Estrutura de intranet. Você já conhece esse termo? Como empresário, é bem provável que já tenha ouvido falar desse tipo de tecnologia que está crescendo nos últimos anos.
A grosso modo, uma intranet nada mais é que uma rede privada de computadores que funciona como uma espécie de internet interna, utilizada exclusivamente pelos colaboradores de uma organização.
Mas você sabia que empresas que adotam essa rede social empresarial são mais produtivas e eficientes?
De acordo com uma pesquisa realizada pela Nielsen Norman Group, consultoria em usabilidade, organizações que adotam uma intranet podem reduzir em até 80% o tempo gasto pelos colaboradores procurando informações.
Além disso, a pesquisa também revelou que companhias que utilizam uma intranet são capazes de aumentar a produtividade em até 35%.
Diante desses números, é fácil entender porque essa é uma ferramenta tão importante para quem busca mais eficiência e produtividade de seus funcionários.
Neste artigo, vamos te mostrar o que é uma estrutura de intranet, quais os seus benefícios e como criar uma intranet eficiente e estruturada para a sua empresa. Boa leitura!
O que é uma estrutura de intranet?
Basicamente, uma estrutura de intranet é a forma como a sua rede privada de computadores será organizada, para que os colaboradores da sua empresa naveguem por ela de forma eficiente e encontrem as informações que precisam com facilidade.
Em suma, a estrutura de uma intranet deve ser pensada de acordo com as necessidades do seu negócio. Isso significa que é fundamental definir quais são as informações mais importantes para os seus funcionários e como elas serão organizadas.
Por exemplo, se a sua empresa possui várias áreas, é possível organizar a intranet por setores, para que os colaboradores encontrem as informações necessárias.
Uma boa estrutura deve levar em conta a usabilidade e a facilidade de navegação. Ou seja, é importante que a sua intranet seja organizada de forma intuitiva, para que os usuários encontrem o que procuram facilmente.
Além disso, é primordial que ela seja organizada de forma a incentivar a colaboração e o compartilhamento de informações entre toda a equipe.
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Quais são os benefícios de uma estrutura de intranet?
Uma rede social empresarial bem estruturada traz diversos benefícios para a sua empresa. Abaixo vamos falar sobre alguns dos principais deles.
Facilita a comunicação interna
Uma intranet eficiente facilita a comunicação interna entre os colaboradores. Isso significa que você pode usá-la para enviar comunicados importantes, compartilhar informações relevantes, e ainda criar um espaço para a contribuição de ideias e sugestões.
Melhora a colaboração entre as equipes
A rede social empresarial também contribui para melhorar a colaboração entre as equipes da sua empresa. Com ela, é possível criar espaços de compartilhamento de documentos e informações, fóruns de discussão, e ainda promover a interação entre todos.
Compartilha informações importantes de forma mais eficiente
Com uma intranet bem estruturada, todos podem partilhar informações importantes de forma mais eficiente. Isso quer dizer que dá para criar espaços específicos para o compartilhamento de documentos, manuais, políticas internas, entre outras informações.
Reduz o tempo gasto pelos colaboradores
Como mencionamos na introdução deste artigo, empresas que utilizam uma intranet podem reduzir em até 80% o tempo gasto pelos colaboradores procurando informações.
Isso acontece porque ela funciona como uma central, organizada de forma eficiente para que os funcionários encontrem o que precisam com facilidade.
Aumenta a produtividade dos funcionários
Por fim, a intranet aumenta a produtividade dos colaboradores em até 35%. Isso acontece porque ela facilita a comunicação e a colaboração entre as equipes, assegurando que todos realizem suas tarefas de forma mais eficiente e organizada.
Em resumo, a estrutura de uma intranet bem planejada pode trazer diversos benefícios para a sua empresa, desde a facilitação da comunicação interna até a melhoria da produtividade.
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Como criar uma estrutura de Intranet com o Google Workspace?
O Google Workspace é uma solução completa de produtividade na nuvem que oferece diversos recursos, incluindo o Google Sites, uma ferramenta que permite criar sites de forma rápida e fácil.
Esse recurso pode ser utilizado para criar uma intranet para o seu negócio. Veja abaixo o passo a passo para criar uma estrutura de intranet com o Google.
1. Acesse o Google Sites
Primeiramente você tem que acessar o Google Sites por meio da sua conta do Google. Se você ainda não tem uma conta, basta criar uma em menos de cinco minutos para começar.
2. Crie um novo site
Depois, na página inicial é só clicar em “Novo site” para desenvolver uma nova intranet. Ali você vai seguir o passo a passo que aparecerá na sua tela de maneira bem simples e intuitiva.
3. Escolha um tema
Logo após criar o seu site, será preciso escolher um tema para a sua intranet, levando em conta as cores e a identidade visual da sua empresa.
4. Defina a estrutura
Agora é hora de definir a estrutura. Pense nas áreas do seu empreendimento e em como elas podem ser organizadas. Você pode criar uma página para cada setor, por exemplo, ou organizar a intranet de acordo com os processos do seu negócio.
5. Crie as páginas da sua intranet
Com a estrutura definida, é hora de criar as páginas. Portanto, faça uma página para cada setor ou processo, e lembre-se de incluir as informações importantes para cada área.
6. Inclua links e documentos
Com as páginas criadas, é hora de inserir links e documentos relevantes para cada departamento. Isso inclui manuais, políticas internas, documentos de projetos, entre outros.
7. Defina as permissões de acesso
É importante definir as permissões, para que cada colaborador acesse apenas as informações que precisa. Você pode defini-las para cada página, garantindo a segurança das informações.
8. Incentive o uso da sua intranet
Finalmente, é hora de incentivar o uso da sua intranet. Explique aos colaboradores como utilizá-la de forma eficiente, e incentive a colaboração e o compartilhamento de informações entre todos.
Lembre-se, no entanto, de que a estrutura de intranet deve ser pensada de acordo com as suas necessidades, garantindo que todos encontrem as informações que precisam.
E se você quer criar uma intranet usando o Google Workspace, entre em contato conosco. Nós ajudamos você a criar a desenvolver essa solução para o seu negócio.
