A gestão de assinaturas de e-mail é um elemento crucial no ecossistema corporativo de comunicação. Trata-se da prática de padronizar, gerenciar e otimizar as assinaturas de uma organização, seja ela pequena, média ou grande.
Vale dizer que as assinaturas de e-mail são mais do que apenas um final para suas mensagens. Elas atuam como um cartão de visita digital, reforçando a marca da sua empresa e, em muitos casos, servindo como um canal adicional de marketing.
O Google Gmail, por exemplo, oferece várias ferramentas para essa gestão, permitindo flexibilidade e personalização de assinaturas para indivíduos e equipes.
Para evidenciar essa importância, uma pesquisa realizada pela Radicati Group mostrou que mais de 300 bilhões de e-mails foram enviados e recebidos por dia no mundo todo em 2022.
Com um volume tão grande de disparos, é fácil perceber a importância de uma assinatura bem gerenciada para garantir uma melhor imagem e padronização do seu negócio.
No entanto, para obter todos esses benefícios, é necessário saber como fazer uma gestão eficaz das assinaturas. Neste artigo, vamos explicar o passo a passo. Boa leitura!
O que são assinaturas de e-mail?
Assinaturas de e-mail são blocos de texto personalizados automaticamente adicionados ao final das mensagens de e-mail e podem incluir informações de contato como seu nome, cargo e número de telefone.
Elas também podem conter o logotipo da sua empresa, links para o site ou páginas de redes sociais e até mesmo slogans ou frases inspiradoras.
De modo geral, ela funciona como um cartão de visita digital. É uma oportunidade de deixar uma impressão duradoura e de compartilhar informações importantes com o destinatário.
Isso ajuda a construir a marca da sua empresa e pode servir como uma ferramenta de marketing, promovendo produtos, serviços ou eventos futuros.
A assinatura de e-mail é também uma questão de profissionalismo, pois quando bem projetada demonstra organização e cuidado com os detalhes, refletindo positivamente na percepção que os destinatários têm sobre seu negócio.
Por que fazer gestão de assinaturas de e-mail?
Há uma série de benefícios em se fazer o gerenciamento de assinaturas de e-mail, mas dentre eles podemos citar o fortalecimento da identidade visual, um maior profissionalismo, consistência, além de ser mais um canal de marketing. Vamos falar sobre eles.
Profissionalismo
Uma assinatura de e-mail bem projetada e padronizada em toda a organização demonstra profissionalismo, contribuindo para a construção de uma imagem positiva da empresa perante clientes, fornecedores e parceiros comerciais.
Branding
As assinaturas de e-mail são uma excelente oportunidade para reforçar a identidade visual do seu negócio. Ao incluir o logotipo dela e seguir as diretrizes de cores e fontes da marca, você estará, de forma sutil, reforçando a imagem do seu negócio a cada e-mail enviado.
Canal de marketing adicional
A assinatura pode ser usada como uma ferramenta de marketing discreta, mas eficaz. Pois, além das informações de contato, você pode incluir links para o seu site ou redes sociais, promover um novo produto, serviço ou evento e até mesmo incluir uma call to action.
Consistência
Ao gerenciar as assinaturas de e-mail, você garante que todos na sua empresa estão usando o mesmo padrão. Isso não só promove a unidade e a consistência, mas também evita confusões ou mal-entendidos para o destinatário.
Economia de tempo
Uma vez que a assinatura é configurada para ser adicionada automaticamente a todos os e-mails, os funcionários economizam tempo, pois não precisam digitar ou copiar e colar a assinatura cada vez que enviam um e-mail.
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Como gerenciar assinaturas de e-mail?
Gerenciar assinaturas de e-mail envolve um processo de vários passos, que inclui o design, a implementação e a manutenção. Separamos algumas dicas logo abaixo:
1. Definir as diretrizes da assinatura
Primeiramente, você deve definir as diretrizes para as assinaturas da sua empresa, o que inclui o tipo e tamanho da fonte a ser usada, as cores, as informações de contato e onde colocar o logotipo.
Essas diretrizes garantirão que todas as assinaturas sejam consistentes e estejam em conformidade com a marca da sua organização.
2. Criar um design
Depois de definir as diretrizes, você pode começar a criar o design da assinatura de e-mail. Lembre-se de mantê-lo simples e claro, evitando o excesso de informações ou imagens que possam distrair ou confundir o destinatário.
3. Implementar a assinatura
Para implementar a assinatura, você precisará de um software de gestão que permitirá aplicá-la a todos os e-mails enviados, independentemente do dispositivo ou do cliente.
Um exemplo disso é o Google Workspace, que centraliza a gestão das assinaturas no Gmail. Ele é, inclusive, o mais indicado para quem está começando.
4. Manter e atualizar a assinatura de e-mail
Por fim, é importante manter e atualizar a assinatura conforme necessário. Por exemplo, se as informações de contato mudarem, se um novo logotipo for lançado ou se houver um novo produto ou serviço, é aconselhável mudá-la.
Além disso, é útil revisar periodicamente as assinaturas para garantir que elas continuem eficazes e em conformidade com quaisquer novas diretrizes da empresa.
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Como fazer assinatura no e-mail corporativo usando o Gmail?
No Gmail, a criação de uma assinatura de e-mail corporativo é bastante simples. Primeiro, acesse as configurações do Gmail clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito e, em seguida, vá em “Ver todas as configurações”.
Depois role para baixo até a seção “Assinatura” e clique em “Criar nova”. Você terá que dar um nome para sua assinatura e depois clicar no botão “Criar”.
Na sequência, basta inserir o texto da sua assinatura, formatá-lo conforme desejado e adicionar quaisquer links ou imagens. Uma vez que você esteja satisfeito com o resultado, clique em “Salvar alterações” na parte inferior da página.
Se sua empresa utiliza o Google Workspace, um administrador pode gerenciar as assinaturas de todos os usuários de forma centralizada.
Isso permite uma maior consistência em todas as assinaturas, facilitando a padronização e garantindo que todas as diretrizes da marca sejam seguidas.
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