Queda na produtividade do time, burnout, atrasos e impactos financeiros. Você sabia que esses indicadores e tantos outros podem estar relacionados com a dificuldade em otimizar a gestão de tempo?
Percebemos, com a internet, digitalização de processos e inovações aceleradas, que a agilidade pode ser uma ótima aliada ou uma verdadeira fraqueza para a sua empresa. Estar sempre à frente dos concorrentes e se manter atualizado, sem impactar a qualidade, é um desafio e tanto, não é mesmo?
Mas o fato é que essa é a realidade da Era Digital e precisamos saber como lidar com ela. E como fazer isso?
Bom, conhecimento, prática e foco são algumas habilidades que precisam ser desenvolvidas o mais rápido possível. Mas seus colaboradores só conseguirão estar alinhados com essa demanda quando aprenderem a otimizar a gestão do tempo.
Segundo pesquisas realizadas pela Development Academy, em 2021, 82% dos entrevistados não possuíam um sistema de gerenciamento de tempo. E muitos acabam lidando com os eventos conforme eles ocorrem.
Isso, naturalmente, impacta negativamente a produtividade do time e, ainda mais preocupante, pode comprometer o gerenciamento de riscos da empresa, a qualidade dos serviços e inúmeras outras estratégias que demandam organização e prevenção.
Neste artigo queremos falar um pouco sobre esses impactos e o que fazer para otimizar a gestão do tempo. Ah! E muitas dicas que também serão úteis para o gerenciamento pessoal, além do profissional, então, fique até o final!
O que é gestão do tempo e por que ela impacta tanto nos seus indicadores
Gestão do tempo é o conjunto de estratégias e ferramentas utilizadas, conscientemente, para analisar o tempo empregado na realização de determinadas atividades. Seu intuito é, por meio de um planejamento, controlar as tarefas diárias de forma a cumpri-las no prazo determinado.
Esse prazo pode ser estabelecido pelo gestor do tempo (indivíduo), por líderes ou pelas circunstâncias. Estabelecer metas e estratégias para alcançar os objetivos propostos não é uma missão fácil.
Para facilitar esse processo vamos ver quais ações atrapalham o seu percurso!
3 erros que comprometem a sua gestão do tempo
1. Não controlar as distrações
A tecnologia pode ser uma ótima aliada para otimizar a gestão do tempo, mas também é uma das maiores inimigas. Afinal, grande parte das distrações, que nos impedem de bater as metas, envolvem a tecnologia.
Como, por exemplo, sites e artigos não relacionados às atividades, redes sociais, aplicativos de conversa etc.. Segundo pesquisas, o brasileiro passa 3 horas e 47 minutos por dia nas redes sociais, ocupando o 4º no ranking de países que ficam mais tempo nesses apps.
E nesse caso, estamos falando apenas das redes sociais, sem contar o período de navegação em outros aplicativos e sites.
Cada notificação e alerta recebido, nós costumamos pegar rapidamente o celular e conferir. E por ali ficamos por minutos e até mesmo horas, deixando de investir esse tempo em atividades realmente produtivas.
Um dos maiores erros na otimização da gestão do tempo é, portanto, não controlar as distrações. Sejam elas tecnológicas, ou o horário do café, conversas e mudança de foco.
2. Estabelecer metas irracionais
Outro ponto que deve ser evitado ao otimizar a gestão do tempo é definir metas que não podem ser alcançadas no prazo determinado. Estabelecer objetivos e prazos é fundamental para desempenhar as atividades do dia a dia, mas precisamos ser realistas.
Ao criar metas irracionais, que não conseguiremos cumprir, ficamos desapontados e frustrados. E isso pode interferir em toda a gestão do tempo, fazendo com que as metas seguintes se tornem cada vez mais difíceis.
3. Priorizar as tarefas mais simples
Cada indivíduo possui seu tempo e método de produtividade, mas um erro muito comum na gestão do tempo é priorizar atividades mais simples. Quando fazemos isso no primeiro horário, acabamos deixando para depois trabalhos complexos e, no momento de enfrentá-los, a nossa disposição e concentração já não são mais as mesmas.
Dessa forma, fica cada vez mais difícil realizar essas tarefas.
Como melhorar a gestão do tempo e a produtividade no trabalho?
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Saiba qual o seu perfil de rendimento e qual a metodologia de gestão do tempo mais adequada
Cada indivíduo é único e as empresas, hoje, tendem a aceitar e absorver as diferenças. Utilizando, inclusive, a individualidade como um fator de colaboração para gerar mais valor para as atividades e processos.
