A redução de custos com licenciamento tornou-se uma das principais preocupações para empresas que buscam eficiência operacional e controle sobre o orçamento de TI. Mas como cortar despesas sem perder produtividade ou acesso às ferramentas necessárias?
Segundo levantamento da EY, o maior obstáculo interno para muitos negócios é justamente conciliar a economia financeira com o objetivo de crescer.
Esse dado evidencia que não basta fazer ajustes generalizados: é essencial tomar decisões estratégicas, especialmente no uso e contratação de softwares corporativos.
Descubra, neste artigo, fatores que elevam os gastos com licenças, como ambientes híbridos de colaboração contribuem para otimizar investimentos em tecnologia e quais são os benefícios de adotar um plano de ação inteligente.
Principais aprendizados do conteúdo
- As principais dificuldades na redução de custos com licenciamento são a adoção de licenças padrão que não refletem na necessidade dos usuários e o impacto financeiro de manter toda a equipe em suites robustas;
- É possível combinar ferramentas como Zoho Workplace, Google Workspace, Office 365 e Google Cloud em um mesmo domínio;
- 5 benefícios de uma estratégia de licenciamento inteligente são: redução de desperdício, maior controle sobre o orçamento, melhor aproveitamento de recursos, flexibilidade na contratação, escalabilidade e personalização;
- A redução de custos com licenciamento também melhora a produtividade e a gestão de TI;
- Sua empresa otimizar gastos com a ajuda de consultoria especializada em ambientes híbridos.
O que dificulta a redução de custos com licenciamento?
A principal dificuldade na redução de custos com licenciamento está na ausência de uma análise detalhada das reais necessidades da equipe.
Em vez de mapear perfis de uso, muitas organizações adotam um modelo único e aplicam suites completas para todos, sem considerar que os colaboradores não utilizam os mesmos recursos ou funcionalidades.
Esse excesso custa caro. Manter 100% do time com licenças robustas — quando parte precisaria apenas de ferramentas básicas — gera um impacto financeiro direto e recorrente.
A empresa paga por programas avançados que ficam ociosos, o que compromete o orçamento de TI e reduz a margem para novos investimentos.
Além disso, a rigidez contratual de algumas plataformas impede personalizações e exige pacotes completos mesmo para funções operacionais simples.
A falta de conhecimento sobre alternativas mais flexíveis e a resistência a mudanças mantêm uma estrutura inflada, ineficiente e difícil de escalar.
Como ambientes híbridos de colaboração ajudam na otimização de gastos com TI?
A construção de ambientes híbridos é uma solução eficaz para empresas que desejam reduzir custos sem comprometer a produtividade.
Nesse modelo, é possível combinar diferentes plataformas, como Zoho Workplace, Google Workspace, Office 365 e Google Cloud, em um único domínio corporativo.
A estratégia consiste em alinhar a escolha da suite ao perfil do usuário. Profissionais que executam tarefas básicas podem utilizar plataformas mais econômicas, enquanto áreas que demandam alta integração, segurança e tecnologias avançadas operam com pacotes robustos.
Um exemplo é o case de sucesso do Grupo Mais Valor. Especializada em empréstimos consignados, a instituição utilizava o Google Workspace em todos os processos, mas decidiu migrar parte da operação com o auxílio da Safetec.
Hoje, cerca de 40% dos colaboradores atuam com o Zoho Workplace — uma mudança que permitiu à empresa diminuir significativamente os gastos com licenciamento.
5 benefícios de uma estratégia de licenciamento inteligente
Uma estratégia eficiente, que foca tanto a produtividade quanto a redução de custos com licenciamento, traz diversos benefícios para a organização. Confira os principais!
1. Redução de desperdício
Ao evitar a distribuição indiscriminada de licenças completas, a empresa elimina o pagamento por soluções subutilizadas. Essa prática reduz drasticamente o desperdício e direciona os investimentos para áreas mais relevantes.
2. Maior controle sobre o orçamento de TI
Uma abordagem inteligente permite monitorar o uso das ferramentas em tempo real, ajustar o número de licenças conforme a demanda e prever custos com mais precisão.
Com um orçamento mais previsível e controlado, é possível realizar a otimização de gastos com TI com eficiência.
