A gestão de assinaturas de e-mail é um elemento crucial no ecossistema corporativo de comunicação. Trata-se da prática de padronizar, gerenciar e otimizar as assinaturas de uma organização pequena, média ou grande.
Vale dizer que as assinaturas de e-mail são mais do que apenas um final para suas mensagens. Os elementos atuam como um cartão de visita digital, reforçam a identidade visual da sua empresa e, em muitos casos, servem como um canal adicional de marketing.
O Gmail, por exemplo, oferece várias ferramentas para essa gestão que entregam facilidade de uso, flexibilidade e personalização de assinaturas para indivíduos e equipes.
Para evidenciar essa importância, uma pesquisa realizada pelo Statista mostra que existem mais de 4,5 bilhões de usuários de e-mail em todo o mundo. Ao todo, foram enviadas mais de 340 bilhões de mensagens em 2023, de acordo com outro relatório da mesma fonte.
Com um volume tão elevado de disparos, é fácil perceber a importância de uma assinatura bem gerenciada para garantir uma boa imagem e padronização do seu negócio.
No entanto, para obter todos esses benefícios, é necessário saber como fazer uma gestão eficaz das assinaturas. Quer aprender como? Então, continue a leitura para conferir um passo a passo simples!
O que são assinaturas de e-mail?
Assinaturas de e-mail são blocos de texto personalizados adicionados de maneira automática ao final das mensagens de e-mail. Estes campos incluem informações de contato como nome, cargo e número de telefone do remetente da mensagem.
As assinaturas também podem conter o logotipo da empresa, links para o site ou páginas de redes sociais e até mesmo slogans ou frases inspiradoras.
De modo geral, funcionam como um cartão de visita digital. É uma oportunidade de deixar uma impressão duradoura e de compartilhar informações importantes com o destinatário.
A prática ajuda a construir a marca da sua empresa e serve como uma poderosa ferramenta de marketing, já que ajuda a promover produtos, serviços ou eventos futuros.
A assinatura de e-mail também é uma questão de profissionalismo. Isso porque quando bem projetada, demonstra organização e cuidado com os detalhes, pois reflete positivamente a percepção que os destinatários têm sobre seu negócio.
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E o que é gestão de assinaturas de e-mail?
A gestão — ou gerenciamento — de assinaturas de e-mail é a ação de administrar e monitorar a inclusão das informações neste campo para garantir que tudo saia conforme a estratégia pensada pela empresa. Além disso, assegura que todos os colaboradores apliquem suas assinaturas ao enviar mensagens para clientes e parceiros de negócios.
A seguir, explicamos como funciona a gestão de assinaturas de e-mail na prática.
Como funciona a gestão de assinaturas de e-mail?
A gestão de assinaturas de e-mail funciona a partir da ação de uma ferramenta para automatizar a criação e centralizar o controle de todas as assinaturas de um só lugar a partir de um modelo único. É como se fosse uma central que as empresas usam para visualizar todas as informações referentes a este campo.
Uma das grandes vantagens da solução é o envio de qualquer alteração automaticamente para todos os e-mails cadastrados.
Desse modo, os colaboradores não precisam ajustar qualquer dado manualmente. Basta que o gestor insira os comandos no sistema e todos os usuários têm acesso para usar ao assinar seus próximos e-mails.
Qual a importância da gestão de assinaturas de e-mail? Principais vantagens
Há uma série de vantagens na gestão de assinaturas de e-mail. Contudo, dentre as principais citamos:
- mais profissionalismo;
- ajuda no branding;
- criação de um canal de marketing adicional;
- mais consistência para a comunicação;
- promove uma economia de tempo.
Veja mais detalhes sobre cada um desses motivos e entenda, de uma vez por todas, qual a importância da gestão de assinaturas de e-mail logo abaixo!
1. Mais profissionalismo
Uma assinatura de e-mail bem projetada e padronizada em toda a organização demonstra profissionalismo e contribui para a construção de uma imagem positiva da empresa perante aos clientes, fornecedores e parceiros comerciais.
Até porque criar um padrão para todos os e-mails mostra que o negócio se preocupa com sua imagem e procura transparecer qualificação.
2. Ajuda no branding
As assinaturas de e-mail são uma excelente oportunidade para reforçar a identidade visual do seu negócio. Ao incluir o logotipo e seguir as diretrizes de cores e fontes da marca, você, de forma sutil, reforça a imagem do seu negócio a cada e-mail enviado.
Graças à prática, é possível que seus clientes já saibam com quem falam apenas de bater o olho na mensagem, o que ajuda na criação de um relacionamento e pode aumentar as chances de fazer negócios.
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3. Criação de um canal de marketing adicional
Outra vantagem da gestão de assinaturas de e-mail é que o campo serve como uma ferramenta de marketing discreta, mas eficaz.
Na prática, além das informações de contato, você pode incluir links para o seu site ou redes sociais, promover um novo produto, serviço ou evento e até mesmo inserir uma call to action.
Desse modo, você ganha mais um espaço para fazer e fechar mais negócios — e o melhor, de maneira sutil. Ou seja, nem parece que você está vendendo, apenas expondo uma informação que pode ser do interesse do seu cliente.
