Saber como organizar documentos da empresa é um conhecimento importante para toda a equipe, dos gestores aos colaboradores temporários.
Infelizmente, muitas companhias não possuem métodos eficientes de organização e acabam operando de maneira menos produtiva do que poderiam.
Isso pode gerar, inclusive, prejuízos financeiros, como pagamentos duplicados, extravio de comprovantes e, ainda, perda de documentos, informações e dados de clientes. Em paralelo, há o consumo de tempo – muito tempo!
Pense por um minuto se você precisasse dos quatro últimos comprovantes de pagamento dos três fornecedores que estão com a sua empresa há mais tempo. E se te pedissem o planejamento estratégico do período pré-pandemia de Covid-19?
Quanto tempo você levaria para encontrar essa documentação? Aliás, os comprovantes foram armazenados?
Você sabia que, segundo pesquisas da ABDG, Associação Brasileira de Gerenciamento de Documentos, a cada 12 segundos, as grandes organizações perdem um documento? Imagine esse cenário a longo prazo! É um desperdício e tanto, não é mesmo?
Logo, conhecer boas práticas de como organizar documentos da empresa é a solução para inúmeros gargalos de produtividade e eficiência. Sem contar que pode trazer grandes oportunidades para o seu negócio.
E é exatamente estes pontos que discutiremos neste artigo! Descubra a melhor forma de organizar documentos da empresa, ferramentas essenciais e dicas práticas!
Boa leitura!
Por que é tão importante saber como organizar documentos da empresa?
A falta de organização traz sérios problemas, em todos os âmbitos da vida. Não estamos falando apenas de efeitos pontuais, como demorar para localizar coisas. Viver em um ambiente bagunçado compromete o bem-estar, a produtividade e, inclusive, a saúde de quem está ali.
De acordo com um estudo desenvolvido pela Pixie, aplicativo de localização, trabalhadores americanos perdem, em média, 2,5 dias por ano procurando documentos e objetos perdidos no ambiente de trabalho.
“Ah! Mas isso não é tanto tempo assim!”
Pode não parecer, mas estamos falando apenas da busca, sem contar o retrabalho, a perda de prazos importantes e o risco de não localizar itens realmente importantes para o negócio.
Muitos trabalhadores afirmam que se encontram na própria bagunça, que o cenário estimula a criatividade ou traz “vida” para o ambiente de trabalho. Mas conviver com a desorganização é estressante e pode prejudicar muito a produtividade, a carreira e até mesmo o potencial corporativo.
Saber como organizar documentos da empresa é, portanto, um conhecimento indispensável para:
- realizar tarefas em menos tempo;
- garantir a segurança de dados e informações importantes;
- manter o ambiente de trabalho arejado e confortável para todos;
- melhorar o bem-estar do time;
- evitar o extravio de documentos e prejuízos financeiros;
- tornar os processos da empresa mais profissionais, com a eficiência em localizar arquivos importantes;
- melhorar a produtividade da equipe;
- etc.
Não faz sentido perder tantos benefícios pelo desconhecimento de como organizar arquivos, documentos e itens no seu ambiente de trabalho, concorda? Então, vamos conhecer algumas práticas de organização corporativa!
Como organizar arquivos em 5 passos básicos?
A organização não é uma fórmula mágica, com um passo a passo engessado e universal. Na realidade, cada um pode escolher o seu próprio método de como organizar documentos da empresa.
Mas existem recomendações básicas, que podem ser adaptadas às suas preferências e possibilidades.
E a primeira delas é desenvolver um passo a passo de como organizar documentos da empresa. Para isso, elencamos 5 etapas básicas, com o intuito de oferecer um norte para a montagem do seu método de organização. Confira:
1. Faça um levantamento dos documentos mais recorrentes na empresa
O primeiro passo de como organizar documentos da empresa é compreender quais são eles. Existem aqueles que entram no arquivo diariamente? Alguns são fixos mensais, como: recibos, contratos, formulários, relatórios e afins?
Saber quais documentos a empresa produz e quais ela recebe é muito importante para compreender o tamanho do arquivo necessário.
Vale ressaltar que esse passo não precisa ser realizado mensalmente, mas é interessante atualizá-lo com alguma regularidade.
2. Monte grupos de arquivos conforme sua categoria
O segundo passo, com o mapa de documentos em mãos, é a categorização. E aqui temos uma etapa que pode ser personalizada para a demanda do seu negócio. As categorias devem considerar a rotina de manipulação dos arquivos.
