A transformação digital chega a todos os setores e não é diferente quando falamos em tecnologia na gestão pública. A infraestrutura de instituições, de órgãos governamentais e de classe também integra a evolução para a digitalização dos processos.
Esse avanço vem da necessidade de criar e oferecer serviços de forma mais ágil e igualmente segura. Dessa forma, há a automação de tarefas que os cidadãos podem solicitar sozinhos pela internet, sem precisar da figura do servidor.
Assim como nas empresas privadas, os funcionários do setor público podem focar as análises de atendimentos mais complexos e que não permitem digitalização.
A própria equipe pode melhorar a troca de informações internas ao adotar um sistema de comunicação e gestão integrada, que facilita a interação no dia a dia.
Continue a leitura e entenda melhor os desafios e as vantagens da tecnologia da informação no serviço público.
O que é inovação na gestão pública?
Inovação na gestão pública é a aplicação de novas ideias, métodos e tecnologias para tornar os serviços governamentais mais eficientes, acessíveis e centrados no cidadão. Para isso, é comum adotar ferramentas digitais que automatizam processos, integram dados e modernizam como o setor público atua.
Exemplos práticos incluem o governo digital, que reúne serviços em plataformas online, a automação de tarefas administrativas e o uso de inteligência artificial (IA) para melhorar a tomada de decisões.
Como a tecnologia pode ser utilizada no serviço público?
Cada setor da área pública pode estudar a maneira como a tecnologia será incluída, de acordo com as possibilidades e necessidades do setor. Como consequência, criam-se formatos personalizados para utilizar os meios digitais.
Abaixo, listamos alguns exemplos gerais de como a tecnologia na gestão pública pode ser (e já tem sido) utilizada. Confira!
Cloud computing para armazenamento de dados
Uma gestão integrada de documentos e dados facilita a pesquisa diária dos servidores por informações solicitadas pelos diversos canais de atendimento.
Com a tecnologia no serviço público, é possível implementar arquivos em um local centralizado, seguro e compartilhado que as equipes podem acessar de vários dispositivos.
Para tanto, as soluções de computação na nuvem se destacam. Com essas opções, é possível armazenar os dados de acordo com as necessidades do setor.
O Drive do Google é um exemplo de serviço baseado na nuvem que conta com armazenamento ilimitado e espaço suficiente para todos os documentos.
Big data e analytics
Com soluções de Big Data e Analytics, é possível coletar, processar e analisar grandes volumes de dados, inclusive em tempo real. Com essas ferramentas, há como identificar padrões de comportamento, evitar fraudes ou identificar oportunidades de melhorias.
Com dados de mobilidade urbana, por exemplo, é possível definir quais medidas implementar para melhorar o transporte público. Já a análise de dados de saúde permite identificar surtos de doenças e até contribui com a prevenção de problemas maiores, como o agravamento de epidemias, sobrecarga no sistema público ou aumento da mortalidade.
Inteligência artificial e automação
A inteligência artificial está cada vez mais presente no setor público. Com soluções de IA e automação, ocorre a simplificação de processos burocráticos e o aumento da eficiência.
A IA também permite triar solicitações com maior precisão e evita longos períodos de espera para o cidadão, por exemplo. Já recursos de automação eliminam tarefas manuais e repetitivas para reduzir erros e aumentar a eficiência.
Consultas digitais
Atualmente, as pessoas podem fazer diversas consultas e solicitações pela internet, por meio dos sistemas criados pelas instituições federais. Alguns exemplos são:
- emissão de nota fiscal;
- consultas de CPF e CNPJ;
- emissão de certidão negativa.
Os bancos de dados que armazenam essas informações são hospedados na nuvem, o que permite gerenciá-los com melhor poder de escalabilidade e segurança.
Empresas como o Google, por exemplo, atendem diversos setores públicos com os serviços do Google Cloud. Conheça mais sobre a plataforma no artigo: “O que é Google Cloud Platform? Como funciona + 7 vantagens”.