4. Dá mais consistência para a comunicação
Ao gerenciar as assinaturas de e-mail, você garante que todos na sua empresa usem o mesmo padrão. A prática não só promove a unidade e a consistência, mas também evita confusões ou mal-entendidos para o destinatário.
Imagine não se preocupar com esse processo. Neste caso, é possível que os colaboradores criem sua própria assinatura, certo?
O resultado é que cada um pode colocar as informações que achar pertinente sem o menor cuidado. De todo modo, o resultado é um só: a imagem da empresa sofre pela falta de padronização e consistência na comunicação com o cliente.
5. Promove uma economia de tempo
Uma vez que a assinatura é configurada para adição automática em todos os e-mails, os funcionários economizam tempo, pois não precisam digitar ou copiar e colar a assinatura cada vez que enviam um e-mail.
Basta clicar no botão e pronto: a assinatura é adicionada no local correto e com as configurações especificadas durante sua criação. Bem mais fácil, concorda?
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Como gerenciar assinaturas de e-mail?
Gerenciar assinaturas de e-mail envolve um processo de vários passos, que inclui o design, a implementação e a manutenção. Separamos algumas dicas para realizar o processo rapidamente logo abaixo.
Confira!
1. Defina as diretrizes da assinatura
Primeiro, você deve definir as diretrizes para as assinaturas da sua empresa, como o tipo e o tamanho da fonte usada, as cores, as informações de contato, onde colocar o logotipo e se adicionará uma foto do colaborador.
Tais diretrizes garantem que todas as assinaturas sejam consistentes e estejam em conformidade com a marca da sua organização. Por isso, pense com cuidado.
2. Crie um design
Depois de definir as diretrizes, comece a criar o design da assinatura de e-mail. Lembre-se de sempre mantê-lo simples e claro. Evite também o excesso de informações ou imagens que distraiam ou confundam o destinatário.
O ideal é que o campo de assinatura seja fácil de entender e não “pese” durante o carregamento do e-mail. Isto é, precisa aparecer rapidamente, mesmo que o leitor use uma conexão fraca com a internet.
3. Padronize a assinatura
Em seguida, determine quais informações virão na assinatura. O mais comum é incluir:
- nome e logo da empresa;
- nome e cargo do colaborador;
- informações de contato, como telefone e e-mail;
- links para as redes sociais do negócio, como Instagram e LinkedIn.
Como falamos, você também pode usar esse campo para fazer negócios. Então, se puder, adicione um call to action — chamada para ação. Você pode convidar o leitor do e-mail para acessar seu site ou fazer um teste grátis do seu produto, por exemplo.
4. Implemente a assinatura
Para implementar a assinatura, você precisa de um software de gestão que permite aplicá-la a todos os e-mails enviados, independentemente do dispositivo ou do cliente.
Um exemplo de ferramenta é o Google Workspace, que centraliza a gestão das assinaturas no Gmail. O recurso é, inclusive, o mais indicado para quem começou a implementar o processo, por ser bem simples de usar.
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5. Mantenha e atualize a assinatura de e-mail
Por fim, é importante manter e atualizar a assinatura conforme necessário. Por exemplo, se as informações de contato mudarem, se houver o lançamento de um novo logotipo ou de um produto ou serviço, é aconselhável mudá-la imediatamente.
Além disso, é útil revisar periodicamente as assinaturas para garantir que continuem eficazes e em conformidade com quaisquer novas diretrizes da empresa, bem como para garantir que todos os colaboradores estejam no sistema e tenham uma assinatura.
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Como fazer assinatura no e-mail corporativo com o Gmail?
No Gmail, a criação de uma assinatura de e-mail corporativo é bastante simples. Primeiro, acesse as configurações do Gmail ao clicar no ícone de engrenagem no canto superior direito e, em seguida, vá em “Ver todas as configurações”.
Depois, role para baixo até a seção “Assinatura” e clique em “Criar nova”. Você terá que dar um nome para sua assinatura e depois clicar no botão “Criar”.
Na sequência, basta inserir o texto da sua assinatura, formatá-lo conforme desejado e adicionar quaisquer links ou imagens. Uma vez que você esteja satisfeito com o resultado, clique em “Salvar alterações” na parte inferior da página.
Se sua empresa utiliza o Google Workspace, um administrador pode gerenciar as assinaturas de todos os usuários de forma centralizada. A medida permite ter mais consistência em todas as assinaturas, o que facilita a padronização e garante que todas as diretrizes da marca sejam seguidas.
E para facilitar ainda mais a sua vida, a Safetec criou o Sigman, um aplicativo desenvolvido com exclusividade para os usuários do Google Workspace que otimiza a gestão de assinaturas de e-mail para tornar o processo ainda mais eficiente.
A ferramenta é simples de usar e você tem acesso a diferentes campos de personalização e layout, visualização da assinatura em tempo real, ativação em massa e ainda há a possibilidade de salvar modelos para usar no futuro. Tudo isso sem precisar saber nada de programação.
Aproveite para aprender mais sobre a solução e ver como a Safetec pode otimizar o dia a dia do seu negócio!
