A comunicação empresarial é um processo complexo que envolve tanto a comunicação interna, entre colaboradores com o objetivo de produzir e realizar as atividades da empresa; quanto a externa, que pode ser com o público-alvo da organização, com objetivos mercadológicos; ou com a sociedade em geral, para fortalecimento da marca.
Nessas 3 modalidades, pode haver ruídos na comunicação empresarial, mas vamos concentrar nossa abordagem nesta postagem nos ruídos na comunicação empresarial interna e, mais especificamente, em como evitá-los.
Para isso, é preciso, inicialmente, definir alguns conceitos.
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Os 4 elementos do processo de comunicação:
O processo de comunicação é uma das mais antigas atividades humanas e uma das características que nos torna uma espécie extremamente social e bem-sucedida.
Não é verdade que os animais não se comuniquem, em algum nível, por meio de cantos, uivos, sinais, danças e muitas outras formas.
Mas nós, humanos, fazemos isso deforma muito mais efetiva e assertiva, conseguindo inclusive transformar comunicação em informação e informação em conhecimento.
O processo de comunicação como nós o praticamos envolve 4 elementos:
- O emissor: aquele que passa a mensagem, também chamado de fonte.
- A mensagem: a ideia que o emissor quer transmitir.
- O canal: o meio ou veículo que leva a ideia do emissor para o receptor.
- O receptor: aquele que recebe a mensagem.
Nesse contexto:
Ruído na comunicação é qualquer perturbação nesse processo que leva a perda de informação durante a transmissão da mensagem.
Ruídos na comunicação empresarial podem ser ainda mais complexos de ser analisados, pois exitem outros fatores envolvidos.
Relações de hierarquia, conflitos entre líder e liderados, conflitos entre grupos internos, estresse, ambiente de trabalho inadequado, cultura organizacional, clima organizacional, objetivos pessoais conflitantes com os objetivos da empresa e muitos outros podem afetar a eficiência da comunicação nas empresas.
Por outro ângulo, olhando pelo lado positivo, empresas com uma cultura de inovação e criatividade, estímulo a troca de informações, feedback, transparência e colaboração, podem ter uma relação entre as pessoas bastante eficiente e, praticamente, nenhum ruído na comunicação empresarial.
Portanto, um primeiro passo para evitar ruídos na comunicação das empresas é preservar um ambiente interno adequado, com um acultura e clima organizacionais positivos.
Mas, mesmo com esse fatores sendo positivos, muitas vezes a comunicação interna nas empresas apresenta ruídos, e é exatamente sobre como evitá-los que vamos tratar no tópico seguinte.
Veja também: Plano de comunicação interna de uma empresa passo a passo
Como evitar ruídos na comunicação empresarial
Usualmente, os ruídos na comunicação empresarial, ou em qualquer outro ambiente, são classificados me 4 tipos:
- Ambiente inadequado e problemático
- Momento ruim para passar a mensagem
- Linguagem que não se encaixa com o receptor ou com o conteúdo da mensagem
- Falta de planejamento ao elaborar a mensagem
Para todos esses tipos de ruídos, existem alguns cuidados que podem ser tomados, confira:
1- Escolha do canal
Atualmente a variedade de canais de comunicação na empresa é enorme.
O e-mail, tão usado até pouco tempo, está perdendo espaço para ferramentas de chat ao vivo, como o Hangouts, e até para mídias sociais corporativas internas, como o G+ para empresas, um canal ágil de comunicação que é um ambiente onde os colaboradores mais novos se sentem à vontade.
2- Ferramentas colaborativas de trabalho
O uso de drives compartilhados e documentos que podem ser editados de forma colaborativa em tempo real têm diminuído dramaticamente as interferências comunicacionais, mostrando que o uso da tecnologia é um dos fatores mais assertivos para se excluir os ruídos da comunicação empresarial.
Confira os dados deste gráfico: 
3- Segmentação do público receptor
Se é preciso adequar sua linguagem ao público certo, para diminuir os ruídos na comunicação empresarial, nada mais adequado do que segmentar quem receberá cada tipo de mensagem.
Ferramentas de e-mail marketing podem ser usadas na comunicação interna par enviar a mensagem certa para o público certo.
DICA: Como enviar mala direta com Word, Excel, Outlook e Gmail
4- Pesquisas internas online
O Google Forms é uma ferramenta gratuita que permite modelar formulários de pesquisa e enviá-los por e-mail.
Dessa forma, é possível não apenas fazer pesquisas de clima organizacional, como pedir feedback de várias iniciativas da organização e até criar campanhas de envio de ideias e sugestões inovadoras para a empresa, seus produto e serviços.
Ao se sentirem valorizados e consultados, o clima interno melhora e os colaboradores ficam motivados, facilitando o espírito de equipe e diminuindo os ruídos na comunicação empresarial.
5- Acesso remoto
Ao poder se comunicar por meio de dispositivos móveis, de onde estiver, e ter acesso às informações que precisa na empresa, os colaboradores ganham produtividade e perdem menos tempo para resolver seus problemas e entregar suas tarefas.
Confira também: Melhore o fluxo de comunicação nas empresas com 7 práticas que funcionam
Usar a tecnologia para diminuir os ruídos na comunicação empresarial é uma das especialidades da Safetec.
Confira o caso da Ampla, uma agência de comunicação que se tornou ainda mais integrada e colaborativa, com ajuda do G Suite, implantado pela Safetec.
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