Trabalhar deixou de ser sinônimo de mesa fixa, crachá e horário engessado. O conceito de anywhere office surge com a produtividade que não depende de endereço, mas de estrutura, tecnologia e cultura organizacional.
Ao adotar esse modelo, a empresa ganha diferencial competitivo, oferecem flexibilidade e atraem talentos, reduzem custos e ganham inovação. Mas, como fazer essa transição de forma estratégica, sem abrir brechas para falhas?
As respostas você vai conferir neste post, feito por uma combinação de especialistas da Zoho Workplace e Safetec, empresas que são referência no setor de desenvolvimento e oferta de soluções corporativas com tecnologia de ponta.
A Safetec tem mais de duas décadas de expertise no setor da tecnologia e soluções de computação em nuvem. A empresa guia e impulsiona as corporações de diversos portes e setores.
Aproveite o conhecimento especializado que nasceu a partir dessa colaboração cheia de expertise. Confira insights para adotar o anywhere office e otimizar os resultados do seu negócio!
O que é trabalho anywhere office?
O anywhere office é um modelo de trabalho que permite que os profissionais realizem suas atividades de qualquer lugar, como em casa, em um coworking, em um café, em outra cidade ou até em outro país. Ele rompe com a ideia de que a produtividade precisa estar num espaço físico e fixo. Diferente do home office, o anywhere office não limita o trabalho à residência fixa do colaborador.
Esse modelo se apoia em pilares como mobilidade, tecnologia e cultura organizacional. Isso significa que a empresa deve oferecer ferramentas seguras e eficientes, canais de comunicação e colaboração em tempo real, tudo com uma gestão orientada a resultados, não à presença física.
O colaborador fica no centro da experiência de trabalho, com autonomia e flexibilidade, ao mesmo tempo em que impulsiona a inovação. Inclusive, segundo pesquisa da PwC, 68% dos profissionais acreditam serem mais produtivos nesse modelo.
Logo, esse funcionário pode aproveitar a família e os amigos, fazer cursos, ter mais qualidade de vida e equilíbrio entre o pessoal e o profissional.
Como aplicar uma cultura de anywhere office com seu time
Adotar o trabalho remoto vai além de permitir que os colaboradores trabalhem de casa. Trata-se também de uma mudança cultural na empresa, que envolve tecnologia, comunicação, segurança e a construção de um ambiente de trabalho saudável.
Conheça os principais pilares:
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Infraestrutura tecnológica adequada
O seu colaborador precisa de acesso aos sistemas da empresa com segurança, por meio de VPNs, autenticação multifator e políticas de controle de acesso.
Além disso, a empresa deve manter canais de comunicação e colaboração, como chat, videoconferência, armazenamento na nuvem, plataformas para gestão de projetos e mais.
E, claro, tudo ocorre em dispositivos como notebooks, com câmeras, headsets etc. O trabalho depende da conexão estável à internet, com bons critérios de velocidade.
Para evitar lidar com diversos softwares, muitas licenças, altos custos e planos que não cumprem as necessidades da sua empresa, empresas inteligentes usam o Zoho Workplace, a suíte de produtividade completa para escritório.
Nessa plataforma, os colaboradores têm e-mail corporativo, chat corporativo, armazenamento em nuvem, intranet social corporativa (que funciona como uma rede social para a empresa), hospedagem de webinars, videoconferências e pacote Office.
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Políticas e diretrizes claras
Trabalhar de qualquer lugar significa mais autonomia e flexibilidade, mas não funciona sem regras. A empresa precisa criar um conjunto de políticas que defina:
- Horário de trabalho e disponibilidade: será necessário cumprir horário comercial ou o modelo será flexível? Como funcionam as agendas?
- Formas de comunicação: qual canal usar para cada situação? Como devem ser feitas as atualizações de status de tarefas? Como falar com stakeholders?
- Política de reembolso: a empresa vai ajudar com custos como internet, energia ou coworking?
- Normas de segurança: orientações sobre formas de acesso, uso de redes públicas, armazenamento de documentos e proteção de dados sensíveis.
- Expectativas sobre desempenho: o que será medido? Como será feito o monitoramento?
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Mudança na cultura de gestão: foco em resultados
Um dos maiores desafios do anywhere office é abandonar a cultura de controle de horário e adotar a gestão por resultados. Para isso, a liderança deve definir metas objetivas e mensuráveis. Assim, o colaborador passa a entender exatamente o que se espera dele. A empresa deve ter indicadores de desempenho (KPIs) claros, com acompanhamento de entregas e produtividade.