Envio de documentos e declarações
Outra forma como a tecnologia ajuda na modernização da gestão pública é com o envio de documentos e declarações para solicitações.
O objetivo é evitar que uma pessoa tenha que ir até um órgão oficial diversas vezes. Dessa forma, ela pode ir apenas para retirar sua solicitação pronta ou até a receber em formato digital, a depender da burocracia necessária.
Um exemplo disso é o atual processo de declaração de imposto de renda: 100% digital, realizado pelo sistema da Receita Federal.
Sistema de SAC digital
Os serviços de SAC digital são mais um exemplo de digitalização no serviço público. Em vez de aguardar em filas extensas nas sedes oficiais, os cidadãos podem solicitar atendimento virtual e, em alguns casos, por telefone.
Chats ao vivo e chatbots são recursos que ajudam a aliviar a carga de trabalho dos servidores, já que permitem atender às solicitações mais rápidas e simples.
Integração da equipe interna
Além das soluções com foco no público externo, a inovação na gestão pública beneficia a comunicação interna entre os servidores.
Com o uso das ferramentas certas, é possível estabelecer uma comunicação ágil e com um bom fluxo de dados, sem comprometer a segurança. Com mais integração e colaboração, a rotina no serviço público tende a ser mais fácil.
Os recursos Chat e Meet são ferramentas do Google que fazem parte do Google Workspace e facilitam e organizam a troca de informações no sistema de gestão pública, seja via texto ou videoconferência.
No geral, a adoção de tecnologia na gestão pública não conduz melhorias apenas para o trabalho dos servidores.
Com as soluções certas, como portais de transparência, plataformas de atendimento ao público e sistemas integrados, a experiência do cidadão se torna melhor e mais acessível. Esse cenário aumenta a conexão entre o governo e as necessidades da sociedade.
Quais os benefícios da tecnologia na gestão pública?
A tecnologia no serviço público é relevante devido aos resultados que proporciona na otimização das tarefas e na qualidade do atendimento oferecido. Em relação aos resultados, podemos destacar que a inovação na gestão pública gera vantagens como:
- maior eficiência operacional, com automação de processos e menos burocracia;
- aumento da produtividade dos servidores;
- melhora na qualidade da comunicação interna e externa;
- redução nos custos, em especial com soluções em nuvem que eliminam gastos com estrutura física;
- aumento do retorno sobre o investimento (ROI);
- aplicação de mais camadas de segurança para proteger dados da instituição;
- capacidade de fazer cruzamento e análise de dados;
- mais transparência e acessibilidade, graças ao melhor controle de processos e acesso facilitado para os cidadãos;
- reforço da sustentabilidade, devido à redução do uso de papel e otimização de recursos.
Quais os desafios para implementar a tecnologia no serviço público?
Apesar da grande importância da transformação digital no governo e nos órgãos públicos como um todo, ainda há desafios que impactam esse processo de modernização. Conheça os principais entraves!
Burocracia excessiva
Um dos primeiros desafios que podemos citar em relação à tecnologia no serviço público é a burocracia que impede a digitalização de processos.
A depender do setor, muitas solicitações precisam ser presenciais e ter autenticação em documentos físicos, por exemplo.
Então, o trabalho exige uma análise criteriosa em relação aos processos e à rotina de trabalho. Se por um lado não é possível mudar o processo de emissão de um documento ou a condução de uma licitação, pode existir uma melhoria interna dos processos.
O Google, por exemplo, oferece o Google Workspace, um sistema com ferramentas de integração e comunicação, que otimiza cerca de 90% das atividades desempenhadas no setor público.
Resistência à mudança
Outro desafio é a criação de uma cultura digital na área que atrasa a inclusão da tecnologia no serviço público.
O quadro de servidores em muitos órgãos e instituições públicas é antigo, acostumado com os padrões clássicos. No geral, é uma situação que cria certa resistência na inclusão de novas tecnologias.
Um dos fatores que motivam a resistência é a falta de familiaridade com sistemas digitais e até mesmo com o uso de computadores.
