os membros de uma equipe de trabalho.

Com ela, os colaboradores podem criar canais para diferentes projetos, o que permite que as conversas fiquem mais organizadas e fáceis de acompanhar.

Na plataforma, também é possível compartilhar arquivos e integrar outras ferramentas, como o Google Drive, Google Calendário e o Trello. Por conta disso, o Slack é uma ótima opção para quem deseja melhorar a comunicação e a colaboração entre os membros da equipe.

5. Trello

O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos na qual as equipes criam e organizam tarefas em quadros, listas e cartões. Com ele, dá para visualizar o progresso dos projetos e tarefas instantaneamente, o que favorece a melhor gestão do trabalho.

Além disso, a plataforma dispõe da integração com outras ferramentas, como o Google Drive e o Slack. Desse modo, é uma opção visual e intuitiva para equipes que precisam gerenciar projetos e tarefas de forma eficiente com uma interface unificada.

6. Zoom

O Zoom é uma plataforma de videoconferência que propicia a realização de reuniões virtuais em alta qualidade. Vale dizer que as equipes podem se comunicar instantaneamente, compartilhar telas e gravar as reuniões para referência futura.

A plataforma é, portanto, fácil de usar e suporta uma ampla variedade de dispositivos e sistemas operacionais, o que a torna uma excelente opção para empresas que desejam melhorar a comunicação e colaboração entre a equipe em diferentes locais geográficos.

Ressaltamos que a ferramenta possui seu próprio ecossistema de trabalho, o Zoom Workplace, que conta com recursos semelhantes ao do Google Workspace, como aplicativo para edição de texto. 

Como escolher a melhor ferramenta de colaboração on-line para sua empresa? O que considerar?

Agora que você sabe o que são ferramentas de colaboração on-line e quais são as melhores soluções, basta analisar com cuidado para escolher a mais adequada ao seu negócio.

Para isso, o ideal é identificar as necessidades da sua equipe e verificar quanto a empresa tem disponível para investir. A partir disso, fica fácil decidir: é só conferir na lista quais entregam o que sua companhia precisa, de acordo com seu bolso. 

Caso tenha alguma dúvida sobre qual plataforma adotar ou como implementar uma solução do zero no seu negócio, conte com a ajuda da Safetec, já que nossos consultores estão preparados para orientar você sobre o melhor caminho a seguir. 

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