3. Melhor aproveitamento dos recursos
Funcionários que usam tecnologias adequadas ao seu perfil produzem mais e evitam atividades desnecessárias. Além disso, o suporte técnico se torna mais ágil, pois a implementação de cada suite acontece de forma personalizada.
Segundo relatório CX Trends da Zendesk, 46% dos agentes entrevistados consideram que não têm as ferramentas certas para ter sucesso no trabalho, o que reforça a importância de adaptar o ambiente digital às funções específicas de cada colaborador.
4. Flexibilidade na contratação
Com ambientes híbridos, a empresa pode contratar diferentes pacotes, de provedores distintos, sem se prender a um único fornecedor. Essa tática amplia o leque de negociação e garante liberdade para ajustar contratos conforme a realidade do negócio.
5. Escalabilidade e personalização do ambiente digital
A gestão inteligente de ferramentas corporativas também permite escalar o ambiente digital de acordo com o crescimento da corporação.
Assim, é possível adicionar ou remover licenças se necessário, sempre com foco na real demanda e sem comprometer a experiência dos usuários.
Resultados que vão além da redução de custos com licenciamento
Investir em uma estratégia de licenciamento eficiente gera impactos positivos que ultrapassam o aspecto financeiro.
A empresa alcança maior eficiência operacional, já que os colaboradores utilizam as soluções certas para suas funções, com menor curva de aprendizado e menos chamadas ao suporte técnico.
Além disso, há uma melhora significativa na gestão. Com controle centralizado, é possível evitar fraudes, identificar licenças inativas e fazer redistribuições mais rápidas e eficazes.
Por fim, essa abordagem sustenta uma política de TI mais estratégica e sustentável, com foco em inovação, produtividade e governança digital.
Como reduzir custos com licenciamento de software?
Tem como reduzir custos com licenciamento de software a partir das seguintes dicas:
- realize um levantamento das ferramentas de cada trabalhador;
- opte por suites ajustadas à função de cada equipe;
- considere a adoção de ambientes híbridos com múltiplos fornecedores;
- automatize o controle de licenças para evitar desperdícios;
- conte com consultoria especializada para estruturar sua estratégia, como a Safetec.
O papel da Safetec na implementação de ambientes híbridos
A Safetec atua como parceira estratégica na implementação de ambientes híbridos, com foco na redução de custos com licenciamento e na eficiência da operação digital.
Com expertise técnica e experiência em grandes projetos, integramos soluções como Zoho, Google Workspace, Microsoft 365 e Google Cloud de forma segura e funcional, a fim de garantir uma experiência unificada, sem comprometer a usabilidade.
Também cuidamos da gestão de domínios, acessos e usuários, com suporte completo para que seu negócio tenha controle total sobre as soluções contratadas e alcance os melhores resultados.
Quer economizar com licenciamento de forma segura e estratégica? Fale com nossos especialistas e transforme a gestão de TI da sua empresa.
FAQ – Redução de custos com licenciamento
Como saber se minha empresa gasta demais com licenciamento?
Para saber se sua empresa gasta demais com licenciamento de software, verifique se os colaboradores usam todas as licenças contratadas. Se muitos usuários têm suites robustas e usam apenas funções básicas, há desperdício. Um diagnóstico técnico pode revelar esse desequilíbrio.
Posso usar ferramentas diferentes no mesmo domínio corporativo?
É possível usar ferramentas diferentes no mesmo domínio corporativo. Com ambientes híbridos, a empresa pode combinar recursos como Google Workspace, Office 365 e Zoho Workplace para adequar a diferentes equipes. No entanto, é essencial que a gestão de usuários seja bem estruturada.
Como a Safetec pode ajudar minha empresa?
A Safetec orienta sua empresa na criação de ambientes híbridos, conecta plataformas com segurança, organiza o controle de acessos e acompanha toda a operação. Com suporte técnico especializado, a empresa melhora a eficiência dos times e contribui para uma gestão de tecnologia mais econômica e eficaz.
O que é licenciamento estratégico em nuvem e por que é importante?
A estratégia de licenciamento inteligente em nuvem é a prática de contratar e distribuir licenças de software com base no perfil de uso dos colaboradores e nas necessidades reais da organização. Essa abordagem evita desperdícios, garante escalabilidade e reduz os custos com TI ao longo do tempo.
