Cada vez mais as empresas confiam completamente nos computadores para realizar o seu trabalho do dia a dia. Arquivos e e-mails são trocados diariamente com muita velocidade, cada um deles levando consigo partes importantes do negócio. Grandes acordos podem ser fechados com base nas informações de uma planilha, e uma parceria pode ser formada a partir de um e-mail. No entanto, tudo isso pode representar grandes riscos se a empresa não pensa na segurança dos arquivos e das suas informações.
Já existem diversos mecanismos que permitem intensificar a segurança dos documentos da sua empresa, e isso não significa apenas mudanças na estrutura e em softwares, mas também nos hábitos dos profissionais. Afinal, muitas práticas erradas em matéria de segurança possuem raízes em descuidos das próprias pessoas que lidam com esses arquivos e e-mails importantes.
Com a devida consideração pela segurança, é possível reverter esse quadro e trabalhar de forma muito mais eficiente. Saiba, a seguir, o que fazer para trazer mais proteção para os dados virtuais do seu negócio:
Ensine seus funcionários a escolher bem suas senhas e logins
O uso de senhas deve ser muito bem-difundido e boas práticas devem ser adotadas. É recomendado evitar senhas consideradas muito fáceis, como as baseadas em datas de nascimento ou outra combinação que possa ser adivinhada por um invasor.
Além de tudo, as senhas devem ser trocadas em uma periodicidade considerada segura, como de seis em seis meses. Isso garante que a segurança do sistema de arquivos da empresa se renove de forma produtiva.
Tenha regras para o uso de dispositivos de armazenamento de dados
Por conter arquivos importantes para o negócio, os sistemas devem ser tratados com o máximo de cuidado pelos funcionários. É preciso restringir o uso indiscriminado de dispositivos como discos rígidos portáteis e pen-drives vindos de fora, que facilmente podem carregar vírus e outros males que prejudicam a estrutura de arquivos.
Crie uma política de boas práticas de segurança para o uso destes dispositivos e conte com mais segurança na utilização do sistema da empresa.
Conte com estrutura na nuvem
Trabalhar na nuvem é outra maneira de garantir a segurança dos arquivos da sua empresa. Neste tipo de sistema, todos os dados do negócio ficam baseados em um servidor externo, sendo acessíveis pelos profissionais necessários. Confira duas vantagens dessa opção:
Mais segurança e menos falhas
Conectar o seu trabalho a um sistema de cloud computing significa ter tudo sempre sincronizado com um servidor remoto. Assim, tudo fica independente de falhas mecânicas do seu computador e você conta com robustos sistemas contra invasões e vulnerabilidades, colocando em risco a segurança dos arquivos da sua organização. A cloud computing é uma das maiores tendências para negócios de diversos ramos e tamanhos, entenda mais sobre essa tecnologia em nosso eBook que fala mais sobre a Computação na nuvem no Brasil e no Mundo.
Menos dados perdidos
Antes da popularização da nuvem, o backup local era muito utilizado pelas empresas. Ele envolvia criar cópias de segurança de arquivos importantes e mantê-los separados.
Esse modelo apresentava diversos problemas em sua aplicação. Primeiramente, sempre trazia uma cópia desatualizada dos dados. Em casos de problemas, o profissional não teria a última versão válida daquele arquivo, mas sim a revisão que constava na hora do backup. Outro problema era que o backup local também era suscetível a falhas mecânicas tal qual era com os dados originais.
Quando os arquivos são salvos na nuvem, são atualizados em tempo real e permitem que os colaboradores sempre tenham acesso à sua versão mais atual, desde que tenham conexão com a internet. Uma exemplo de plataforma que resolve esses problemas de segurança dos arquivos da empresa e ainda oferece incríveis benefícios de produtividade e mobilidade é o Google Drive for Work.
O que acontece quando uma empresa não se preocupa com a proteção de seus dados virtuais
Não adotar medidas de segurança para os arquivos da sua empresa significa expô-los ao risco de serem perdidos ou até roubados. Os hackers estão cada vez mais audaciosos, sendo capazes de aproveitar vulnerabilidades de sistemas para invadir redes internas e roubar dados. Além disso, uma simples falha mecânica pode ser o suficiente para que todo o trabalho de uma equipe se perca.
Você já teve problemas com a segurança nos computadores da empresa? Ainda tem dúvidas sobre como garantir a segurança dos seus dados? Fale conosco nos comentários e confira as nossas soluções para o seu negócio!
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