Naturalmente, é comum que as pessoas possuam métodos de gestão de tempo diferentes. Descobrir qual estratégia oferece os melhores resultados para o seu perfil é o primeiro passo para evitar a frustração (com métodos que não funcionam para você) e conseguir otimizar a gestão do tempo.
Listamos, abaixo, algumas das principais metodologias de gestão do tempo para te ajudar na escolha:
- Princípio de Pareto
- Método Eat the Frog
- Matriz de Eisenhower
- Técnica Pomodoro
Então, qual das metodologias acima atende o seu perfil de produtividade?
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Estabeleça prioridades
O segundo passo para otimizar a gestão de tempo é elencar as prioridades. O que precisa ser feito primeiro? Inserir prazos e determinar números ou cores, para identificar a urgência de cada tarefa, é fundamental para manter a organização e o foco.
Quando temos um volume alto de tarefas, é comum que a falta de organização se torne uma distração. Tal como entrar em uma sala completamente bagunçada, sem saber por onde começar.
Separar os itens maiores e de difícil encaixe, torna o ambiente mais livre para “encaixar no cronograma” os elementos menores.
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Conheça e quantifique o tempo que você precisa para desempenhar suas tarefas
Outro ponto muito importante para otimizar a gestão do tempo é se conhecer. Saber quanto tempo normalmente você leva para desempenhar suas funções básicas. No home office, por exemplo, quanto tempo você precisa para se arrumar, tomar café e lavar a louça?
Uma hora? Bom, se o seu expediente começa às 9:00 h, o ideal é levantar no máximo às 8:00 h, correto? E o tempo que você precisa para organizar sua caixa de e-mails e responder os mais urgentes?
Se você é um professor, quanto tempo precisa para montar o seu plano de aula? E assim vale para todas as suas tarefas pessoais e profissionais.
Muitas vezes agimos tanto no automático que não conseguimos quantificar o prazo ideal para realizar atividades do dia a dia. E isso acaba por ocasionar um dos erros que citamos acima: estabelecer metas irreais.
Com as dicas acima, você já possui o conhecimento para otimizar a sua gestão do tempo. Mas como fazer isso com a sua equipe?
Dicas para otimizar a gestão do tempo de sua equipe dentro e fora do escritório
Otimizar a gestão do tempo é um dever de cada um, mas existem dicas e práticas simples que bons gestores podem aplicar para guiar a sua equipe nesse processo. Confira algumas abaixo:
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Incentive a sua equipe a aplicar métodos próprios, adequados ao perfil de trabalho do indivíduo e da empresa
Respeitar a individualidade e incentivar o seu time a descobrir quais métodos são mais eficientes na gestão própria do tempo é uma dica muito importante. Afinal, assim, conseguimos alinhar os objetivos da empresa com as possibilidades de cada colaborador.
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Estabeleça micro metas
Outra estratégia muito utilizada para otimizar a gestão do tempo de sua equipe é criar micro metas, tal como as fases de um jogo de videogame. Ao cumprir cada uma delas, o colaborador se sente motivado a persistir e manter o foco.
Quando as metas são muito grandes e possuem prazos extensos, tendemos a achar que será difícil alcançá-las. Ou até mesmo que podemos deixar para focar quando o prazo final se aproximar.
Isso, claro, gera ociosidade durante um grande período e uma posterior sobrecarga. O que gera stress, improdutividade e frustração para todos os envolvidos.
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Bonifique
A bonificação, ao cumprir metas, é uma das melhores estratégias para manter o seu time motivado. E não estamos falando apenas de bonificações financeiras, o reconhecimento, elogios e pequenas demonstrações de agradecimento também são muito bem-vindos.
Cuidar, investir e bonificar o seu time é uma das melhores formas de incentivá-lo a oferecer o seu melhor. Lembre-se que a motivação e o clima organizacional também impactam na gestão do tempo da sua equipe!
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Utilize e forneça ferramentas que melhorem a produtividade da sua equipe
Por fim, e ainda falando sobre investir no capital humano da sua empresa, temos a última dica: utilize e forneça ferramentas que auxiliam na produtividade. O seu time pode ser focado e saber como otimizar a gestão do tempo, mas se ele não tem acesso às ferramentas corretas, muito trabalho será inútil e processos se tornam ineficientes.
Automatizar processos burocráticos e repetitivos é uma responsabilidade urgente das empresas. Tanto para auxiliar na otimização do tempo da equipe, quanto para melhorar a produtividade, diminuir custos e trazer mais resultados para o negócio.
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