Fazer controle financeiro empresarial não é nada fácil.
É preciso estar atento a planilhas de custos, de entrada de mercadorias ou de recebimentos, planilhas de despesas, de salários e os famosos demonstrativos, como DREs e muitos outros.
E não para por aí: relatórios em documentos de texto, apresentações de slides para a diretoria ou mesmo para treinamentos. E tudo isso precisa estar ilustrado com gráficos, dos mais diversos tipos, histogramas, “pizza”, curvas de tendência…
E depois vem aquela questão de como deixar isso bonito, respeitando a identidade visual corporativa de sua empresa, é preciso escolher as cores, os estilos das letras e tudo mais…
Aí, cada funcionário faz uma coisa diferente em sua máquina. Na hora de juntar tudo, fica uma confusão.
E quando você vai ver, o gráfico que um deles fez usava os dados de uma planilha desatualizada e já foi colocado na apresentação de slides que está na sala da diretoria, sendo apresentada por seu chefe com números do ano passado, totalmente fora de contexto…
Sim, esta pode ser a conturbada rotina de uma equipe encarregada de fazer o controle financeiro empresarial de uma organização.
Mas será que não existe um jeito fácil, simples, prático e econômico de integrar todas essas informações e manter a equipe bem informada para administrar uma empresa financeiramente sem gastar uma fortuna com um sistema ERP, por exemplo?
Sim, existe!
E seu nome é G Suite, o conjunto de aplicativos do Google, que inclui planilhas, editor de textos, apresentação de slides, agenda eletrônica compartilhada e muito mais, tudo no mesmo lugar e compartilhado em rede, pela nuvem, com acesso remoto e em tempo real!
Confira tudo que você pode fazer para agilizar seu planejamento financeiro empresarial usando o G Suite em seu negócio!
Saiba mais: Cloud computing google: o que precisar, sempre perto de você
Como o G Suite auxilia no planejamento e controle financeiro empresarial
1- Planilhas compartilhadas em tempo real
Digamos que cada funcionário é responsável por elaborar determinadas planilhas diferentes. Mas é claro que todos eles precisam consultar as planilhas dos outros, ou mesmo acrescentar dados de entrada para que seus colegas de equipe continuem o trabalhando.
Com o G Suite todos têm acesso àquelas planilhas para as quais foram autorizados, permitindo muito mais colaboração e troca de informações.
E na hora de fazer a DRE e outras planilhas que consolidam dados, tudo isso está alí, ao dispor de toda equipe e muito bem atualizado.
2- Gráficos incríveis em 2 ou 3 cliques
Não há como fazer um controle financeiro empresarial sem analisar seus dados de forma mais visual, por meio de gráficos.
Use a funcionalidade para transformar dados em gráficos. Além de ágil e rápida, ela já vem com opções de layout pré-formatadas, facilitando seu trabalho e sem perda de tempo com esses detalhes.
3- Apresentações montadas por todos ao mesmo tempo
É preciso criar uma apresentação de slides com dados de diversas planilhas diferentes, de preferência com gráficos e tudo mais?
Cada funcionário pode ir montando seus slides independentemente dos outros, no mesmo arquivo. Todos trabalham juntos, acompanham os progressos um dos outros, dão ideias e liberam as informações de seus arquivos e documentos, como planilhas, textos e até imagens.
Veja também: As 10 vantagens do CRM colaborativo para sua empresa
4- Informações de última hora podem ser acrescentadas de qualquer lugar
Um colaborador está indo fazer uma apresentação para outro departamento ou mesmo em um banco, para solicitar recursos, e uma planilha ainda não ficou pronta?
Assim que a planilha for finalizada (enquanto o outro colaborador se desloca para o local da reunião) altere a apresentação no Google Drive compartilhado e avise seu colega na hora que conseguir fazer isso!
5- Dados seguros em um servidor externo
Suas informações e planilhas, apresentações e textos estarão sob a guarda de uma empresa de renome internacional, que obedece aos mais rígidos protocolos e padrões de segurança da informação.
Confira: Segurança em cloud computing: 7 erros a evitar
6- Chega de backups!
Não tenha mais medo de perder arquivos porque um servidor parou ou uma máquina simplesmente não funciona mais. Seus arquivos são automaticamente copiados em diferentes servidores pela Google.
7- Agenda compartilhadas
Onde está a pessoa encarregada de calcular tal e tal imposto? Com a agenda compartilhada é possível saber os passos de sua equipe, agendar reuniões e marcar compromissos de forma bem mais certeira.
8- Reuniões a distância por videoconferência
Quem vive o dia a dia de um departamento de controle financeiro sabe como é difícil reunir as pessoas certas em uma mesma sala e no mesmo horário.
Com ajuda do “Hangout”, é possível fazer reuniões de pessoas em diversas localidades diferentes, com imagem e voz, compartilhando telas e arquivos. Seus custos de deslocamento e hospedagem podem diminuir muito, assim como a agilidade na tomada de decisão.
Estas foram apenas algumas dicas de como o G Suite pode melhorar e agilizar o controle financeiro empresarial de seu negócio. Mas não para por aí. Confira muito mais assistindo este vídeo explicativo do case SulAmérica:
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