Um trabalhador americano produz quatro vezes mais do que um trabalhador brasileiro, de acordo com uma pesquisa realizada pela Conference Board. Neste contexto, como aumentar a produtividade de uma empresa? Dentre as causas apontadas pelos especialistas está o fluxo de trabalho mal gerido, ou seja, processos mal planejados, o que leva a mais tempo para a realização das atividades e a impossibilidade de evitar retrabalhos (refações por erros ou baixa qualidade nas entregas). Nesse artigo, vamos falar sobre como aumentar a produtividade da empresa com a gestão estratégica do fluxo de trabalho, que pode ajudar a evitar retrabalho na sua empresa. Acompanhe!
O QUE É O FLUXO DE TRABALHO
Antes de falarmos de como aumentar a produtividade de uma empresa, comecemos por definir o que é, afinal, um fluxo de trabalho. De uma forma bem prátia, trata-se da automação total ou parcial dos processos de um negócio. Ou seja, a criação de sequências lógicas para que as atividades e informações sejam passadas de um profissional para o outro para execução de uma ação, de acordo com um conjunto de regras de procedimentos preestabelecido, para ganhar tempo e evitar retrabalho e erros.
Quanto mais enxuto e orgânico for o fluxo de trabalho, melhores serão os resultados em produtividade e qualidade das entregas, o que leva a empresa a ser mais competitiva e lucrativa.
5 DICAS de como aumentar a produtividade da empresa
Dito isso, vamos a algumas dicas essenciais para que o fluxo de trabalho da sua empresa seja ajustado de modo a evitar retrabalho e otimizar a performance do negócio:
1. Automatize as tarefas
Usar ferramentas tecnológicas para automatizar as tarefas é muito útil para evitar retrabalho, pois, ao parametrizar uma sequência lógica, os processos ficam mais enxutos e repetitivos, o que diminui as chances de erros.
Ao utilizar o
Google Apps for Work ou o
Office 365, por exemplo, o trabalho em equipe fica mais padronizado, facilitando a produção e arquivamento de documentos, além de acesso via qualquer dispositivo móvel, o que dá mais dinamismo e evita erros.
2. Treine a equipe
Não tem como aumentar a produtividade da empresa sem uma equipe treinada. Mais do que entregar ferramentas, é preciso treinar a equipe. Muitas vezes, as empresas economizam na capacitação, mas acabam tendo mais custos com erros e refações.
Invista na capacitação da sua equipe, tanto com treinamentos trazidos de fora da empresa quanto em workshops internos nos quais os profissionais mais experientes podem dar sua contribuição para os juniores.
3. Crie a cultura das lições aprendidas
Outra maneira de como aumentar a produtividade da empresa é manter uma forma de registro dos erros e falhas mais comuns no processo produtivo. Ao arquivar informações, é possível evitar retrabalho, pois as pessoas podem acessar os dados e prevenir erros já conhecidos, tornando os procedimentos internos mais conscientes e assertivos.
4. Melhore a comunicação interna
Outro ponto que pode tornar o fluxo de trabalho falho é a falta de comunicação entre as pessoas, sobretudo entre líderes e liderados. É fundamental que a empresa invista em canais de comunicação (intranet, e-mail corporativo, murais de recado, rádio online, TV corporativa etc.), mas também que tenha um planejamento de comunicação para que as mensagens e informações sejam disseminadas a todos e para que o diálogo faça parte da cultura interna. Leve em conta que existem poucas formas mais efetivas de como aumentar a produtividade de uma empresa do que fortalecer a
comunicação interna e o trabalho colaborativo.
5. Monte planos de ação
Muitas vezes o retrabalho ou a lentidão na produção acontecem por falta de direcionamento. Além de ter treinamento e ferramentas tecnológicas para realizar suas atividades, as pessoas precisam ter direcionamentos, precisam seguir planos de ação que lhes mostrem o que precisa ser feito, como, por quem, quando, em qual prazo precisa ser entregue etc.
Um plano de ação é, portanto, o desenho do passo a passo para que um determinado trabalho seja entregue. É uma subdivisão dentro do fluxo de trabalho e é focado em um único projeto. Ele pode fazer toda a diferença na produtividade e também para evitar retrabalho.
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