Você sabia que descobrir como reduzir custos com Google Workspace é muito mais vantajoso para o seu negócio do que grande parte das estratégias utilizadas no mercado?
Muitas empresas, quando se deparam com problemas na balança, acabam realizando cortes que podem comprometer ainda mais a sua saúde financeira. Uma das ações mais comuns é optar por outros fornecedores “mais baratos”, cortar orçamento de marketing, ou até mesmo “enxugar a equipe”.
São métodos errados? Depende! Quando realizados sem a devida análise e o planejamento de redução de custos, eles podem apresentar resultados inversos do esperado. Para ter mais eficiência é preciso analisar tanto a estrutura da empresa quanto a conjuntura na qual ela se encontra.
Nesse sentido, otimizar recursos e melhorar a eficiência de processos pode ser um primeiro passo muito mais assertivo. Como, por exemplo, substituir inúmeras licenças de softwares, alugueis de maquinário e contratos de suporte e manutenção por uma plataforma que forneça essas e outras inúmeras funcionalidades para a sua empresa.
É exatamente sobre essa solução que falaremos neste artigo: descubra como reduzir custos com Google Workspace!
Gargalos que mais impactam no sucesso do seu negócio!
Antes de analisar como reduzir custos com Google Workspace, é preciso compreender que as ações de economia precisam ser estratégicas. E focadas, principalmente, em gargalos e pontos de ineficiência que afetam a saúde financeira do seu negócio.
Para facilitar a identificação desses pontos, listamos algumas das ineficiências mais comuns e os seus impactos:
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Falta de organização
A falta de organização em processos operacionais e gerenciais podem gerar altos impactos para as empresas. Segundo estudos, 40% dos funcionários afirmam que reuniões mal organizadas impedem sua produtividade.
O que, naturalmente, gera um gargalo extremamente negativo para a empresa, que poderia ser facilmente evitado. Assim como a falta de organização no armazenamento de documentos e e-mails. Quase 50% dos colaboradores evitam compartilhar um documento, porque levaria muito tempo para encontrá-lo.
E 96% deles têm problemas para encontrar a versão mais recente de um determinado arquivo.
Ou seja, a falta de organização pode impactar a produtividade, a comunicação entre equipes, qualidade dos serviços e até mesmo o relacionamento e experiência do cliente. Gerando, assim, inúmeros custos com retrabalho, gargalos, ineficiências e ruídos.
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Armazenamento descentralizado e sem categorização
Como você deve ter notado acima, além da falta de organização, alguns dos gargalos podem estar relacionados a dificuldades de centralizar a documentação de diferentes setores em um só local. Somada, claro, à ineficiência ao categorizá-la.
Essa ineficiência dificulta o acesso rápido a documentos importantes para atendimento ao cliente, desenvolvimento de relatórios, comunicação entre equipes etc. Segundo a mesma pesquisa citada acima, quase 70% dos trabalhadores desperdiçam até uma hora alternando entre diferentes aplicativos e abas, diariamente.
A descentralização no armazenamento e de inúmeras funcionalidades do dia a dia acarretam custos altos de investimento, capital humano, tempo e disposição.
Afinal, um cenário desorganizado, repleto de ferramentas não integráveis e descentralizadas pode afetar diretamente o bem-estar dos colaboradores. Impactando negativamente a sua produtividade, atenção e disposição para resolver questões mais delicadas e estratégicas para a empresa.
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Investimento não estratégico em tecnologia
Esse é um gargalo presente em muitas empresas. Afinal, com a urgência de inovação e para implementar ferramentas que atendam à demanda, mesmo que sazonal, as empresas se adiantam e acabam realizando investimentos ineficientes.
Algumas investem em uma infraestrutura tecnológica robusta para atender à demanda de final de ano, ou um crescimento não planejado. Quando a demanda é alterada, a estrutura fica ociosa, ocupando lugar e gerando gastos de manutenção.
O mesmo ocorre com o acúmulo de softwares, aplicativos e sistemas para cada setor ou processo da empresa. E pior, grande parte deles não são nem ao menos integráveis. O que, naturalmente, gera outros custos desnecessários, relacionados a falhas de comunicação, desatualização, diversos suportes, atualizações e licenças.
Mas será que realmente existe uma plataforma capaz de diminuir esses gargalos e gerar uma redução de custos para o seu negócio?
Sim, com o Google Workspace a sua empresa consegue!
O que é Google Workspace?
Google Workspace é a versão mais atual do antigo G Suite, plataforma de colaboração, armazenamento, gerenciamento e produtividade do Google, que, com o passar do tempo, ganhou novas funcionalidades e uma abordagem ainda mais inovadora e completa.
