Os aplicativos de produtividade são ferramentas digitais que ajudam a otimizar as tarefas e a colaboração. Eles são utilizados em ambientes corporativos e pessoais para gerenciar projetos, comunicar-se, organizar demandas e documentos. Podem ser acessados em dispositivos móveis ou computadores, a qualquer momento, para aumentar a eficiência.
Segundo o Instituto Brasileiro de Economia da Fundação Getúlio Vargas (Ibre-FGV), a produtividade nas empresas brasileiras caiu 4,5% em 2022. Logo, uma maneira de reverter essa situação e deixar seus colaboradores mais focados e eficientes é investindo em programas que facilitem suas atividades.
Continue a leitura para conhecer melhor os programas de produtividade e até mesmo conhecer algumas das nossas sugestões para otimizar internamente seu negócio.
Boa leitura!
Quais as vantagens dos apps de produtividade para empresas?
Os apps de produtividade desempenham um papel fundamental no ambiente empresarial moderno, oferecendo uma série de vantagens que podem impulsionar a eficácia, a cooperação e o desempenho geral das empresas. Continue a leitura para conferir algumas vantagens dessas ferramentas.
Otimização e gestão de tarefas
Os apps de produtividade possibilitam organizar e gerenciar as tarefas de forma mais eficaz, atribuindo prazos, prioridades e acompanhando o progresso instantaneamente. Isso ajuda a evitar a sobrecarga de trabalho e garante que as atividades sejam concluídas no prazo.
Colaboração em tempo real
Muitos aplicativos têm recursos de cooperação em tempo real, viabilizando que os membros da equipe compartilhem documentos, editem projetos simultaneamente e se comuniquem de modo eficiente, mesmo quando estão trabalhando remotamente ou em diferentes fusos horários.
Mobilidade e acesso remoto
Com a crescente tendência de trabalho remoto, os apps de produtividade possibilitam que os funcionários acessem informações e trabalhem em projetos de qualquer lugar, a qualquer momento, usando dispositivos móveis. Isso aumenta a flexibilidade e agilidade das operações comerciais.
Automatização de processos
Muitos aplicativos têm recursos de automação que simplificam tarefas repetitivas e manuais, economizando tempo e minimizando erros. Isso pode incluir desde o agendamento de reuniões até o envio de lembretes e notificações.
Insights e análises
Alguns aplicativos dispõe de recursos analíticos avançados, propiciando acompanhar o desempenho do time, identificar as áreas de melhoria e tomar decisões mais embasadas. Isso ajuda a otimizar processos e aumentar a eficiência operacional.
Em nosso canal no YouTube, temos a gravação de um webinar no qual conversamos sobre gestão do tempo e damos dicas de como aumentar a produtividade da sua empresa. Confira:
Onde os aplicativos de produtividade podem ser utilizados?
Dentro do ambiente corporativo, os aplicativos de produtividade podem ser utilizados em várias áreas, o que favorece a otimização de processos e o aumento da eficácia. Confira algumas maneiras específicas de como esses aplicativos podem ser utilizados.
Administração de projetos
Os apps de produtividade são amplamente empregados na gestão de projetos, de modo que as equipes colaborem de maneira eficaz, definam metas, atribuam tarefas, monitorem o progresso e coordenem prazos. Isso ajuda a manter todos os membros da equipe alinhados e focados nos objetivos comuns.
Comunicação interna
Apps de mensagens instantâneas e plataformas de colaboração facilitam a comunicação interna entre funcionários, departamentos e equipes. Eles viabilizam a troca rápida de informações, o compartilhamento de arquivos e a resolução de problemas com assertividade.
Gerenciamento de tarefas e calendários
Aplicativos de produtividade contam com recursos para criar listas de tarefas, definir lembretes e organizar calendários, ajudando os funcionários a gerenciar melhor seu tempo e as prioridades. Isso é essencial para garantir que as atividades sejam concluídas dentro dos prazos estabelecidos.
Cooperação em documentos
Plataformas de colaboração possibilitam que várias pessoas trabalhem simultaneamente em arquivos compartilhados, como planilhas, apresentações e documentos de texto. Isso simplifica o processo de revisão e edição, promovendo uma cooperação eficiente e reduzindo a necessidade de trocas constantes de versões.
Leia também: Passo a passo para organizar documentos da empresa
Como escolher entre os apps de produtividade?
Escolher os aplicativos de produtividade certos para atender às necessidades específicas é indispensável para garantir a implementação bem-sucedida e o aumento real na eficiência. Veja o que considerar.
Identifique as necessidades e os objetivos
Antes de selecionar um aplicativo, é essencial identificar claramente as necessidades e objetivos que se pretende alcançar. Isso pode incluir áreas como administração de tarefas, comunicação, colaboração em documentos, automação de processos, entre outros.
Avalie os recursos
Ao analisar diferentes aplicativos, é importante avaliar os recursos disponíveis. Isso inclui aspectos como facilidade de uso, compatibilidade com dispositivos e sistemas operacionais, capacidade de integração com outras ferramentas e escalabilidade para atender às demandas futuras.
Revise avaliações e comentários
Pesquisar comentários e avaliações de usuários pode fornecer insights valiosos sobre a experiência real de uso do aplicativo. Isso ajuda a identificar pontos fortes e fracos, a fim de tomar uma decisão informada.
Teste os apps
Muitos aplicativos têm versões de demonstração ou períodos de avaliação gratuitos. Aproveite essas oportunidades para testar o aplicativo em um ambiente real e avaliar se atende às necessidades específicas.
Considere a conformidade e segurança
Ao escolher ferramentas de produtividade para empresas, é vital considerar questões de segurança e conformidade com regulamentações de privacidade de dados, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), especialmente ao lidar com informações sensíveis.
Quais os melhores aplicativos de produtividade?
Até aqui, você já entendeu o que são os apps de produtividade e como esses recursos podem ser utilizados no dia a dia. Agora, confira algumas sugestões de programas e seus diferenciais.
Google Workspace
O Google Workspace tem uma série de apps de produtividade em nuvem, incluindo ferramentas como Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets, Google Slides, Google Calendar e muito mais.
O destaque desta plataforma está na sua integração entre os aplicativos, permitindo uma cooperação eficiente e instantânea entre as equipes, além do amplo armazenamento na nuvem e dos recursos avançados de pesquisa.
Zoho Workplace
O Zoho Workplace é outra suíte de produtividade baseada em nuvem, com uma ampla variedade de aplicativos para comunicação, colaboração, gerenciamento de projetos, entre outros. Inclui apps como Zoho Mail, Zoho Docs, Zoho Sheets, Zoho Show, Zoho Meeting e muito mais.
A solução se destaca por sua extensa gama de aplicativos, personalização flexível e preços acessíveis, tornando-o uma boa opção para empresas de todos os tamanhos.
Microsoft 365
Já o Microsoft 365 é uma suíte baseada em nuvem que oferece ferramentas como Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Teams, OneDrive e Planner. Destaca-se pela familiaridade dos aplicativos, integração com outros serviços da Microsoft e recursos avançados de segurança.
Com planos flexíveis, é uma opção popular para aumentar a produtividade e cooperação em organizações de todos os tamanhos, especialmente aquelas já familiarizadas com os produtos da Microsoft.
Após conhecer as vantagens e conhecer algumas opções de aplicativos de produtividade, está na hora de investir no ganho de tempo e qualidade de trabalho para sua equipe, o que fará a diferença para o desenvolvimento do negócio.
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