Mas por que isso é tão importante? Em poucas palavras, porque é o modo mais barato de aumentar a eficiência de sua empresa e evitar perdas indesejáveis.
Não ter uma comunicação bem estruturada nas empresas pode, inclusive, doer no bolso. Disputas internas de poder, desorientação de algumas equipes e frustração de empregados por se sentirem “à deriva” são alguns dos problemas possíveis.
Além disso tudo, uma comunicação falha, que não obedece aos princípios da comunicação empresarial, pode trazer danos, como riscos relacionados à segurança de informação.
Geralmente, nem todos os empregados têm real percepção da importância de não vazar determinadas informações para familiares e amigos.
Com isso, podem prejudicar grandes parcerias, o lançamento de novos produtos ou mesmo a relação entre os colaboradores com boatos e discórdias.
Conheça, a seguir, os princípios da comunicação empresarial para evitar esse tipo de situação e alavancar a produtividade no seu negócio, além de dicas de como começar a implementá-los.
1. Estabelecer uma cultura organizacional
O grande objetivo de um departamento de comunicação interna é conseguir fazer com que todos os funcionários — do presidente ao recém-contratado — entendam bem que papel eles cumprem na organização e para onde todos estão indo. Estabelecer essa sintonia faz com que todos se sintam e sejam parte do mesmo time.
Os processos dentro de uma empresa fazem parte de uma única cadeia maior, que são os ciclos administrativos pelos quais a companhia passa.
Quem está repondo a água do reservatório precisa estar ciente da visão, missão e dos valores daquela empresa para a qual trabalha, assim como a equipe de logística necessita entender porque é tão importante cumprir aquele prazo excepcional e o que aquilo vai representar de ganho.
Uma ferramenta excelente nesse ponto são os serviços de armazenamento de dados em nuvem, como o
Google Drive.
Com um acesso remoto facilitado a manuais, guias de comportamento e templates padronizados, é mais fácil consolidar a cultura comportamental e, até mesmo, visual de uma empresa, etstando totalmente em sintonia com os melhores princípios da comunicação empresarial.
2. Combater a “rádio-corredor”
Boatos de demissão, intenções mal-interpretadas da diretoria, empregados com “fama”, mentiras sobre a motivação de um desligamento… Tudo isso são distrações que impactam diretamente a imagem e o rendimento de uma organização.
Ter uma comunicação centralizada em uma empresa significa colocar todos os funcionários envolvidos para debater juntos as estratégias de como tratar cada assunto.
Os veículos utilizados vão variar de acordo com a realidade da empresa — intranet, boletim impresso, newsletter, jornal mural, spots via rádio etc — mas os responsáveis por cada uma dessas ferramentas precisam conversar entre si para alinhar os discursos e servirem de pontos focais de combate à “rádio-corredor”.
O melhor de tudo é que nenhuma dessas soluções, necessariamente, demandam um grande investimento.
Algumas ferramentas virtuais (como o
Google+, o
Google Agenda, entre outros) permitem criar veículos de comunicação eficientes com muito pouco.
O principal é estimular o envolvimento e participação dos funcionários: quanto mais sentirem que estão sendo ouvidos de verdade, menos terão interesse em espalhar boatos negativos paralelamente.
3. Escutar é preciso
Este é, talvez, o mais importante dos princípios da comunicação empresarial.
Os exploradores do passado sentiam o ímpeto incontrolável de viajar por novas terras. Hoje em dia, uma equipe eficiente de comunicação tem gana semelhante por escutar os funcionários.
Afinal de contas, não há melhor pessoa para identificar um problema ou sugerir uma melhoria do que aquela que convive diariamente com o desafio.
Além disso, estar atento às demandas dos funcionários é um modo de abrir um canal para fortalecer a cultura organizacional, além de prevenir paralisações.
O diálogo constante, inclusive, aumenta as chances de uma negociação ser mais bem sucedida. É preciso tornar a comunicação acessível a todos os empregados — quem tem ou não acesso à internet, quem usa ou não rádio, quem trabalha ou não no escritório etc. — e estimular a
interação.
Esses canais de escuta também possuem versões digitais que ajudam o trabalho a ser mais eficiente e atraente.
Exemplo: para que fazer a velha folha de sugestões, quando é fácil criar uma pesquisa simples e encaminhar o link para o e-mail dos funcionários com um formulário feito no
Google Forms?
Precisa de um diálogo mais instantâneo? Os chats do
Google Hangout permitem troca de imagens, áudio e até mesmo video-conferência.
4. Parceria com mundo virtual
Estabelecer um diálogo eficiente dentro da empresa é um processo complexo. O volume de informações é igualmente intenso e relevante.
Além de produzir bons veículos, bons canais de diálogo, é preciso que a equipe de comunicação dentro da sua empresa esteja apta a mensurar os resultados alcançados.
Porém, como já citamos, em muitos casos há soluções virtuais acessíveis e que simplificam essa construção e podem ser o grande trunfo para dar um salto de profissionalismo no trabalho que é feito em uma empresa.
Além, claro, de terem um custo reduzido e uma interface projetada espacialmente para os profissionais que a utilizam.
Como é a comunicação na sua empresa? Estão seguindo os princípios da comunicação empresarial?
Que estratégias você utiliza e considera fundamental?
Se precisar de ajuda para melhorar a comunicação interna da sua empresa,
pode contar com a gente. Compartilhe suas experiências conosco nos comentários!
