Imagine este cenário: década de 80. Um escritório de contabilidade de médio porte muda suas instalações de um prédio comercial, no oitavo andar, para um outro, mais novo e amplo, a algumas quadras de distância, no terceiro andar.
Desafio: transportar os 23 armários metálicos porta-arquivos e algumas dezenas de caixas de papelão cheias de documentos, notas fiscais, contratos, recibos e faturas.
Pense na mesma cena, só mude a data para 2017. Os arquivos estão 99% digitalizados na nuvem. Não é preciso transferir nada. Talvez algumas poucas caixas de documentos que ainda se exige sejam impressos.
Este exemplo ilustra muito bem algumas das vantagens que, em poucas décadas, o armazenamento de arquivos na nuvem trouxe par as empresas se tornarem mais produtivas.
Mas para que isso fique ainda mais claro para você, elaboramos uma lista de 10 ventagens. Dê uma olhada e, se você ainda não conta com o armazenamento de arquivos na nuvem, conheça algumas das melhores alternativas para isso.
Saiba mais: O poder do compartilhamento de informações na nuvem
Vantagens práticas do armazenamento de arquivos na nuvem
Nossa história sobre a mudança do escritório de contabilidade foi uma maneira bem objetiva de mostrar como a tecnologia ajuda as empresas. No caso, a tecnologia de computação para armazenar arquivos na nuvem.
Mas, antes de listarmos a diversas vantagens desta evolução tecnológica, tais como armazenar arquivos na nuvem, manter fotos e filmes guardados, planilhas e outros documentos, vamos a mais um exemplo prático sobre esse tema.
A secretária deste mesmo escritório, na década de 80, elaborava propostas comerciais de prestação de serviços de contabilidade às dezenas, todo mês.
Para isso, tinha que “datilografar” uma a uma, usando um papel carbono entre duas folhas de papel sulfite para já gerar uma cópia.
Se errasse algo? Tudo para o lixo e começar de novo!
Hoje, ela simplesmente digita os dados variáveis, como nome, endereço e razão social do cliente, e tudo é feito automaticamente. Na maioria dos casos, nem impresso é.
Portanto, o armazenamento de arquivos na nuvem traz vantagens muito maiores do que simplesmente a facilidade (ou inexistência) de transporte e local de armazenagem.
São essas implicações destes benefício tecnológico que gostaríamos de apresentar para você.
Veja também: Arquitetura de nuvem: conheça as 3 camadas e os 3 tipos
10 benefícios de se armazenar arquivos na nuvem
A economia de espaço e a inexistência do transporte, nem vamos citar, veja as demais vantagens:
1- Facilidade de automação
Como no caso da proposta comercial redigida pela secretário, diversas outras possibilidades de se automatizar tarefas repetitivas podem ser proporcionadas ao se armazenar arquivos na nuvem, principalmente com o uso de APIs, protocolos da internet que permitem que apps hospedados na nuvem “conversem” entre si.
Assim, planilhas podem ser preenchidas, notas fiscais emitidas e programas financeiros alimentados com dados automaticamente, por meio da armazenagem e integração de arquivos na nuvem.
2- Segurança
Qual você acha que é o servidor mais bem protegido: o da maioria das empresas ou o servidor do Google ou da Microsoft? Acho que já explicamos nosso ponto.
Quando você confia seu dados a empresas deste porte, o estado da arte da segurança da informação está sendo empregado.
3- Informação em tempo real
Planilhas, documentos de texto e qualquer outro tipo de arquivo salvo em máquinas isoladas ou mesmo em servidores locais são de difícil acesso e complicados de atualizar.
Com a armazenagem de arquivos na nuvem, todas as alterações ficam registradas em tempo real, permitindo que todos na empresas as acessem com muito mais confiança as informações.
4- Acesso remoto
Vendedores, diretores em viagem de negócios, funcionários que por algum motivo estão trabalhando de casa, e qualquer pessoa autorizada com uma senha, que tenha um smartphone, tablet ou qualquer outro tipo de dispositivo móvel, pode acessar os arquivos na nuvem de onde estiver.
5- Transparência
Nada como armazenar arquivos na nuvem para que a informação flua mais facilmente e de forma mais transparente pela empresa.
É claro que existem arquivos que podem ser protegidos por senha, mas as informações que devem ser compartilhadas estarão ali, disponíveis para a consulta de todos.
6- Colaboração
Alguns drives e apps de armazenamento na nuvem, como o G Suite e o Office 365, permitem até que arquivos de texto, planilhas e outros sejam editados colaborativamente e em tempo real, aproximando equipes e gerando muito mais produtividade.
7- Uso de dados analíticos
Se seus arquivos estão armazenados na nuvem, é possível criar ou usar apps para saber quais as informações mai acessadas, os documentos mais importantes, que áreas da empresa usam mais informações e outros dados como estes.
8- Melhores serviços ao cliente
É possível compartilhar a tela do computador, fazer apresentações em vídeo, mostrar dados, prestar contas e muito mais, compartilhando seus arquivos com seus clientes pela nuvem. e usando apps baseados nela, como o Hangouts, por exemplo.
9- Economia
Nada de fazer a manutenção de servidores caros nem ter que se preocupar com backups, está tudo lá na nuvem.
10- Menor pegada de carbono
Menos papel, menos viagens e menos queima de combustível. Use o armazenamento de arquivos online que a natureza agradece.
Veja mais: Entenda como a nuvem está revolucionando a comunicação nas empresas modernas
A Safetec é uma empresa especializada na prestação de serviços de Cloud Advisor, orientando organizações a escolher e implementar as melhores tecnologias de armazenamento de arquivos na nuvem para seus negócios.
Um exemplo de excelentes resultados nesse processo foi o caso da Julietto, empresa detentora de diversas marcas de fast-food que buscava uma solução de integração entre suas várias lojas e a central administrativa, e encontrou no G Suite, com auxílio da Safetec, a resposta econômica e ágil que esperava.
Veja aqui todos os detalhes deste case de sucesso: CASE Julietto
