Usar o Gemini para processos administrativos já é uma realidade em muitos negócios, visto que a ferramenta de IA do Google se integra aos aplicativos de produtividade da plataforma e executa tarefas com mais agilidade e precisão.
Aliás, quase 90% das empresas já usam plataformas de inteligência artificial em nuvem para promover a automação de processos empresariais e de fluxos de trabalho e otimizar tarefas de rotina, segundo o The State of AI da McKinsey.
Porém, 62% dos negócios que investem em IA ainda estão nas etapas iniciais, no planejamento ou adotando a tecnologia em poucos processos. Ou seja, ainda têm muito a crescer.
No artigo a seguir, você entende a importância da IA na gestão administrativa e confere por que adotar o Gemini, o assistente inteligente do Google, pode beneficiar empresas de todos os setores.
Principais aprendizados deste artigo
- A inteligência artificial automatiza tarefas repetitivas, criando fluxos de trabalho mais eficientes e permitindo que as equipes se dediquem a tarefas mais estratégicas.
- A IA do Google, o Gemini, se integra ao ecossistema de produtividade, permitindo uma conexão mais profunda com suas ferramentas.
- A ferramenta cria relatórios baseados em dados, filtra o e-mail corporativo e transcreve automaticamente as reuniões do Google Meet.
- Ao implementar o sistema, defina objetivos e mapeie os processos atuais antes de migrar os dados. Neste ponto, conte com um cloud advisor para planejar e gerenciar a transferência e garantir a eficiência.
Qual é a importância da IA na gestão administrativa?
A inteligência artificial automatiza tarefas manuais repetitivas, como o preenchimento de planilhas e a análise de dados, criando fluxos de trabalho mais ágeis, eficientes e replicáveis. Assim, essa tecnologia possibilita que as equipes fiquem livres para se dedicar à execução de demandas de maior valor estratégico.
Para o planejamento de marketing, vendas e a negociação com os clientes, por exemplo, a automação por IA reduz os erros operacionais e, consequentemente, o retrabalho (que toma tempo e recursos valiosos da equipe e ainda atrasa os projetos).
Isso porque os sistemas seguem um padrão estabelecido e não sofrem com distrações e fadiga que podem comprometer a qualidade das entregas, como adicionar um valor errado ao registro de vendas.
Como resultado, há um aumento da produtividade e da eficiência organizacional. Afinal, com fluxos de trabalho mais ágeis e com menos erros, as entregas são finalizadas com mais rapidez.
Vale destacar ainda que a IA ajuda a promover a transformação digital com cloud computing.
Isso porque fornece insights que ajudam a detectar oportunidades de inovação, como uma tendência de mercado ou mudança no comportamento do público-alvo, que ajudam o negócio a se destacar em meio à concorrência e crescer de forma sustentável.
Como funciona a automação de processos administrativos com IA?
Com a adoção de sistemas inteligentes capazes de processar e compreender os dados corporativos. Dessa maneira, é possível executar demandas mais complexas (como classificar e-mails para filtrar os mais importantes ou resumir mensagens longas) e até tomar decisões sem interferência humana (como ajustar um valor conforme uma mudança nos registros).
Para se ter uma ideia, na automação “convencional”, as ferramentas seguem regras rígidas do que deve ser feito. Por exemplo: os dados de contato de cada novo lead são adicionados à plataforma de gestão de clientes.
A adição da inteligência artificial, por outro lado, faz com que as plataformas sejam capazes de se adaptar ao contexto, tornando-se mais precisas e eficientes. Por exemplo: os leads são classificados conforme os diferentes perfis de consumidor e potencial de compra.
Além disso, o uso da IA em processos administrativos ajuda a prever tendências e problemas, como o aumento dos custos de determinada área ou a necessidade de aumentar a equipe de um departamento.
Automatizar processos com IA sem planejamento pode pesar no orçamento. Conte com o apoio da Safetec para uma consultoria especializada e faça valer seus investimentos.
O que é o Gemini para empresas e como pode otimizar as tarefas?
É a ferramenta de inteligência artificial do Google. Na versão corporativa, funciona como um assistente inteligente integrado aos aplicativos do Google Workspace, como Gmail, Google Docs e Google Sheets. O sistema ainda facilita a criação de agentes de IA capazes de automatizar e otimizar fluxos de trabalho de forma autônoma.