Você pode, por exemplo, categorizar por: natureza do documento, fornecedores e clientes, data, valor, urgência, dados sensíveis etc. O importante é realizar uma categorização que funcione e seja simples de manter.
Ah! Procure identificar quais documentos precisam ficar acessíveis, ou armazenados, por mais tempo. Para exemplificar, um recibo simples deve ser mantido por 3 meses, já um contrato encerrado com um prestador de serviço deve permanecer à mão por 10 anos.
Com isso, o gerenciador de documentos pode alterar os locais de armazenamento dos arquivos, com base nestes prazos.
3. Escolha ou identifique os métodos de armazenamento
O terceiro passo de como organizar documentos da empresa é escolher, ou identificar, os métodos de armazenamento. Atualmente, poucas empresas mantêm um único arquivo físico, extenso. Isso porque ele se torna muito oneroso e vulnerável a diversos eventos e ameaças.
Com a computação em nuvem, alguns destes riscos podem ser contornados. Afinal, arquivar documentos em drives é muito mais seguro e inteligente para a empresa.
Algumas companhias, no entanto, optam por diversificar o armazenamento. Isto é, mantendo parte da documentação física, em pastas, parte em pendrives, HD externos, e outra na plataforma cloud.
A diversificação é interessante, já que diminui as chances de indisponibilidade e de perda. Mas, sem o mapeamento adequado, uma categorização conhecida e linear, essa escolha pode atrapalhar muito mais do que facilitar a organização.
Nessa perspectiva, escolha os métodos de armazenamento estrategicamente, considerando os riscos, mas também a eficiência do processo.
4. Faça uma análise periódica de documentos que podem ser descartados
Mesmo que o seu método de armazenamento seja prioritariamente na nuvem, e a empresa conte com um espaço considerável, é preciso descartar documentos e informações desnecessários.
Além de liberar espaço ocioso, este passo garante a eficiência do gerenciamento de documentos. Ou seja, otimizando as pastas existentes e facilitando a localização de arquivos importantes.
5. Seja consistente e atualize seus métodos quando necessário
A consistência é, talvez, um dos passos mais importantes de como organizar documentos da empresa. Afinal, se você mantém práticas de organização, elas se tornam orgânicas à rotina e deixam de ser um trabalho extra.
É muito mais fácil arrumar a roupa que acabou de ser passada do que organizar, localizar e guardar todas que ficaram acumuladas na cadeira do quarto, não é mesmo?
Em outras palavras, a consistência é a melhor aliada para manter a organização e evitar o acúmulo, operando positivamente na prática dos métodos de organização já definidos.
Por falar neles, o último passo é a atualização das práticas de como organizar arquivos. A todo momento surgem novas ferramentas, estratégias e dicas para essa finalidade.
Manter métodos antigos, apenas pelo comodismo, te impede de identificar outros mais simples e até mais adaptados às suas preferências!
Dica bônus: ferramentas de armazenamento na nuvem
Você deve ter notado que escolher os locais de armazenamento é um item essencial na sua estratégia de como organizar documentos da empresa. Um arquivo físico, com dezenas de pastas e as mais diversas categorizações, não é exatamente prático, certo?
Como mencionamos, duplicar arquivos e armazenar um grupo deles no ambiente físico é aceitável e até recomendável para alguns modelos de negócio. Mas não podemos negar que a tecnologia torna mais simples os processos de organização, busca e identificação.
Um gerenciador de arquivos em uma plataforma na nuvem, por exemplo, não apenas agiliza a categorização de arquivos, como a localização deles e até o compartilhamento.
Se pensarmos que, hoje, muitos documentos são assinados digitalmente, bem como nascem e se estabelecem no ambiente online. Por conseguinte, as ferramentas em nuvem são a chave para eliminar centenas de papéis, pastas e arquivos.
Isso torna a documentação da empresa mais móvel e acessível para todos, além de economizar espaço físico na empresa e custos com materiais de organização.
E, claro, tudo isso poupa o tempo dos colaboradores, que podem focar em tarefas mais estratégicas para o core business.
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O que é Google Workspace?
Google Workspace é um espaço que reúne uma série de aplicações em nuvem voltadas para produtividade, armazenamento e automação de processos. Para oferecer as melhores soluções, o Google conta com tecnologias de ponta, como a inteligência artificial.
Como adiantamos acima, a plataforma possui possibilidades flexíveis, adaptáveis à demanda da empresa, seguras e integráveis.
E o melhor: conta com ferramentas que ajudam na organização, automação de processos, criação e compartilhamento de documentos.
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