A intranet, não podemos negar, revolucionou a comunicação interna.
Foi o primeiro passo para aproximar os colaboradores da organização e agilizar as informações.
Mas com as necessidades organizacionais ficando cada vez mais sofisticadas (e com a transformação digital, mais personalizáveis e colaborativas), talvez seja hora de repensar sua utilização.
Atualmente, mais do que enviar um comunicado que chegue a todos os envolvidos no processo, de forma ágil, é preciso poupar tempo em modificações de documentos, por exemplo, criando um canal de comunicação empresarial.
Imagine o seguinte cenário: você elabora um projeto e envia para todos os participantes, anexando-o em uma mensagem via intranet.
Uma a uma, as pessoas fazem observações e, por não poderem editar o material, a responsabilidade de efetuá-las cabe à você.
Complicado? Imagine, então, se após efetuar as primeiras observações houver mais alterações a serem efetuadas.
Além da perda de tempo, esse processo desgasta física e mentalmente quem está encarregado das alterações.
Escolher a melhor ferramenta para comunicação interna não é tarefa das mais fáceis, mas nós vamos dar uma mãozinha apresentando algumas formas de melhorar a interação entre as equipes de sua empresa, criando um canal de comunicação empresarial.
Como criar um canal de comunicação empresarial
1 – Slack
Este aplicativo de comunicação oferece uma plataforma que permite que equipes se comuniquem rapidamente através de texto e voz, também permitindo o envio de vídeos e documentos.
Com ele é possível conversar de forma privada ou marcar pessoas para a conversa e possibilita a inclusão de GIFs, vídeos e integrações de outros serviços.
Ele também conta com integrações de outros serviços, como o Google Drive e Trello.
Seus profissionais são notificados, por exemplo, sobre cards que mencionam seus nomes ou prazos finais de tarefas que estão se aproximando.
O uso do Slack tem permitido que assuntos sejam resolvidos com maior agilidade, graças à integração de todos os que participam do processo, o que evita pendências.
Para muitos, contudo, a configuração que possibilita a utilização da plataforma é considerada complicada.
Além do mais, ele não oferece todas as funções necessárias, como edição coletiva de documentos, precisando ser usado em conjunto com outras ferramentas.
2- Rede Social Corporativa
Dificilmente conhecemos alguém que não utilize uma rede social. O alto impacto provocado por esses canais de comunicação na vida das pessoas levou à criação das Redes Sociais Corporativas.
Elas favorecem a aproximação de diferentes setores, oferece acesso exclusivamente interno (garantindo maior segurança às informações trocadas), permitindo postagem de arquivos, fotos e vídeos. Também permite realização de chats.
Requer um investimento bastante razoável para desenvolvimento de uma rede personalizada para a organização, bem como um controle para garantir o uso correto por parte dos funcionários, evitando abusos.
3- G Suite
O G Suite é uma ferramenta que oferece maior produtividade para as empresas, através de um mix de aplicativos online que centraliza soluções para o dia a dia corporativo, tornando a comunicação interna mais ágil e eficaz.
Abaixo listamos algumas dessas ferramentas.
Google Drive
Desenvolvido para facilitar a vida de quem usa computador para armazenar dados, ou seja, quase todas as pessoas, o Google Drive é uma rede corporativa de armazenamento muito fácil de ser utilizada, um verdadeiro canal de comunicação empresarial.
Vivendo na era digital, todos nós temos uma infinidade de documentos, fotos e arquivos em nossos computadores que precisam ser corretamente preservados e, até mesmo, compartilhados de forma rápida e segura.
O Google Drive garante essas duas funções e vai além, garantindo o acesso e a edição de arquivos de qualquer lugar e em qualquer momento, até mesmo usando o celular.
Oferece um sistema de busca abrangente e simples, incluindo o reconhecimento ótico de caracteres, ideal para localização de documentos escaneados.
Google Sheets
O Google Sheets é um aplicativo de planilhas que roda diretamente no navegador, sem exigir instalação em sua máquina. Porém, possibilita o uso de fórmulas para realização de cálculos básicos até operações mais avançadas.
O Google Sheets também permite trabalhar documentos em modo online e offline e convidar outros usuários para ajudar na criação de trabalhos conjuntos.
O arquivo pode ser compartilhado entre as pessoas selecionadas em qualquer momento da edição e é salvo automaticamente, eliminado a possibilidade de perda de dados.
Google Forms
Qual empresa pode abrir mão de uma pesquisa ou de conhecer a opinião de seus clientes?
O Google Forms facilita a criação de formulários e questionários diversos que facilitam, por exemplo, o gerenciamento de inscrições para um evento ou a coleta de dados de clientes.
Completam seus benefícios a permissão de anexar fotos e a simplicidade de utilização.
Google Sites
Precisando de um site, mas não entende muito do assunto? Sem problemas.
Com o Google Sites você pode criar uma página segura que permita mostrar os seus produtos e serviços e, ainda, ser um canal de comunicação interna, uma espécie de intranet colaborativa e online.
Você pode, por exemplo, criar um espaço dentro do site para colocar informações como eventos internos, lançamentos de produtos, entre outros comunicados que sejam de interesse de seus colaboradores. Tudo rápido e fácil.
Fica claro, portanto, que uma ferramenta de comunicação interna eficaz, portanto, deve ser mais do que uma forma rápida de enviar mensagens e documentos e precisa ter mais do que um layout atrativo.
Ela deve oferecer:
- Recursos avançados para compartilhamento de conteúdo;
- Organização de tudo o que é publicado, facilitando a localização e utilização do material;
- Possibilidade de obtenção de dados em forma de relatórios, de forma rápida e assertiva, visando auxiliar o pensamento estratégico da corporação.
Tudo isso em um ambiente seguro, orgânico e integrado, obviamente.
E, então, as dicas de criação de um canal de comunicação empresarial foram úteis?
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