Na prática, com o Gemini para processos administrativos, é possível:
- analisar dados e criar relatórios com os insights, como volume de vendas ou gastos em um período;
- organizar as informações em planilhas;
- gerar resumos de reuniões ou documentos e comunicados para a equipe, como um aviso de treinamento;
- conferir e-mails para filtrar os mais importantes e gerar sugestões de respostas;
- transcrever reuniões e criar atas em chamadas online.
Na tabela abaixo, você confere as principais funções e as respectivas vantagens do Gemini para processos administrativos.
| Função | Resultado |
| Análise de dados | A liderança tem acesso a insights que orientam a tomada de decisão, tornando-a mais assertiva. |
| Criação de planilhas | Agiliza o trabalho das equipes, que não perdem tempo criando fórmulas e copiando informações manualmente. |
| Geração de resumos e comunicados | Simplifica documentos complexos para facilitar o entendimento e otimiza a comunicação com o time. |
| Transcrição de reuniões | Garante que todos os participantes possam se dedicar ao encontro e ter acesso aos conteúdos discutidos. |
Quais são as vantagens do Gemini para processos administrativos?
O Gemini é vantajoso porque promove:
- aumento da produtividade organizacional devido, principalmente, à capacidade de automação de tarefas;
- redução das tarefas repetitivas, que podem ficar sob responsabilidade dos agentes autônomos;
- maior agilidade na execução de processos internos, como criação de relatórios;
- melhor organização da informação corporativa, pois a ferramenta padroniza os dados para facilitar a leitura.
Vale destacar que, ainda segundo o relatório sobre IA da McKinsey, a adoção da tecnologia já tem impacto direto no faturamento das empresas. O aumento foi relatado por 67% das organizações que usam IA em marketing e vendas, 65% das que aplicam a tecnologia à gestão financeira e 62% das que a utilizam no desenvolvimento de produtos.
O mesmo documento mostrou que investir na automação de processos administrativos com IA reduziu os custos de produção em 56% e de gerenciamento de TI em 54% das empresas que participaram da pesquisa.
Resultados satisfatórios em relação à economia também foram percebidos em setores como finanças, RH, marketing, vendas e gestão de estoque e de fornecedores, em quase metade dos negócios.
Porém, para assegurar o aumento da produtividade com IA no ambiente corporativo, não basta saber o que é o Gemini para empresas, mas também seguir um passo a passo rigoroso, a fim de garantir a eficiência e a segurança dos processos. Confira quais são as etapas.
Como implementar o Gemini nas empresas?
O passo a passo se resume a estas cinco tarefas:
- Definir os objetivos do negócio;
- Mapear os processos atuais para identificar as oportunidades de otimização;
- Fazer a migração dos dados;
- Capacitar a equipe para usar as novas ferramentas e recursos;
- Integrar o Gemini às ferramentas corporativas já existentes.
Confira mais detalhes a seguir.
1. Definir os objetivos
Tenha objetivos transparentes e, acima de tudo, realistas. Ou seja, que possam ser alcançados no período previsto com o orçamento disponível.
Uma forma de ter metas mais sólidas é aplicando a metodologia SMART, que determina que qualquer objetivo seja específico (specific), mensurável (measurable), alcançável (achievable), relevante (relevant) e temporal (time-bound).
Por exemplo, aumentar a produtividade organizacional em 20% no próximo semestre.
2. Mapear os processos atuais.
Em seguida, mapeie os processos internos atuais para desenhar o fluxo de trabalho. O objetivo é entender quais tarefas são executadas, em que ordem e quais são os resultados esperados.
Dessa maneira, fica mais fácil desenhar um fluxo de automação que funcione de forma autônoma.
3. Fazer a migração de dados
Este passo envolve transferir todas as informações empresariais (como dados de clientes e colaboradores) para a nova plataforma e garante que o negócio tenha em mãos tudo o que precisa para se manter em funcionamento.
O Google conta com ferramentas próprias que auxiliam a migração, mas é bom contar com uma equipe capacitada para evitar perdas.
4. Capacitar a equipe
Crie treinamentos para mostrar aos colaboradores as novas funcionalidades e, principalmente, explicar como usar o Gemini para processos administrativos pode ser vantajoso. Aproveite também para apresentar as políticas de segurança.
5. Integrar o Gemini às demais ferramentas
O quinto passo é integrar o Gemini às ferramentas empresariais, como um CRM externo (software de gestão de relacionamento com o cliente) ou plataforma de emissão de notas fiscais.
