Uma pesquisa da Checkpoint Research mostrou que, apenas no segundo trimestre de 2022, a média de cibercrimes e ataques on-line cresceu 46% no Brasil, número que ficou acima da média global, 32%. Os dados só reforçam a importância de adotar boas políticas de segurança de dados nas empresas. E é para isso que existe o Google Vault.
Sabe aqueles momentos em que perdemos tempo pesquisando por um arquivo específico ou exportando dados? O Google Vault funciona como uma solução de segurança digital que vai ajudar na auditoria de informações e também na organização de dados. Com ele, o ambiente corporativo fica mais seguro e confiável.
Quer entender melhor sobre o que é o Google Vault? Fique nesse artigo, aqui explicaremos para o que serve, como funciona e quais são as vantagens desta ferramenta do Google Workspace.
O que é Google Vault?
O Google Vault é uma plataforma on-line disponível no Workspace que auxilia na organização de dados. Ele realiza buscas, exporta e recupera informações. Na prática, isso significa mais segurança para as empresas, otimização de processos e menos preocupações com vazamentos de dados.
Entre as facilidades que o Google Vault oferece, destacamos: a possibilidade de arquivar as reuniões gravadas no Google Meet e, assim, acessá-las futuramente. Além disso, permite guardar e-mails importantes sem correr o risco deles serem apagados ou se perderem no Gmail.
Ou seja, o Google Vault é versátil ao ponto de permitir que você crie as suas próprias regras de organização e armazene os documentos necessários com proteção. E tudo isso sem a necessidade da instalação de algum programa ou software.
Para que serve o Google Vault?
Como vimos nos tópicos acima, o Google Vault é uma camada extra na hora de gerenciar informações no mundo digital e ainda facilita o trabalho da equipe de TI, permitindo uma visão ampla das informações que a empresa possui.
Para entender melhor para o que serve o Google Vault e como ele pode facilitar o dia a dia dos seus funcionários, listamos abaixo algumas utilidades da ferramenta.
Acompanhamento de dados
O Google Vault permite que você acompanhe os dados da conta e isso significa mais confiança na tomada de decisão, uma vez que ela será embasada em relatórios detalhados.
Armazenamento
O Google Vault é uma ferramenta personalizável, o que significa que você pode deixá-la alinhada com os interesses da sua empresa. É possível, por exemplo, definir por quanto tempo uma informação ficará salva na nuvem. Após o período, os dados são removidos.
Retenção
A mesma premissa funciona para a retenção de arquivos e informações específicas. Imagine a situação: um dado importante sobre fornecedores está na nuvem, mas, sem querer, um funcionário o apaga achando que o conteúdo não era mais necessário.
Com o Google Vault, podemos evitar que materiais sejam excluídos por acidente, já que é possível estabelecer quais arquivos estão retidos.
Pesquisa
O Google Vault também serve para otimizar a busca. Sabemos que o dia a dia de uma empresa pode ser muito corrido e, diante de tanta demanda, é inviável abrir cada arquivo em busca de uma mensagem específica.
É aí que entra o Google Vault. Com ele, o usuário percorre todos os serviços das contas associadas do Workspace de forma otimizada, rápida e inteligente.
Documentação
O Google Vault também facilita a organização dos usuários, permitindo a organização de documentos.
Exportação
Outra facilidade do Google Vault é a possibilidade de localizar informações e exportá-las por meio de um arquivo pronto para ser encaminhado.
Auditoria
O Google Vault também serve para gerar relatórios detalhados por meio do recurso de auditoria. Desta forma, fica mais simples rastrear tudo o que foi feito por cada funcionário dentro do Workspace.
Como o Google Vault funciona na prática?
Para explicar melhor como o Google Vault funciona, vamos pensar numa situação na qual um cliente resolve entrar com uma ação judicial contra a sua empresa alegando que você cobrou um preço maior por uma remessa de produtos.
Digamos que essa venda ocorreu há três anos e que esse processo já se estende por algum tempo em juízo. Três anos é um prazo relativamente longo para que uma ferramenta ou aplicativo mantenha salvas as conversas.
Normalmente, esses aplicativos excluem de forma automática as conversas mais antigas ou, até mesmo, não as salvam. O que fazer nesses casos?
