Uma das maiores preocupações das empresas na atualidade envolve a segurança de dados, principalmente no que tange aos documentos confidenciais.
Em vista disso, houve um crescimento na demanda por soluções de nuvem compartilhada, com o objetivo de se adequar à legislação de proteção de dados e evitar o acesso indevido por pessoas não autorizadas.
Esse crescimento pode ser visto na pesquisa da IDC, que mostrou que os gastos com produtos de infraestrutura de computação e armazenamento para implantações em nuvem cresceram 16,3% no quarto trimestre de 2022 em comparação com 2021.
Todavia, antes de se implantar uma solução que visa aumentar a segurança na hora de arquivar os documentos confidenciais do seu negócio, é preciso saber qual é a melhor forma de se proceder.
E, neste artigo, vamos mostrar como é feito o armazenamento desses documentos, o porquê isso é importante e, ainda, como garantir a segurança dos arquivos. Boa leitura!
Primeiramente, o que são documentos confidenciais?
Documentos confidenciais são registros contendo informações sensíveis que precisam ser protegidas de acesso ou divulgação não autorizados. São dados que, se mal gerenciados, podem resultar em danos financeiros, reputacionais ou legais, seja para indivíduos ou organizações. Por exemplo, é preciso haver confidencialidade durante o processo de fusão de empresas.
O tipo de informação que eles podem conter é variado, podendo incluir: dados pessoais ou financeiros, propriedade intelectual, detalhes contratuais, planos estratégicos ou qualquer outro tipo de informação que seja sensível ou valiosa.
O armazenamento, o gerenciamento e a disponibilidade desses documentos são pontos essenciais para cumprir as regulamentações de privacidade e proteção de dados, além de ser uma prática comercial responsável.
Por que é importante manter seguros os documentos confidenciais da empresa?
Manter esses documentos seguros é crucial para preservar a integridade da empresa, proteger a privacidade dos indivíduos envolvidos e cumprir as regulamentações de proteção de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), evitando, assim, problemas em relação à reputação da marca, entre outros.
Vale destacar que a LGPD exige que todas as empresas, independentemente de sua localização, garantam a proteção dos dados pessoais dos cidadãos brasileiros, em especial quando falamos de dados sensíveis.
Se uma companhia falhar em proteger esses dados, pode ser submetida a multas significativas. Portanto, a segurança dos registros confidenciais não é apenas uma questão de responsabilidade ética, mas também uma necessidade legal.
Além disso, a proteção adequada desses arquivos é fundamental para manter a confiança dos clientes, funcionários e parceiros comerciais. Qualquer vazamento de informações pode levar a uma perda de confiança que pode ser difícil de recuperar.
O manuseio seguro desses documentos ainda protege a corporação contra a espionagem industrial e concorrência desleal. Até porque as informações confidenciais, como planos estratégicos ou propriedade intelectual, podem dar aos concorrentes uma vantagem injusta.
Portanto, a segurança dos documentos é uma componente-chave para a competitividade e o sucesso de longo prazo de uma organização.
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Como armazenar documentos confidenciais? 3 formas
Agora que já entendemos o que é e a importância manter a segurança dos registros confidenciais, vamos falar sobre as três principais formas de armazenamento de documentos.
Armazenamento local
Este método envolve digitalizar documentos e armazená-los em servidores locais ou computadores pessoais. O acesso é, geralmente, controlado por meio de contas de usuário e senhas.
A principal vantagem desse armazenamento é que o usuário não depende da internet para acessar os documentos, mas, em contrapartida, requer uma segurança de TI adequada para proteção contra ameaças como malware e ataques de hackers.
Armazenamento em nuvem
A nuvem tornou-se uma opção popular para o armazenamento de documentos devido à sua flexibilidade e escalabilidade. Os provedores oferecem segurança robusta, incluindo criptografia e controle de acesso.
Este método permite o acesso remoto aos documentos de qualquer lugar e é ideal para empresas com equipes distribuídas ou que precisam compartilhar documentos com parceiros externos.
Armazenamento híbrido
O modelo híbrido combina o armazenamento em nuvem com o local. Por exemplo, documentos confidenciais que requerem acesso frequente podem ser armazenados localmente, enquanto backups e arquivos menos usados são alocados na nuvem.
Como garantir segurança para arquivos confidenciais?
Agora que mostramos quais são as 3 formas de se arquivar os registros confidenciais, vamos abordar quais são as medidas de segurança que se pode adotar para uma maior proteção dos dados tratados pela organização.
Gerenciamento de acesso
Restringir quem pode acessar os documentos é o primeiro passo. Para isso, é necessário usar ferramentas de controle de acesso para garantir que apenas pessoas autorizadas possam visualizá-los ou editá-los.
Criptografia
Os documentos armazenados digitalmente devem ser criptografados para evitar o acesso não autorizado. Isso se aplica tanto ao armazenamento quanto ao compartilhamento de documentos.
Políticas de retenção de documentos
É importante ter políticas claras que evidenciam por quanto tempo esses registros são mantidos. Após esse período, eles devem ser destruídos ou excluídos de maneira segura.
Verificação em duas etapas
Ativar o mecanismo de verificação em duas etapas traz mais segurança para quem precisa arquivar documentos online. Em geral, é necessário cadastrar o número do celular.
Dessa forma, mesmo inserindo uma senha, deve-se confirmar o acesso por meio de outro aparelho, por exemplo, inserindo um código que foi recebido nele. Isso dificulta a ação de terceiros.
Quer saber como o Google garante a segurança dos arquivos em nuvem? Então, dê só uma olhada neste vídeo: 👇
Qual a melhor solução para armazenar documentos confidenciais?
A melhor solução para armazenar esses registros confidenciais varia conforme as necessidades da organização. Por sinal, um serviço que se destaca neste contexto é o Google Drive, que oferece uma combinação de segurança robusta, flexibilidade e facilidade de uso.
Ele usa criptografia para proteger os dados em trânsito e em repouso, o que garante que os documentos estejam protegidos contra acesso não autorizado.
Em paralelo, há opções de controle de acesso detalhadas, de modo que os proprietários dos documentos determinem quem pode visualizar, editar ou compartilhar.
Outra vantagem é sua integração com outros produtos, como o Google Workspace, possibilitando aos usuários criar, editar e colaborar em documentos diretamente, sem a necessidade de softwares adicionais.
Desde o armazenamento gratuito para usuários individuais até os planos empresariais com recursos praticamente ilimitados, o Google Drive pode se adaptar para atender a uma variedade de necessidades de armazenamento de documentos.
Portanto, se você precisa ter mais segurança para armazenar os documentos confidenciais do seu negócio, saiba que essa pode ser a solução que você procura.
Para isso, é crucial fazer um bom planejamento e definir a estratégia adequada antes de adotar o armazenamento em nuvem. E a Safetec ajuda você nessa jornada.
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