Esse processo facilita a troca de dados e garante a interoperabilidade dos sistemas, aumentando sua eficiência.
Como garantir a segurança com o Gemini para produtividade empresarial?
Comece pela contratação de uma licença do Gemini que atenda às necessidades da sua empresa. Em seguida, crie políticas de uso para a plataforma e prepare sua base de dados para a migração. Por fim, agende auditorias regulares para assegurar o uso correto dos recursos.
Entenda melhor a seguir.
1. Contratar uma licença alinhada às necessidades da empresa
Escolha um plano que se alinhe às necessidades do seu negócio, principalmente em relação à segurança dos dados. O mais indicado é contar com uma licença Business ou Enterprise, pois garante a privacidade total das informações.
Conheça todos os planos do Gemini para empresas e as particularidades de cada um.
2. Criar políticas transparentes de uso das ferramentas
As políticas de uso englobam as normas que os colaboradores devem seguir para manter o ecossistema empresarial em nuvem seguro, como usar uma senha forte e não acessar a plataforma de uma rede pública.
Também vale estabelecer políticas de access management (controle de acesso) e gerenciamento de endpoints (dos dispositivos) para aumentar a segurança dos dados.
3. Limpar sua base de dados
As informações devem ser tratadas antes mesmo da migração. O objetivo é detectar inconsistências e evitar erros e duplicações que impactem a qualidade do banco de dados.
É importante revisar dados desatualizados, registros duplicados, campos preenchidos de forma incorreta, documentos sem padronização e permissões antigas que já não fazem sentido.
Também vale identificar arquivos com informações sensíveis armazenadas em locais inadequados e dados incompletos que possam comprometer análises, automações e respostas geradas pela IA.
4. Fazer auditorias
Por fim, faça auditorias frequentes para avaliar se os colaboradores usam os recursos da forma prevista, incluindo os acessos e o comportamento de informações confidenciais. Para tanto, confira o histórico de uso da plataforma.
Em todo caso, contar com um parceiro em tecnologia ajuda a adotar todos esses mecanismos de segurança e garante uma adoção sólida do Gemini para empresas. Confira a seguir qual é o papel da Safetec nesse processo.
Por que escolher a Safetec para apoiar a adoção da IA na sua empresa?
A Safetec tem mais de 20 anos de experiência em soluções em nuvem e já ajudou milhares de clientes a implementar estratégias robustas e seguras, garantindo não apenas a transformação digital, mas também um aumento da produtividade e a redução dos custos corporativos em curto e longo prazo.
Além disso, a Safetec é parceira de nível Premium (o mais alto) do Google e tem um vasto portfólio de serviços e expertise comprovada em inteligência artificial, cibersegurança, colaboração e produtividade e infraestrutura e modernização.
Agende uma reunião com um dos nossos consultores e entenda como o Gemini pode ajudar sua empresa.
Perguntas frequentes sobre Gemini para processos administrativos
Como usar o Gemini para automatizar tarefas administrativas?
A ferramenta pode ser usada para criar resumos, redigir respostas automáticas para e-mails, limpar e analisar dados corporativos em busca de insights. O Gemini também pode montar relatórios e programar agentes inteligentes capazes de agir de forma autônoma para executar fluxos de trabalho, como a compra de insumos e treinamentos.
O Gemini pode substituir processos manuais nas empresas?
Em parte, sim, porque a ferramenta usa um modelo avançado de IA capaz de agir de forma autônoma com base em um objetivo, assumindo processos manuais, como a limpeza de dados. Porém, o Gemini não substitui o potencial estratégico da equipe na validação de informações e na tomada de decisões.
É seguro usar inteligência artificial para atividades administrativas?
Sim, desde que a empresa use uma ferramenta robusta, ajuste corretamente as configurações e estabeleça políticas de governança. O Gemini Enterprise, por exemplo, conta com recursos avançados de segurança, como controle de acessos e de permissões, além de criptografia, garantindo, assim, a privacidade dos dados compartilhados com a plataforma.
Quais empresas podem se beneficiar do uso do Gemini no trabalho diário?
Qualquer tipo de negócio, inclusive os de pequeno e médio porte, pois os recursos disponíveis no Gemini são personalizáveis e escaláveis, permitindo que as empresas se beneficiem de funcionalidades como automação de tarefas e análise de dados. Assim, podem focar as tarefas mais estratégicas e promover o crescimento sustentável.
