Uma pesquisa da Checkpoint Research mostrou que, apenas no segundo trimestre de 2022, a média de cibercrimes e ataques on-line cresceu 46% no Brasil, número que ficou acima da média global, 32%. Os dados só reforçam a importância de adotar boas políticas de segurança de dados nas empresas. E é para isso que existe o Google Vault.
Sabe aqueles momentos em que perdemos tempo pesquisando por um arquivo específico ou exportando dados? O Google Vault funciona como uma solução de segurança digital que vai ajudar na auditoria de informações e também na organização de dados. Com ele, o ambiente corporativo fica mais seguro e confiável.
Quer entender melhor sobre o que é o Google Vault? Fique nesse artigo, aqui explicaremos para o que serve, como funciona e quais são as vantagens desta ferramenta do Google Workspace.
O que é Google Vault?
O Google Vault é uma plataforma on-line disponível no Workspace que auxilia na organização de dados. Ele realiza buscas, exporta e recupera informações. Na prática, isso significa mais segurança para as empresas, otimização de processos e menos preocupações com vazamentos de dados.
Entre as facilidades que o Google Vault oferece, destacamos: a possibilidade de arquivar as reuniões gravadas no Google Meet e, assim, acessá-las futuramente. Além disso, permite guardar e-mails importantes sem correr o risco deles serem apagados ou se perderem no Gmail.
Ou seja, o Google Vault é versátil ao ponto de permitir que você crie as suas próprias regras de organização e armazene os documentos necessários com proteção. E tudo isso sem a necessidade da instalação de algum programa ou software.
Para que serve o Google Vault?
Como vimos nos tópicos acima, o Google Vault é uma camada extra na hora de gerenciar informações no mundo digital e ainda facilita o trabalho da equipe de TI, permitindo uma visão ampla das informações que a empresa possui.
Para entender melhor para o que serve o Google Vault e como ele pode facilitar o dia a dia dos seus funcionários, listamos abaixo algumas utilidades da ferramenta.
Acompanhamento de dados
O Google Vault permite que você acompanhe os dados da conta e isso significa mais confiança na tomada de decisão, uma vez que ela será embasada em relatórios detalhados.
Armazenamento
O Google Vault é uma ferramenta personalizável, o que significa que você pode deixá-la alinhada com os interesses da sua empresa. É possível, por exemplo, definir por quanto tempo uma informação ficará salva na nuvem. Após o período, os dados são removidos.
Retenção
A mesma premissa funciona para a retenção de arquivos e informações específicas. Imagine a situação: um dado importante sobre fornecedores está na nuvem, mas, sem querer, um funcionário o apaga achando que o conteúdo não era mais necessário.
Com o Google Vault, podemos evitar que materiais sejam excluídos por acidente, já que é possível estabelecer quais arquivos estão retidos.
Pesquisa
O Google Vault também serve para otimizar a busca. Sabemos que o dia a dia de uma empresa pode ser muito corrido e, diante de tanta demanda, é inviável abrir cada arquivo em busca de uma mensagem específica.
É aí que entra o Google Vault. Com ele, o usuário percorre todos os serviços das contas associadas do Workspace de forma otimizada, rápida e inteligente.
Documentação
O Google Vault também facilita a organização dos usuários, permitindo a organização de documentos.
Exportação
Outra facilidade do Google Vault é a possibilidade de localizar informações e exportá-las por meio de um arquivo pronto para ser encaminhado.
Auditoria
O Google Vault também serve para gerar relatórios detalhados por meio do recurso de auditoria. Desta forma, fica mais simples rastrear tudo o que foi feito por cada funcionário dentro do Workspace.
Como o Google Vault funciona na prática?
Para explicar melhor como o Google Vault funciona, vamos pensar numa situação na qual um cliente resolve entrar com uma ação judicial contra a sua empresa alegando que você cobrou um preço maior por uma remessa de produtos.
Digamos que essa venda ocorreu há três anos e que esse processo já se estende por algum tempo em juízo. Três anos é um prazo relativamente longo para que uma ferramenta ou aplicativo mantenha salvas as conversas.
Normalmente, esses aplicativos excluem de forma automática as conversas mais antigas ou, até mesmo, não as salvam. O que fazer nesses casos?
A resposta é: Google Vault. Se a empresa contar com essa facilidade, ela pode armazenar as conversas pelo período de até 3.650 dias, ou seja, praticamente 10 anos. Para isso, basta que o responsável da conta configure o prazo que ele deseja que as conversas fiquem arquivadas.