A resposta é: Google Vault. Se a empresa contar com essa facilidade, ela pode armazenar as conversas pelo período de até 3.650 dias, ou seja, praticamente 10 anos. Para isso, basta que o responsável da conta configure o prazo que ele deseja que as conversas fiquem arquivadas.
Pronto! Com essas conversas arquivadas, o setor jurídico da empresa pode fazer uma defesa baseada em fatos e evidências. E o melhor: sem nenhuma complicação para conseguir as informações.
Vantagens do Google Vault
Após tudo o que você leu até aqui, é provável que queira entender quais são as vantagens do Google Vault, certo?
A primeira vantagem já listamos no tópico anterior, que é a capacidade de reter e analisar dados das conversas e e-mails trocados, possibilitando até mesmo a exportação desses dados / conversas.
Outras vantagens do Google Vault, são:
- Todo o sistema funciona on-line, ou seja, não é necessário instalar nenhum software ou hardware específico;
- Por ser um sistema todo on-line, não existe necessidade de manutenção do sistema;
- As mensagens e dados ficam salvos nos dispositivos de cada usuário (por exemplo, no e-mail de cada um) e também nos sistemas da Google;
- Todo o arquivamento é realizado por meio do Google Drive, facilitando o compartilhamento desses dados, bem como sua exportação;
- Plataforma flexível, possibilitando a retenção de dados conforme a necessidade do gestor, basta configurá-la da forma que achar mais necessária;
- É possível armazenar todos os dados em uma conta específica determinada pelo próprio gestor. Isso permite que os dados se mantenham seguros mesmo com a quebra ou alterações realizadas de forma fraudulenta;
- Os dados retidos no Google Drive por meio da plataforma podem ser organizados de várias formas. Por exemplo, você pode organizar por datas, palavras-chaves dos arquivos ou mesmo por nível hierárquico da empresa. Assim, colaboradores de nível hierárquico menor não conseguem acessar as informações dos cargos superiores;
- Por meio dos relatórios da plataforma é possível verificar a produção de cada colaborador em um determinado prazo de tempo. Em uma auditoria, isso pode ser importante para determinar o colaborador que de fato trabalha ou que fica muito tempo ocioso;
- A exportação de arquivos pode ser feita diretamente entre contas do Google Drive, facilitando a comunicação e integração dos setores da mesma empresa.
Como usar o Google Vault?
Se você está se perguntando: como usar o Google Vault? Não se preocupe, ele possui uma ótima usabilidade, assim como todos os serviços oferecidos pelo Google.
O Google Vault funciona na nuvem e, para ter acesso a ele, é preciso adquirir o Google Workspace, um pacote exclusivo de soluções para empresas com ferramentas colaborativas e de produtividade como o Google Drive, Google Agenda e o Google Meet.
Outra forma de adquirir o Google Vault é pagar 5 dólares por usuário/mês, ou seja, o valor é pago para cada colaborador da empresa como uma extensão dos serviços Google Workspace.
Uma vez que você compre o Google Vault, basta fazer o login no site e seguir os passos indicados para que você consiga integrar o e-mail de cada funcionário dentro da plataforma.
O ideal é que seja definida uma pessoa como administradora da conta da empresa, para que ela tenha acesso a todos os procedimentos e personalizações que o serviço oferece.
Uma vez que os e-mails corporativos estejam configurados, eles poderão usar o Google Vault para encontrar conteúdos rapidamente usando a tecnologia Google, guardar documentos, salvar conversas de bate papo, etc.
Como funcionam as licenças do Google Vault?
Antes de explicarmos como funcionam as licenças do Google Vault, é preciso garantir que ele esteja incluso no plano adquirido no Google Workspace. E isso vai acontecer se você tiver contratado as opções Business Plus, Enterprise, Enterprise Essentials e Education. Desta forma, todos os funcionários receberão as licenças em seus e-mails.
Contudo, se ele estiver apenas como licença de complemento, então será preciso comprar para ela operar para toda a empresa.
Por que usar o Google Vault na sua empresa?
É inegável a necessidade das empresas olharem mais para a segurança de seus dados, por isso é importante usar o Google Vault, uma ferramenta aliada do gerenciamento otimizado.
