O fluxo de comunicação nas empresas é o grande ativo corporativo do momento da história em que vivemos. Dezenas de novas tecnologias e inovações ganharam, em poucos anos, as mãos de bilhões de pessoas no mundo.
Todos utilizam hoje smartphones, computadores com aplicativos na nuvem e são parte de uma rede dados que se auto-alimenta a todo instante, gerando informações em ritmo frenético, para constituir aquilo que batizamos de “big data”.
Mas ainda que a comunicação nas empresas hoje possa funcionar com o emprego de todos esses benefícios e vantagens, o fato é que muitos ainda não utilizam essas possibilidades em seu pleno potencial, tanto interno, para integrar equipes, quanto externo, para prospecção de vendas, por exemplo.
O fluxo de comunicação nas empresas, em alguns casos, ainda acontece de maneira retrógrada, quase como se ignorasse as conquistas tecnológicas dos últimos anos. E quem perde, ao final de tudo, são os próprios empresários.
Mas como melhorar a comunicação nas empresas e fazer um uso mais completo de tudo o que está à disposição?
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7 maneiras de como otimizar o fluxo de comunicação nas empresas
1. Criando valor para colaboradores
As pessoas não querem mais apenas ferramentas nas quais possam se comunicar, falar umas com as outras, trocar mensagens… elas querem valor.
Querem algo que possam guardar, compartilhar, mostrar para seus amigos e conhecidos. Querem algo de útil. Algo que possam consultar quando quiserem ou precisarem. E as empresas precisam começar a se comunicar desse modo.
Empresas bem sucedidas na era da informação veem em seus colaboradores não apenas pessoas pagas para realizarem determinada função. Elas veem embaixadores, pessoas com potencial para propagar e defender e divulgar sua marca mundo afora.
Isso tudo começa no fluxo de comunicação empresarial. O modo com que a empresa fala, hoje, com seus funcionários, possui um papel tão importante em seu reforço de marca quanto qualquer propaganda divulgada para o público em geral.
A comunicação nas empresas precisa compartilhar conteúdo e gerar informação de valor, que possa fazer parte da vida de seus colaboradores e, não raro, transcender as barreiras do “escritório”.
2. Liderança como exemplo
Como criar rotinas que permitam que seus funcionários estejam acessíveis todo o tempo quando seus chefes e gerentes não o fazem.
O fluxo de comunicação nas empresas, mais do que nunca, ocorre em duas vias. A empresa fala com seus colaboradores, que precisam falar com a empresa também – e precisam obter respostas.
Qualquer nova iniciativa na comunicação empresarial precisa de parte das lideranças, para que possa ser difundida entre os demais funcionários.
Veja mais: Entenda como a nuvem está revolucionando a comunicação nas empresas modernas
3. Metas e objetivos
A comunicação nas empresas ainda é alvo de muitas barreiras. Informações e mensagens que não são desejadas ou bem recebidas, falta de uniformidade de discurso, longas esperas até que feedbacks sejam fornecidos, coordenação ineficaz.
Tudo isso toma tempo e torna algumas tecnologias promissoras meras “evoluções do telefone”.
É preciso estabelecer metas e objetivos claros quanto ao fluxo de comunicação nas empresas, para que essas barreiras sejam combatidas e superadas, sem que a comunicação deixe de funcionar.
4. Online ao invés de offline
Claro, a comunicação nas empresas sempre envolverá reuniões e encontros. Discussões precisam ser travadas para que as melhores decisões sejam tomadas.
Porém, as ferramentas usando o cloud computing e aplicações online permitem hoje que esse tipo de estratégia de comunicação seja realizada remotamente, em videoconferências, chamadas compartilhadas e sistemas de mensagens instantâneas.
O objetivo ainda é o mesmo: o de colocar diversas pessoas para discutir um tema e chegar a decisões.
Porém, com a coisa toda funcionando de modo online, o tempo de trânsito e a logística pesada e custosa das reuniões passa a ser evitada. Sua empresa ganha em produtividade e seus colaboradores têm mais liberdade para desempenhar outras tarefas.
5. Defina regras
O fluxo de comunicação nas empresas, mesmo na movimentada era da informação, precisa seguir regras e estar incluída em processos.
Isso gera a produção mais automatizada de relatórios, feedbacks que ocorrem conforme o previsto, avaliações de ganho de produtividade e redução de custos mais objetivas e transforma seus funcionários em pessoas que se comunicam conforme as necessidades de sua empresa.
Muitas as vias de comunicação ficaram mais rápidas e fáceis, mas a internet e a comunicação online têm um problema: sem seguir normas e procedimentos, elas se perdem e tendem ao caos e à confusão.
Seus colaboradores e lideranças precisam saber como devem se comunicar, por quais canais, quando e com que frequência, e muitas vezes também o que devem ou não dizer.
Isso evita duplicidade, ruídos de comunicação e falta de registro e armazenamento da informação.
Dentro de processos, fluxo de comunicação empresarial também passa a poder ser avaliada por seus resultados, em termos de produtividade ou até financeiramente.
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6. Use o mobile
Não adianta ignorar as tecnologias móveis, seja por preço ou trabalho. Todas as ferramentas e aplicações de comunicação empresarial que ainda não se adequaram totalmente ao mercado mobile estão ficando para trás – e bem para trás.
O canal mobile trouxe comodidade, facilidade e acessibilidade a todos. É um canal que não pressiona colaboradores – ele faz parte de seu cotidiano e permite uma comunicação mais rápida e completa do que qualquer outro canal hoje utilizado.
7. Ouça e pesquise
Imagine a empresa de hoje como uma pequena “rede social”. Funcionários trocam informações nela todo o tempo, mas muitas vezes se preocupam com o que devem ou não dizer, como apresentar reclamações, sugestões ou ideias.
O fluxo de comunicação nas empresas, na era das redes sociais, depende e muito da sensação de colaboradores de que estão sendo ouvidos, de que sua voz conta e suas palavras e opiniões não são simplesmente ignoradas.
Realize, com o auxílio das modernas ferramentas de comunicação, pesquisas e levantamentos dentro do quadro – reclamações, problemas, sugestões, ideias – tudo seguirá um fluxo mais rápido dentro da empresa, criando um ciclo de informação positiva e potencialmente lucrativa para a empresa e concedendo aos funcionários a sensação de estarem sendo ouvidos e considerados dentro do trabalho que fazem.
Confira: Os 4 princípios da comunicação empresarial e como aplicar no negócio
Auxiliar a fazer a comunicação fluir nas empresas é uma das especialidades da Safetec. Veja o que disse um dos gestores da Ampla, uma agência de comunicação, depois que implantou as tecnologias em nuvem sugeridas pela Safetec:
“O G Suite nos permitiu migrar todos os dados para nuvem de modo que hoje temos muito mais mobilidade e segurança em nossa comunicação”
Confira aqui todos os detalhes desta história de sucesso: CASE Ampla.