Pronto! Com essas conversas arquivadas, o setor jurídico da empresa pode fazer uma defesa baseada em fatos e evidências. E o melhor: sem nenhuma complicação para conseguir as informações.
Vantagens do Google Vault
Após tudo o que você leu até aqui, é provável que queira entender quais são as vantagens do Google Vault, certo?
A primeira vantagem já listamos no tópico anterior, que é a capacidade de reter e analisar dados das conversas e e-mails trocados, possibilitando até mesmo a exportação desses dados / conversas.
Outras vantagens do Google Vault, são:
- Todo o sistema funciona on-line, ou seja, não é necessário instalar nenhum software ou hardware específico;
- Por ser um sistema todo on-line, não existe necessidade de manutenção do sistema;
- As mensagens e dados ficam salvos nos dispositivos de cada usuário (por exemplo, no e-mail de cada um) e também nos sistemas da Google;
- Todo o arquivamento é realizado por meio do Google Drive, facilitando o compartilhamento desses dados, bem como sua exportação;
- Plataforma flexível, possibilitando a retenção de dados conforme a necessidade do gestor, basta configurá-la da forma que achar mais necessária;
- É possível armazenar todos os dados em uma conta específica determinada pelo próprio gestor. Isso permite que os dados se mantenham seguros mesmo com a quebra ou alterações realizadas de forma fraudulenta;
- Os dados retidos no Google Drive por meio da plataforma podem ser organizados de várias formas. Por exemplo, você pode organizar por datas, palavras-chaves dos arquivos ou mesmo por nível hierárquico da empresa. Assim, colaboradores de nível hierárquico menor não conseguem acessar as informações dos cargos superiores;
- Por meio dos relatórios da plataforma é possível verificar a produção de cada colaborador em um determinado prazo de tempo. Em uma auditoria, isso pode ser importante para determinar o colaborador que de fato trabalha ou que fica muito tempo ocioso;
- A exportação de arquivos pode ser feita diretamente entre contas do Google Drive, facilitando a comunicação e integração dos setores da mesma empresa.
Como usar o Google Vault?
Se você está se perguntando: como usar o Google Vault? Não se preocupe, ele possui uma ótima usabilidade, assim como todos os serviços oferecidos pelo Google.
O Google Vault funciona na nuvem e, para ter acesso a ele, é preciso adquirir o Google Workspace, um pacote exclusivo de soluções para empresas com ferramentas colaborativas e de produtividade como o Google Drive, Google Agenda e o Google Meet.
Outra forma de adquirir o Google Vault é pagar 5 dólares por usuário/mês, ou seja, o valor é pago para cada colaborador da empresa como uma extensão dos serviços Google Workspace.
Uma vez que você compre o Google Vault, basta fazer o login no site e seguir os passos indicados para que você consiga integrar o e-mail de cada funcionário dentro da plataforma.
O ideal é que seja definida uma pessoa como administradora da conta da empresa, para que ela tenha acesso a todos os procedimentos e personalizações que o serviço oferece.
Uma vez que os e-mails corporativos estejam configurados, eles poderão usar o Google Vault para encontrar conteúdos rapidamente usando a tecnologia Google, guardar documentos, salvar conversas de bate papo, etc.
Como funcionam as licenças do Google Vault?
Antes de explicarmos como funcionam as licenças do Google Vault, é preciso garantir que ele esteja incluso no plano adquirido no Google Workspace. E isso vai acontecer se você tiver contratado as opções Business Plus, Enterprise, Enterprise Essentials e Education. Desta forma, todos os funcionários receberão as licenças em seus e-mails.
Contudo, se ele estiver apenas como licença de complemento, então será preciso comprar para ela operar para toda a empresa.
Por que usar o Google Vault na sua empresa?
É inegável a necessidade das empresas olharem mais para a segurança de seus dados, por isso é importante usar o Google Vault, uma ferramenta aliada do gerenciamento otimizado.
Com ele, você evita perda de dados, fraudes, armazena e-mails e arquivos com segurança, personaliza regras, otimiza espaços e ainda faz um controle de auditoria. Em um ambiente empresarial, nada melhor do que potencializar a inteligência de dados com o diferencial de ser uma facilidade do Google.
Agora que você entendeu tudo sobre o porquê usar o Google Vault, que tal contar com esse recurso no seu negócio?
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