O principal intuito do Google Workspace é automatizar processos e centralizar funções em um único espaço colaborativo e dinâmico. E isso com a possibilidade da comunicação em tempo real, armazenamento seguro de dados e informações e integração com diversas outras ferramentas gerenciais e operacionais.
Para isso, foram desenvolvidas soluções como:
- Gmail;
- Google Documentos, Planilhas, Slides e Formulários;
- Drive e Cloud Computing;
- Meet;
- Google Chat;
- Keep;
- Agenda;
- Sites;
- Google Vault;
- Entre outras
Ou seja, aplicativos colaborativos, que auxiliam as empresas em seus processos gerenciais, operacionais e de comunicação. Trazendo muito mais integração e eficiência!
Não à toa, a plataforma conta com mais de 2,6 bilhões de usuários, com soluções inovadoras e eficientes para empresas de todos os tamanhos, portes e demandas. Com pacotes e soluções personalizáveis para o seu negócio.
Segundo a apresentação do próprio Google, o Workspace é:
“Tudo que você precisa para trabalhar, em um único lugar”
Se você é um gestor ou possui papel estratégico na tomada de decisões e/ou monitoramento do desempenho da empresa, com certeza, deve ter notado os ganhos que a plataforma do Google Workspace pode trazer, certo?
Afinal, ela atua na maioria dos gargalos que citamos acima.
Como reduzir custos com Google Workspace?
A redução de custos pode ser realizada utilizando diferentes estratégias. Como corte de gastos, substituição de fornecedores, produtos e serviços ou otimização de recursos.
A união delas, desenvolvidas e aplicadas de maneira estratégica, com o auxílio do Google Workspace, pode gerar uma redução de custos de 40% ou mais! Além de melhorar em 56% a comunicação do seu negócio, diminuindo falhas, retrabalhos e o stress dos colaboradores.
Dessa forma, diminuímos custos de manutenção, gerenciamento, tarefas comerciais e investimentos em tecnologia. E o melhor: com segurança, transparência, suporte e a estrutura de uma das líderes de mercado em inovação e tecnologia!
Resumidamente, o Google Workspace oferece soluções capazes de modernizar a sua estrutura tecnológica, otimizando processos, práticas, ferramentas, tempo e capital humano!
Possibilitando que a sua empresa tenha uma economia muito maior se comparada a investimentos em inúmeras ferramentas descentralizadas e não integráveis.
Mas o que gera redução de custos para a sua empresa?
Como conseguimos ver no decorrer deste artigo, o Google Workspace consegue abranger inúmeros gargalos e ineficiências comuns a qualquer modelo de negócios. Seja a desorganização, a descentralização do armazenamento, a falta de produtividade da equipe, ou investimento em infraestrutura tecnológica não integrável.
O fato é que a automação, a mobilidade e a abrangência do Google Workspace impactam direta e indiretamente os custos e investimentos das empresas. E mais, um dos pontos mais importantes dessa plataforma é que ela consegue trabalhar de forma personalizada.
Ou seja, identificados os gargalos da sua empresa, é possível construir uma solução capaz de otimizar processos e ferramentas de maneira personalizada. Respeitando, portanto, os objetivos, expectativas, demandas e possibilidades da empresa.
Sem estrutura ociosa, ou deficitária!
O que gera a redução de custos com Google Workspace é, portanto, inovação e personalização! E foi exatamente nesses pontos que o Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins conseguiu driblar a pandemia e implementar ferramentas para a sua demanda.
Veja só:
Como a Safetec ajuda a reduzir custos com Google Workspace – case TRE-TO
A modernização tecnológica encontra barreiras maiores no cenário público, seja por falta de investimento, abertura ou orçamento. O fato é que as empresas precisam driblar alguns obstáculos delicados. Mas isso não imobilizou o Tribunal Regional Eleitoral do Tocantins.
Segundo Fernando Ebrahim, a parceria com o Google Workspace foi a responsável por manter, durante a pandemia, mais de 500 pessoas trabalhando, de forma colaborativa, sem grandes impactos.
Na prática, o TRE-TO não precisou economizar com backup e ainda conseguiu reduzir 36 horas de rotina semanal, liberando um posto de trabalho. Além de uma economia de 100% com despesas de viagens e com a estimativa dessa média ser de 80% em um contexto pós-pandêmico.
Com as funcionalidades do Google Workspace a empresa não conseguiu “apenas” diminuir os custos. Ela inovou e estabeleceu novas práticas para melhorar a experiência dos cidadãos com os serviços públicos.
Quer saber mais dessa história? Então, confira o bate-papo abaixo, entre a líder do Sucesso do Cliente na Safetec, Rafaela Aguiar, e conversa com Fernando Ebrahim, do TRE-TO:
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