Para lidar com a questão, o treinamento e a capacitação de todos os servidores são fundamentais. Com maior preparo para lidar com novas soluções, a aceitação tende a ser melhor.
Orçamentos limitados
É bastante comum que a implementação da tecnologia na gestão pública fique travada por causa de orçamentos limitados. Esse cenário dificulta a aquisição de tecnologias avançadas e a capacitação de equipes, por exemplo.
Uma das formas de solucionar o problema é pelo investimento de forma estratégica e escalável. Entre os exemplos, estão o uso de softwares como serviço (SaaS), já que permitem ampliar o número de usuários sem aumentar o investimento na mesma proporção.
Já a integração de diferentes sistemas diminui a burocracia e melhora o atendimento ao cidadão, no geral. A ideia é focar soluções que gerem o maior impacto possível, com o menor custo inicial.
Também vale considerar a implementação de projetos pilotos. Com uma adoção mais limitada da tecnologia, é possível testá-la na prática e validar a solução antes de expandi-la.
Nesse sentido, é válido criar projetos-piloto, como plataformas digitais para públicos menores ou uso de IA em setores específicos.
Segurança e conformidade
Diante do grande volume de dados sensíveis, a segurança e a conformidade podem ser barreiras à inovação na gestão pública. Um dos motivos é que a proteção desses dados requer investimentos em estrutura, treinamento e recursos específicos de segurança da informação.
A administração pública também precisa cumprir as legislações específicas, como a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). A regulamentação envolve regras sobre o tratamento de dados pessoais e inclui pontos como:
- necessidade de obter consentimento;
- importância de criptografar informações para evitar vazamentos e acessos indevidos;
- manutenção de processos transparentes.
Essas exigências podem resultar em gargalos operacionais ou burocráticos, com mais exigências para a implementação de projetos e ferramentas. É o caso de órgãos públicos que usam sistemas legados que não foram projetados para atender às regras da LGPD.
Uma atualização se torna especialmente complexa e pode esbarrar em problemas como falta de orçamento suficiente ou de profissionais qualificados.
Esse é um cenário que exige equilíbrio entre as diretrizes de proteção de dados e a promoção da inovação.
Integração com sistemas legados
Outro obstáculo a considerar é a integração com sistemas legados. Muitas vezes, essas soluções estão desatualizadas e desorganizadas, além de não terem os requisitos para se integrar às ferramentas atuais.
Para alcançar a modernização da gestão pública sem colocar em risco a continuidade dos serviços, é fundamental ter muita estratégia. A interoperabilidade por meio de APIs e a gradualidade na migração de dados são dois exemplos para considerar nesse sentido.
Com a interoperabilidade, diferentes sistemas trocam informações com eficiência e segurança. Assim, reduz-se a burocracia e a conexão entre departamentos se torna mais fácil.
Já a migração gradual é essencial para evitar interrupções nos serviços. Com testes progressivos, é possível realizar ajustes e adaptações, antes da substituição completa das soluções antigas.
Mesmo diante desse cenário desafiador, a tecnologia tem avançado e se tornado parte da realidade na área pública.
Confira no vídeo abaixo o bate-papo entre Roseana Faneco, líder do Grupo Mulheres do Brasil, no Recife, e Joaquim Camerino, gerente comercial da Safetec, sobre como criar uma cultura de mudança no setor público:
Como realizar a modernização da gestão pública?
Para incorporar a tecnologia na gestão pública e modernizá-la com eficiência, é fundamental agir com planejamento e estratégia. Veja quais são os passos mais importantes!
Mapeamento das necessidades atuais e futuras
A primeira etapa consiste no entendimento das demandas do órgão público. A ideia é pensar nos gargalos e oportunidades atuais e também explorar o que pode ser necessário no futuro. Depois do levantamento, é essencial definir quais são as prioridades para a modernização.
Escolha de soluções tecnológicas adequadas
Depois do diagnóstico, é necessário identificar as tecnologias adequadas para a gestão pública. Como você viu, há alternativas como automação de tarefas e computação na nuvem, além de sistemas diversos. Ainda, as soluções devem ser escaláveis para que se adaptem a mudanças nas demandas.
