A gestão de licenças de software é um dos pontos que mais exige atenção das empresas, devido ao risco de inúmeros prejuízos, sejam eles técnicos ou financeiros.
No Brasil, grande parte das organizações não dá a devida importância a isso. De acordo com a pesquisa global da BSA, 46% dos sistemas usados no país não estão licenciados corretamente.
Esse prática contraria a Lei do Software e o conjunto de Leis dos Direitos Autorais, o que pode trazer inúmeros problemas, como multas e até ações judiciais.
Para evitá-los, é preciso, portanto, contar com uma boa administração de licenças e, neste artigo, vamos mostrar o que é essa gestão e como você pode fazê-la.
O que é a gestão de licenças de software?
O gerenciamento de licenças é o processo pelo qual as organizações acompanham e controlam a compra, implementação, utilização e desativação dos softwares licenciados que usam na rotina corporativa. Essencialmente, trata-se da administração ativa das licenças, incluindo o monitoramento de uso durante todo o seu ciclo de vida.
Para além da mera aquisição, o controle de licenças lida com questões que vão da vulnerabilidade a ataques hackers até o controle de custos, até porque é necessário assegurar que o programa está trazendo retornos para a companhia.
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Por que fazer a gestão de licenças de software?
Fazer a administração de licenças é crucial para evitar problemas jurídicos, garantir o uso eficiente dos recursos e controlar os custos operacionais. Afinal, a ausência de um gerenciamento efetivo pode levar a várias complicações, como multas, acesso indevido aos documentos e danos à reputação de uma organização.
Em paralelo, esse gerenciamento é vital para assegurar a conformidade com os termos das licenças, que muitas vezes contêm cláusulas específicas sobre o uso e a distribuição do sistema.
Sem uma compreensão clara do que está sendo usado, pode haver redundâncias, com vários departamentos usando plataformas semelhantes que realizam as mesmas tarefas.
Ademais, tendo-se uma boa gestão, fica mais fácil negociar melhores termos com os fornecedores. Portanto, o bom gerenciamento é crucial.
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Qual a importância da gestão de licenças?
A administração de licenças desempenha um papel essencial em áreas como conformidade legal, controle de custos, eficiência operacional, planejamento estratégico e gestão de riscos.
Vamos falar sobre cada uma delas.
Conformidade legal
A conformidade legal é um aspecto crítico do gerenciamento. As organizações precisam assegurar que estão em compliance com os termos e condições das licenças de sistemas que possuem.
As penalidades pela não conformidade podem variar desde multas até danos à reputação e, em alguns casos extremos, podem levar a processos judiciais.
Controle de custos
Ao entender exatamente quais programas estão em uso e em que capacidade, as empresas podem eliminar gastos com licenças desnecessárias. Nessa linha, o conhecimento preciso do uso do sistema possibilita encontrar melhores condições de preços e licenciamento.
Eficiência operacional
A gestão de licenças melhora a alocação de recursos, garantindo que os usuários tenham as ferramentas adequadas para suas necessidades. De mais a mais, ela agiliza a identificação de quaisquer lacunas no provisionamento.
Planejamento estratégico
O controle de licenças embasa a tomada de decisões, proporcionando insights sobre quais sistemas são mais valiosos para a organização e o que contribui para guiar o investimento em TI, assegurando que os recursos sejam alocados corretamente.
Gestão de riscos
Esse processo proporciona uma melhor identificação de riscos de segurança associados ao uso de programas não licenciados ou obsoletos. Com isso, garante-se que todas as atualizações e patches necessários sejam aplicados em tempo hábil para manter a segurança do sistema.
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Como gerenciar licenças de software?
Controlar licenças envolve várias etapas estratégicas e organizacionais, desde a atribuição de responsabilidades até a construção de um inventário completo de softwares. Aqui está uma descrição mais detalhada de cada etapa.
Atribua responsabilidades
A primeira etapa é designar uma pessoa ou equipe responsável. Este papel pode ser atribuído a um gerente de TI, um administrador de sistemas ou a uma equipe especializada em gestão de licenças.
Essa pessoa ou equipe será responsável por manter o controle de todas as licenças de software, garantindo a conformidade e, ainda, gerenciando aquisições e renovações.
Desenvolva políticas e procedimentos de gerenciamento
Em seguida, é importante desenvolver políticas e procedimentos claros. Estes devem abranger desde a aquisição e implementação de novo programa até a renovação e desativação de licenças.
Estas políticas devem ser comunicadas a todos os membros da organização para garantir que sejam seguidas e, também, para alinhar todas as expectativas.
Construa um inventário de softwares
A criação de um inventário abarca todos os softwares adquiridos, juntamente com detalhes sobre as licenças associadas, datas de renovação e informações sobre uso e usuários. Este inventário deve ser atualizado regularmente para garantir sua precisão.
Registre aquisições, implementações e cancelamentos
Finalmente, todas as aquisições, implementações e cancelamentos devem ser registrados e rastreados, o que inclui não apenas a compra inicial, mas também quaisquer upgrades ou alterações, bem como quando o software é desativado ou substituído.
Esses registros possibilitam que a organização sempre tenha uma concepção clara de quais softwares estão sendo usados e onde, ajudando a manter a conformidade e a eficiência.
Vale destacar que para desempenhar uma boa gestão de licenças, é vital contar com uma empresa especializada que realiza o diagnóstico do seu negócio e propõe as melhores soluções.
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