Comunicação nas empresas: por que você ainda usa fax?

Claro, em um país como o Brasil, provavelmente argumentaremos que há exigências burocráticas que ainda nos obrigam a utilizar equipamentos completamente obsoletos no contexto atual da tecnologia, como o fax, o disquete, o scanner e outros.

Em certos aspectos, isso está correto. A CAIXA, por exemplo, ainda entrega ao seu contador um arquivo da conectividade social das empresas que deve ser gravado em um disquete (alguns contadores mantêm essas relíquias apenas para atender a esse absurdo). Muitos bancos também exigem o envio de cartas redigidas à mão “via fax”, para fechamento de contas ou resgate de alguns produtos e serviços.
Está certo, você pode manter aquele seu aparelho de fax para essas emergências. Mas a pergunta que cabe aqui é a seguinte: por que você ainda o está utilizando?

Entenda a necessidade de trabalhar bem a comunicação da sua empresa

Muitos empresários resistem ao avanço tecnológico. Não se trata de teimosia. As razões geralmente são duas:
  • Eles não veem ganhos de produtividade ou em economia decorrentes do emprego de novas tecnologias.
  • Eles consideram que o investimento nelas não é justificável.
Bem, as duas razões são basicamente a mesma. Empresários não enxergam um retorno provável para os investimentos que teriam de fazer em novas tecnologias e métodos de comunicação. Isso na vida empresarial, e quanto ao pessoal?

Tempo é dinheiro, mesmo

A frase é um belo chavão. Contudo, a despeito de a usarmos, nossa realidade salarial ou de renda não nos permite enxergar, muitas vezes, o ganho de tempo como algo que gera economia, eleva a lucratividade e permite ganhos maiores. Todos usam a máxima, mas poucos veem horas a mais ou menos como dinheiro a mais ou a menos. Isso é particularmente verdade quando tomamos minutos ao invés de horas – ninguém vê claramente o quanto minutos a mais ou a menos podem influenciar os resultados financeiros de uma empresa.
Quando colocamos essas rotinas em uma tabela, contudo, enxergamos com maior clareza o quanto de tempo é possível perder com o envio e recebimento de um único documento.
Agora suponhamos que um funcionário seu, em média, custe R$ 60,00 para sua empresa. O “custo de envio” de documentos, nos últimos 30 anos, passou de R$ 120,00, para R$ 60,00, posteriormente para pouco mais de R$ 10,00 e finalmente não mais do que R$ 2,00 ou R$ 3,00, nos últimos 5 ou 10 anos, com o advento da internet. A nuvem, entretanto, quebrou completamente o conceito de gasto no envio e compartilhamento de documentos – não há mais envio, já que tudo está disponível online para todos, a qualquer momento. Um gasto de R$ 120,00 se tornou inexistente, e tudo por conta de pequenas modificações tecnológicas que foram sendo inseridas aos poucos na vida empresarial.
Para aqueles que não se adequaram ainda às novas realidades, o custo continua a existir. Quando a burocracia é maior, ele permanece mais alto. Exemplos dessa natureza podem ser encontrados em toda a rotina de um escritório. Quanto você economiza quando propostas de vendas a clientes possuem modelos prontos online? E quando seus vendedores conseguem enviar pedidos via celular, ao invés de esperar chegar até a “central” para preencher formulários?
Sim, é bem verdade que o governo ou entidades diversas ainda nos obrigam a utilizar tecnologias e práticas obsoletas, que consomem tempo e dinheiro, mas para todo o restante, somos nós mesmos os responsáveis pelo custo desnecessário.

Desgaste de imagem

Outro prejuízo e custo que muitas empresas não enxergam, decorrente do uso de tecnologias antiquadas e da resistência em investir em novas respostas e metodologias em seu dia a dia é o desgaste em termos de imagem.
Ironicamente, como correntistas desprezamos hoje bancos ou serviços financeiros que não possuam atendimento online, home banking ou que nos permitam movimentar e acessar nosso dinheiro e aplicações com facilidade, a partir de um celular ou do computador, em nossa casa.
O que não imaginamos é que nossos clientes podem estar tendo exatamente a mesma visão de nossos negócios. Funcionando com base em tecnologias ultrapassadas e práticas de mercado jurássicas, muitas empresas perdem clientes sem sequer saber o porquê. O custo passa a ser dobrado: elas perdem em receita, com clientes buscando soluções e fornecedores mais atualizados e que atendam às suas novas necessidades de acesso e utilização; e também perdem com a morosidade, usando mais horas de funcionários para desempenhar tarefas que, de outra forma tomariam minutos ou mesmo segundos.
A democratização da internet tornou empresas que não investem em tecnologia verdadeiras “ovelhas negras” do mercado. Claro que a expectativa do consumidor ou cliente varia conforme o segmento, mas hoje mesmo setores mais tradicionalistas, como o de contabilidade ou escritórios de advocacia precisam atender seus clientes de maneira mais informatizada – ou isso, ou verão sua clientela procurando alguém mais capaz e ágil.

O fax pode ficar na salinha ou no depósito. Infelizmente, ainda temos de cumprir algumas rotinas custosas, demoradas e burocráticas, mas que fogem ao nosso controle. Para todo o restante, ele deve ser visto apenas como uma excentricidade, aquela peça de colecionador para mostrar para clientes ou até para seus filhos, puxando um bom papo sobre “quando costumávamos enviar documentos com essa maquininha, discando para o cliente”.