Capacitação dos servidores públicos
Ao considerar a implementação de soluções de tecnologia, o treinamento dos colaboradores deve estar entre as prioridades. Com capacitações práticas, há mais chances de o uso das ferramentas ocorrer com o melhor aproveitamento possível.
Monitoramento e melhoria contínua
Depois de incorporar a tecnologia aos processos de gestão pública, o monitoramento permite otimizações constantes. A partir dos indicadores de desempenho, fica fácil identificar pontos de melhoria e fazer os ajustes necessários para potencializar os resultados.
Google Cloud e sua importância para a gestão pública
A escolha das soluções certas é fundamental para incorporar a tecnologia com sucesso na gestão pública. Nesse contexto, é especialmente válido contar com o Google Cloud Platform, que oferece soluções escaláveis, seguras e eficientes para o setor público.
Entre os pontos positivos estão:
- alta disponibilidade e, ao mesmo tempo, proteção de dados sensíveis;
- ferramentas de análise que ajudam a embasar a criação de políticas públicas;
- otimização de decisões estratégicas;
- digitalização de processos internos, inclusive com soluções colaborativas.
Com o Google Cloud, portanto, é possível unir eficiência e integração, rumo à digitalização do serviço público. Para o cidadão, essa transformação significa acessar serviços digitais confiáveis e rápidos.
Como a Safetec pode ajudar na digitalização da gestão pública?
Implementar a tecnologia na gestão pública depende também do apoio estratégico de um bom parceiro. Para ter sucesso nessa tarefa, a Safetec se destaca como Google Partner e especialista na digitalização da gestão pública.
Entre os serviços que oferecemos, estão:
- consultoria para a migração para nuvem;
- implementação de Google Cloud e Google Workspace para órgãos públicos;
- treinamento e suporte técnico especializado.
Dessa maneira, é possível ter todo o apoio necessário para uma implementação segura, confiável e que conta com a adesão dos servidores públicos.
Para modernizar o setor público com confiança e eficiência, entre em contato com um dos nossos consultores Safetec!
FAQ: perguntas frequentes sobre tecnologia na gestão pública
O que é tecnologia na gestão pública?
A tecnologia na gestão pública se refere à utilização de sistemas de informação, ferramentas digitais e soluções em nuvem nas atividades de órgãos públicos de diferentes esferas. A tecnologia serve para automatizar processos, otimizar o gerenciamento de dados e melhorar a comunicação, com foco em tornar a administração mais eficiente e transparente.
Qual a importância da inovação no serviço público?
A inovação no setor público ajuda a superar desafios históricos, como burocracia excessiva, lentidão nos processos e falta de transparência. Mais que a adoção de novas tecnologias, envolve uma transformação cultural com a adoção de práticas mais ágeis, flexíveis e centradas no cidadão.
Como a tecnologia pode melhorar a eficiência na gestão pública?
A tecnologia otimiza a gestão pública ao automatizar tarefas repetitivas, reduzir erros humanos e agilizar o atendimento ao cidadão. As plataformas em nuvem permitem o acesso remoto e seguro a dados, enquanto a digitalização de processos centraliza informações, por exemplo.
Quais são os principais desafios da digitalização no setor público?
Os maiores desafios para a digitalização do setor público incluem a resistência à mudança por parte dos servidores, estruturas burocráticas rígidas, falta de recursos financeiros e tecnológicos, necessidade de capacitação dos profissionais e preocupações com a segurança cibernética. Nesse contexto, ter o apoio de parceiros especializados e soluções robustas, como o Google Cloud, ajuda a superar os obstáculos.
Como os órgãos públicos podem implementar tecnologia de forma eficiente?
A implementação da tecnologia com eficiência nos órgãos públicos requer diagnóstico da situação atual, planejamento estratégico com metas, escolha de soluções adequadas e monitoramento dos resultados. Parcerias com consultorias especializadas, como a Safetec, apoiam a adoção e integração das tecnologias com segurança e otimização.