Com ele, você evita perda de dados, fraudes, armazena e-mails e arquivos com segurança, personaliza regras, otimiza espaços e ainda faz um controle de auditoria. Em um ambiente empresarial, nada melhor do que potencializar a inteligência de dados com o diferencial de ser uma facilidade do Google.
Agora que você entendeu tudo sobre o porquê usar o Google Vault, que tal contar com esse recurso no seu negócio?
A Safetec é uma consultoria certificada Google Cloud Partner e Especialista em Transformação no Trabalho Nível Enterprise. Portanto, estamos plenamente preparados para te ajudar a adotar essa ou outras soluções Google.
Há duas décadas, atuamos em soluções corporativas em nuvem e buscamos incansavelmente transformar a forma de trabalhar a partir da utilização das novas tecnologias de colaboração e comunicação.
FAQ – Google Vault
O que é o Google Vault e para que serve?
O Google Vault é uma solução de arquivamento, retenção, pesquisa e exportação de dados desenvolvida para clientes do Google Workspace. Esse serviço permite que empresas e organizações gerenciem informações eletrônicas, como e-mails, mensagens do Google Chat, arquivos do Google Drive e outros dados.
Suas funções permitem um gerenciamento com conformidade legal, auditorias e investigações internas. O principal objetivo do Google Vault é garantir que informações críticas estejam protegidas, acessíveis e possam ser recuperadas quando necessário, especialmente em situações de litígio ou solicitações regulatórias.
Google Vault armazena todos os e-mails automaticamente?
O Google Vault não armazena automaticamente todos os e-mails de forma independente, mas permite que a empresa defina regras de retenção e armazenamento para as mensagens trocadas no Gmail corporativo.
Assim, o Vault atua como uma camada de governança sobre os dados já existentes nas contas do Google Workspace. A depender das configurações, o serviço pode reter e preservar e-mails conforme as políticas estabelecidas pelo administrador
Dessa forma, mesmo que um usuário exclua um e-mail da caixa de entrada, o conteúdo pode ser retido e recuperado pelo Vault, conforme as políticas estabelecidas.
Qual a diferença entre Google Vault e o Google Drive?
O Google Vault e o Google Drive têm funções distintas dentro do Google Workspace. O Google Drive é uma ferramenta voltada para o armazenamento, organização e compartilhamento de arquivos entre usuários, permitindo a colaboração em tempo real.
Já o Google Vault é uma solução de governança e compliance, usada para arquivar, reter, pesquisar e exportar dados como e-mails, mensagens e arquivos, com foco em atender exigências legais, auditorias e investigações internas.
Ou seja, enquanto o Drive é utilizado no dia a dia pelos usuários para trabalho e colaboração, o Vault é acessado apenas por administradores para fins de controle e conformidade.
Quem pode acessar os dados armazenados no Google Vault?
O acesso ao Google Vault é restrito a administradores e usuários com permissões específicas, geralmente definidos pelo departamento de TI ou jurídico da empresa.
Desse modo, apenas pessoas autorizadas, com privilégios concedidos pelo administrador do Google Workspace, podem pesquisar, visualizar ou exportar informações armazenadas no Vault. Entre as informações, estão e-mails, arquivos do Drive, mensagens do Chat e registros do Meet.
Já usuários comuns do Google Workspace não têm acesso direto ao conteúdo do Vault. Esse funcionamento garante a confidencialidade e a integridade das informações armazenadas.
Google Vault é compatível com a LGPD?
Sim, o Google Vault pode ser utilizado como parte da estratégia de conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Ele oferece recursos para retenção, auditoria e controle de acesso a dados pessoais, de modo que a empresa atenda às solicitações de titulares, como acesso, exportação ou exclusão de informações.
No entanto, a conformidade total depende de como as políticas de retenção e acesso são configuradas e gerenciadas pela organização, além das práticas internas de governança de dados.
Para implementar o Vault com total segurança, configuração adequada e suporte especializado, conte com a consultoria especializada da Safetec, parceira oficial Google. Dessa forma, você garante conformidade, proteção dos dados e máxima eficiência para sua empresa desde o primeiro dia.
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