Crie uma cultura de feedbacks regulares, construtivos, tanto individuais quanto em reuniões de acompanhamento. É preciso que a liderança e as equipes sejam integrados e tenham confiança.
Você deve medir o time pelo que entrega, não por quantas horas fica online. Afinal, sem autonomia, o modelo não funciona.
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Cultura de confiança e autonomia
A cultura organizacional precisa reforçar que o colaborador é responsável por seu próprio desempenho e rotina de trabalho.
Isso pode ser feito com:
- Treinamento de líderes: ensinar os gestores a liderar com empatia, sem microgerenciar.
- Promover a transparência: manter todos informados sobre mudanças, prioridades e metas.
- Dar espaço para autogestão: deixar que o colaborador organize seu fluxo de trabalho, desde que entregue os resultados esperados.
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Comunicação Estruturada e Multicanal
No anywhere office, a distância física pode gerar ruídos na comunicação. Por isso, ela precisa ser ainda mais intencional e bem organizada.
A empresa deve ter canais para cada tipo de assunto, como chat para conversas rápidas, e-mail para comunicados e reuniões online para alinhamentos. O modelo assíncrono é o indicado, onde o colaborador responde no seu tempo, sem precisar estar sempre online.
Afinal, o anywhere office também pode envolver o anytime work, que é “o trabalho a qualquer hora”.
Tudo deve ser documentado: decisões, atas de reunião, atualizações de projetos e mais, tudo registrado num lugar acessível. Assim, você também evitará reuniões desnecessárias, repetitivas, com durações descontroladas.
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Segurança da informação como prioridade
Com o time trabalhando em diferentes locais e redes, a proteção de dados ganha ainda mais importância.
A empresa deve ter controles de acesso rígidos, em inteira conformidade com as regulamentações, só permitindo que cada colaborador acesse as informações que realmente precisa.
Adote criptografias, autenticação multifator e uso de VPN, tecnologias com recursos de prevenção contra perda de dados, monitoramento de acessos e atividades, e mais. A sua equipe deve estar capacitada para identificar phishing, criar senhas fortes, e mais.
Vantagens de adotar o anywhere na sua empresa
O anywhere office representa uma nova cultura empresarial. Por isso, exige preparo, planejamento e, principalmente, uma nova forma de pensar sobre a relação entre empresa e colaborador.
Porém, as vantagens são gigantes. As empresas que conseguirem fazer essa transição de forma estruturada vão colher benefícios como maior produtividade, redução de custos, mais satisfação dos colaboradores e, assim, mais retenção de talentos.
Segundo estudo da Sodexo e Harris Interactive, 92% dos profissionais brasileiros desejam permanecer trabalhando de casa. A pesquisa alega que esse modelo gera maior qualidade de vida e produtividade.
Por isso, os entrevistados também buscam empregos com cada vez mais flexibilidade na jornada de trabalho. Mas isso só acontece quando todos os pilares, como tecnologia, comunicação, segurança e cultura, estão alinhados.
Para isso, você precisa do Zoho Workplace, que reúne todos os recursos que a sua empresa precisa, com segurança total e análises sincronizadas, baseadas em dados.
O Workplace funciona em desktop e mobile, em qualquer lugar do mundo, basta ter internet. É essencial para implementar o anywhere office: com ele, onde quer que você e a sua equipe estejam, é possível colaborar.
Você terá recursos completos para o seu escritório:
- Zoho Mail: e-mail corporativo seguro, sem anúncios, com total privacidade, hospedagem e criptografia.
- Zoho WorkDrive: armazenamento e gerenciamento de arquivos em nuvem, facilitando a colaboração em tempo real nos mais diversos documentos.
- Zoho Connect: intranet social corporativa para promover uma melhor comunicação e engajamento da equipe.
- Zoho Cliq: chat corporativo, que permite conversas instantâneas e organizadas.
- Pacote Office: processador de texto online, software colaborativo de criação e apresentação de slides, e análise de dados via criação de planilhas.
- Zoho Meeting: hospedagem de reuniões e apresentações online.
Aproveite todos os aplicativos necessários pelo melhor custo-benefício, com colaboração em tempo real, de forma integrada. O Zoho Workplace é a plataforma de anywhere office essencial para a sua empresa!
