A colaboração é um aspecto fundamental para o sucesso de qualquer empresa. Afinal, a troca de ideias e informações é crucial para a tomada de decisões acertadas. E, para ajudar nesse aspecto, é essencial contar com boas ferramentas de colaboração online.
Elas permitem que os membros da equipe trabalhem juntos, independentemente de sua localização geográfica, e compartilhem informações e recursos em tempo real.
Uma pesquisa realizada pela McKinsey mostrou que a adoção de tecnologias de colaboração online pode aumentar a produtividade em até 25%.
Outro estudo, conduzido pela Harvard Business Review, descobriu que as empresas que utilizam essas ferramentas têm um tempo de resposta até quatro vezes mais rápido do que aquelas que não utilizam.
Diante desses dados, fica evidente que as ferramentas de colaboração online são cruciais para a otimização do trabalho em equipe e o sucesso das empresas.
Neste artigo, vamos explorar como elas funcionam e como podem ajudar a sua empresa a alcançar melhores resultados. Boa leitura!
O que é uma ferramenta de colaboração?
A ferramenta de colaboração é um software ou uma plataforma em que as equipes trabalham juntas em projetos e compartilham informações de forma remota. Ela oferece recursos que ajudam a facilitar a comunicação e a colaboração entre os membros do time, independentemente de sua localização geográfica.
Vale dizer que a maioria delas possuem recursos como bate-papo em tempo real, videoconferência, compartilhamento de arquivos, gerenciamento de projetos, calendários compartilhados e notas compartilhadas, entre outros recursos.
Nesse sentido, elas são especialmente importantes para equipes que trabalham remotamente ou em diferentes locais, pois permitem que todos se conectem facilmente e trabalhem juntos, de maneira síncrona ou assíncrona.
Elas também podem ser úteis para equipes que trabalham no mesmo local, mas que precisam se comunicar com outros membros em diferentes filiais ou escritórios em todo o mundo.
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Como as ferramentas de colaboração online otimizam o trabalho?
As ferramentas de colaboração online otimizam o trabalho de diversas formas, facilitando a comunicação, garantindo o gerenciamento mais simplificado e possibilitando o acesso remoto para o compartilhamento de dados em tempo real. Abaixo, falaremos sobre essa contribuição para a otimização do trabalho.
Comunicação facilitada
As ferramentas de colaboração facilitam a comunicação entre os membros da equipe, de modo rápido e fácil, sem precisar depender de e-mails ou ligações telefônicas.
Com chat em tempo real, videoconferência e compartilhamento de tela, por exemplo, a comunicação se torna muito mais eficiente e dinâmica.
Gerenciamento de projetos simplificado
Com ferramentas de gerenciamento, as equipes podem facilmente monitorar o andamento do projeto, definir prazos e responsabilidades, e atribuir tarefas aos membros.
Isso ajuda a manter o projeto organizado e garantir que todas as atividades estejam alinhadas aos objetivos, trazendo inúmeros ganhos para a organização.
Compartilhamento de arquivos
Outro aspecto positivo das ferramentas de colaboração online é que os membros da equipe podem compartilhar documentos, arquivos e informações de forma prática.
Por conseguinte, há uma redução no tempo gasto procurando informações e documentos importantes, evitando que se percam em e-mails ou pastas de arquivos.
Acesso remoto
Com as ferramentas de colaboração online, os funcionários acessam as informações e os projetos de qualquer lugar, desde que tenham uma conexão com a internet.
Isso significa que eles podem trabalhar remotamente, aumentando assim a flexibilidade e melhorando a produtividade. Como resultado, a empresa pode captar talentos em qualquer lugar do Brasil e do mundo.
Melhoria na tomada de decisões
Para complementar, esses recursos facilitam a troca de ideias e informações entre a equipe, o que agiliza a tomada de decisões. Ao discutir ideias e soluções de imediato, os colaboradores podem chegar a soluções mais acertadas.
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Quais são as melhores ferramentas de colaboração online?
As ferramentas de colaboração em nuvem otimizam o trabalho em equipe e a tomada de decisões dentro das organizações, sendo que uma das principais delas é o Google Workspace. Com a plataforma, pode-se utilizar uma série de soluções do Google para criar documentos, apresentações, planilhas etc.
Abaixo falaremos sobre essas e outras soluções.
Ferramentas de colaboração do Google
O Google Workspace é uma das plataformas de colaboração mais populares e abrangentes do mercado. Ele oferece uma ampla variedade de recursos, incluindo Gmail, Google Drive, Google Meet, Google Agenda, Google Docs, Planilhas e Apresentações, entre outros.
Com essa ferramenta, os funcionários podem colaborar ao mesmo tempo em documentos, planilhas e apresentações, agendar reuniões e videoconferências, e compartilhar arquivos de maneira fácil e segura.
Por isso, o Google Workspace é visto como uma excelente opção para empresas de todos os tamanhos e setores. Até porque existem diversos planos que abarcam as organizações de todos os portes.
Microsoft Teams
O Microsoft Teams é uma plataforma que possibilita a comunicação em tempo real, além de videoconferência, compartilhamento de arquivos e integração com outras ferramentas da Microsoft, como o Office 365.
Um ponto interessante é que ela também viabiliza a integração com outras ferramentas, como o Planner, um aplicativo de gerenciamento de tarefas que ajuda a manter a equipe no caminho certo.
Slack
O Slack, por sua vez, é uma plataforma de mensagens instantâneas que oportuniza a comunicação síncrona e assíncrona. Com ela, os colaboradores podem criar canais para diferentes projetos, permitindo que as conversas sejam organizadas e fáceis de acompanhar.
Na plataforma, também é possível compartilhar arquivos e integrar outras ferramentas, como o Google Drive e o Trello. Por conta disso, o Slack é uma ótima opção para quem deseja melhorar a comunicação e colaboração entre a equipe.
Trello
O Trello é uma ferramenta de gerenciamento de projetos na qual as equipes criam e organizam tarefas em quadros, listas e cartões. Com ele, dá para visualizar o progresso dos projetos e tarefas instantaneamente, o que favorece a melhor gestão do trabalho.
A plataforma dispõe da integração com outras ferramentas, como o Google Drive e o Slack, sendo ela uma opção visual e intuitiva para equipes que precisam gerenciar projetos e tarefas de forma eficiente.
Zoom
Por fim, o Zoom é uma plataforma de videoconferência que propicia a realização de reuniões virtuais em alta qualidade. Vale dizer que as equipes podem se comunicar instantaneamente, compartilhar telas e gravar as reuniões para referência futura.
A plataforma é, portanto, fácil de usar e suporta uma ampla variedade de dispositivos e sistemas operacionais, sendo essa uma excelente opção para empresas que desejam melhorar a comunicação e colaboração entre a equipe em diferentes locais geográficos.
Agora que você já sabe quais são as ferramentas de colaboração online, é só escolher aquela que melhor se adequa ao seu negócio. Por sinal, se quiser saber como está sua maturidade em nuvem, clique nesse link e faça um quiz. Ao final, você pode ganhar um assestment gratuito.
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